המצב של הקורא/ת
אתם רוצים לתמוך בעמותה מקומית אך אינכם יכולים להתחייב לתפקיד שבועי. הייתם מעדיפים פרויקט עם התחלה וסוף ברורים. כמו כן, חשוב לכם לוודא שהארגון אכן ישתמש במה שתיצרו.
הרעיון המרכזי
פרויקטים מוגדרים, כמו כתיבת מדריך למתנדבים, ארגון כונן משותף, בניית גיליון מעקב פשוט או רענון של פלייר, ממלאים פערים שלצוות אין בדרך כלל זמן לטפל בהם. המפתח הוא להסכים בדיוק מה יימסר ולעשות לאחרים קל לתחזק אותו. תיעוד טוב הופך מאמץ חד-פעמי למשאב מתמשך.
צעדים מעשיים
- שאלו מה נדרש. שאלו את הצוות אילו פרויקטים קטנים הם ממשיכים לדחות. התשובה שלהם חושפת היכן תוכלו לעזור ביותר.
- הגדירו את התוצר. הסכימו מה יהיה המוצר המוגמר ומי ישתמש בו.
- קבעו לוח זמנים. בחרו מועד יעד ריאלי ונקודת בדיקה באמצע הדרך.
- כתבו הוראות. כללו הערות כיצד לעדכן או להשתמש בעבודה.
- מסרו אותה פנים אל פנים. עברו עם הצוות על הפרויקט המוגמר כדי שירגישו בטוחים להשתמש בו.
דוגמה מעשית
דוגמה בדיונית
לנה שאלה במרכז קהילתי כיצד תוכל לעזור במשך כמה סופי שבוע. אנשי הצוות ציינו שמתנדבים חדשים ממשיכים לשאול את אותן השאלות. היא ראיינה שני רכזים, ניסחה מדריך קליטה בן ארבעה עמודים ושיתפה אותו לקבלת משוב באמצע הדרך. היא מסרה את המדריך הסופי כמסמך הניתן לעריכה עם הערה המסבירה כיצד לעדכן אותו מדי שנה. שנה לאחר מכן, המרכז עדיין שלח אותו לכל מתנדב חדש.
גבולות
- פעלו לפי המדיניות של הארגון בנושאי נתונים ומיתוג.
- שמרו על אבטחת מידע רגיש ושתפו קבצים רק בערוצים מאושרים.
- הימנעו מהוספת משימות נוספות מעבר לתחום המוסכם ללא דיון.
דבר אחד לנסות השבוע
שאלו השבוע עמותה מקומית אם יש לה פרויקט קצר שתוכלו להשלים בכמה שבועות.
שאלה לדיון
איזו משימה מוגדרת סיימתם ומסרתם לשימוש מתמשך? שתפו אותה ב-Collasia.
