موقف القارئ
تبدأ العمل مع شخص جديد، ربما في بلد أو مؤسسة أو مجال مختلف. تبدو رسائله موجزة على غير المعتاد، أو رسمية على غير المعتاد. يردّ بعد ساعات بينما كنت تتوقع الرد خلال دقائق، أو يردّ خلال دقائق بينما كنت تتوقع الرد في اليوم التالي. من السهل أن تقرأ في هذه الاختلافات معانيَ خفية، وأن تفسّرها بافتراضات عن خلفية الشخص.
الفكرة المحورية
تختلف التوقعات المهنية بشأن المباشرة والرسمية وسرعة الرد من شخص إلى آخر ومن بيئة إلى أخرى. اسأل عن التفضيلات بدلاً من استنتاجها من الجنسية أو الخلفية أو المسمى الوظيفي.
خطوات عملية
- حدّد مواضع الغموض. انتبه إلى اللحظات التي لا تعرف فيها ماذا يعني أسلوب تواصل معيّن. هل الرد المقتضب علامة انزعاج، أم أنه مجرد حرص على الكفاءة؟ وهل التأخر في الرد قلة اهتمام، أم أنه نمط عمل مختلف؟ إدراك هذا الالتباس هو الخطوة الأولى.
- ميّز بين التفضيل الشخصي والصورة النمطية. احذر من تفسير الاختلاف بتعميم يتعلق بثقافة الشخص أو بلده أو عمره أو دوره الوظيفي. فالأفراد يتباينون كثيراً، وقد لا يطابق من أمامك أي نمط عام.
- اسأل عن التوقعات. اسأل الشخص مباشرة عن طريقته المفضلة في العمل: «كيف تفضّل التعامل مع الأسئلة السريعة: عبر رسالة، أم تجميعها لمكالمة؟» أو «ما مدة الرد التي تناسبك؟» وشاركه تفضيلاتك أنت أيضاً.
- اتفقا على أسلوب عملي. حدّدا ترتيبات عمل بسيطة: قنوات التواصل، ومدد الرد، ودرجة مباشرة الملاحظات، وكيفية التنبيه إلى الأمور العاجلة.
- عُد إلى سوء الفهم. إذا بقي أمر ما غير واضح لاحقاً، فأثِره مبكراً وبخفة: «لم أكن متأكداً من كيفية فهم رسالتك الأخيرة. هل فاتني شيء؟» فالتوضيحات الصغيرة تمنع سوء فهم أكبر.
مثال تطبيقي
مثال افتراضي
الأشخاص والتفاصيل مخترعة لتوضيح الأسلوب، ولا يعرض المثال أي نتائج.
تبدأ Ji-woo تأليف دليل بالاشتراك مع Lars، وهو عضو تعرفت إليه في إحدى الدوائر. ردود Lars قصيرة وتصل في وقت متأخر من المساء، فتتساءل Ji-woo إن كان غير راضٍ عن مسوداتها. وبدلاً من التخمين، تسأله: «كيف تفضّل التعامل مع الأسئلة أثناء عملنا على هذا الدليل، وما مدة الرد التي تناسبك؟» يوضح Lars أنه يعمل في المساء بعد انتهاء وظيفته الأساسية، وأنه يُبقي رسائله قصيرة ليوفّر الوقت. ويقول إنه راضٍ جداً عن مسوداتها. ويتفقان على أن تجمع Ji-woo أسئلتها في رسالة واحدة، وأن يضع أي منهما كلمة «عاجل» على الرسالة إذا احتاج إلى رد سريع.
أداة مساعدة: دليل حوار حول تفضيلات التواصل
أسئلة تطرحها عند بدء العمل معاً:
- «كيف تفضّل التعامل مع الأسئلة السريعة: عبر رسالة، أم تجميعها لمكالمة؟»
- «ما مدة الرد التي تناسبك، وماذا ينبغي أن أتوقع منك؟»
- «ما درجة المباشرة التي تفضّلها في الملاحظات؟»
- «كيف نشير إلى أمر عاجل؟»
- «هل هناك أوقات لن تكون متاحاً فيها؟»
شارك إجاباتك أنت عن الأسئلة نفسها.
إذا بدا لك لاحقاً أن أمراً ما غير واضح:
- «لم أكن متأكداً من كيفية فهم رسالتك الأخيرة. هل فاتني شيء؟»
- «أريد أن أتأكد من أنني أعمل بطريقة تناسبك. هل هناك ما يستحق التعديل؟»
حدود الأسلوب
- لا تطلب من الأشخاص أن يشرحوا ثقافتهم أو خلفيتهم نيابةً عن مجموعة بأكملها.
- بعض التوقعات تحددها المؤسسات أو الأدوار الوظيفية. التزم بها حيثما انطبقت.
- السؤال عن التفضيلات نقطة بداية فقط، وقد تتغير تفضيلات الناس بمرور الوقت.
إجراء للأعضاء
اسأل أحد المتعاونين معك عن طريقته المفضلة في التعامل مع الأسئلة وتوقيت الرد. واذكر تفضيلاتك أنت في الرسالة نفسها، ليبدو السؤال حواراً متبادلاً.
سؤال للنقاش
ما اختلاف في أسلوب التواصل أسأتَ فهمه في البداية، وماذا تعلمتَ عندما سألت؟
