Situation
Vous animez un cercle, organisez des événements ou modérez des discussions au sein d'une communauté, et le moment est venu de passer la main. Quelqu'un a accepté de prendre le relais. Une grande partie de ce que vous faites n'existe que dans votre tête : les tâches récurrentes, les engagements en cours, les contacts utiles et les raisons qui expliquent votre façon de procéder. Sans passation claire, le nouveau bénévole doit tout redécouvrir, et les membres s'en aperçoivent.
Idée centrale
Un rôle de bénévole est plus facile à reprendre lorsque la personne qui lui succède en comprend la finalité, les responsabilités et les engagements en cours. Préparez une passation concise et transférez les accès selon les procédures approuvées.
Étapes pratiques
- Décrivez la finalité du rôle. Commencez par expliquer pourquoi ce rôle existe et ce qu'il apporte à la communauté. « Le responsable de l'accueil veille à ce que chaque nouveau membre trouve, dès sa première semaine, une première conversation pertinente » est plus utile qu'une liste de tâches, car cela aide le nouveau bénévole à bien juger de la situation face à un imprévu. Ajoutez ce que vous avez appris pour bien exercer ce rôle : ce que les membres apprécient, ce qui facilite la tâche et les erreurs à éviter.
- Listez les tâches récurrentes. Notez les tâches que comporte le rôle et leur fréquence : chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre ou selon les besoins. Pour chacune, indiquez le temps nécessaire approximatif ainsi que les modèles, consignes ou outils que vous utilisez. Le nouveau bénévole se fait ainsi une idée réaliste du temps à y consacrer et n'a pas à recréer des outils de zéro. Précisez quelles tâches sont essentielles et lesquelles sont facultatives : il voudra peut-être commencer par l'essentiel et ajouter le reste plus tard.
- Consignez les engagements en cours. Dressez la liste de tout ce qui est en cours ou promis : événements déjà programmés, membres qui attendent une réponse, mises en relation proposées, discussions que vous avez dit vouloir relancer. Indiquez qui est concerné, ce qui a été promis et pour quand. Les engagements en cours sont ceux qui risquent le plus de se perdre lors d'une passation, et ce sont eux qui touchent à la confiance des membres. Si vous pouvez en mener certains à terme avant de passer le relais, faites-le. Pour les autres, dites aux personnes concernées qui s'en chargera.
- Transférez les accès autorisés. Faites en sorte que le nouveau bénévole reçoive les accès dont il a besoin, comme les droits d'animateur ou de modérateur, les documents partagés ou les comptes de la communauté, en suivant la procédure approuvée par la communauté. Cela signifie généralement demander au propriétaire ou à l'administrateur de la communauté de les accorder, plutôt que de communiquer vos propres identifiants. Une fois la passation terminée, demandez que vos propres accès soient supprimés ou réduits si vous n'en avez plus besoin. Ne transmettez pas d'informations personnelles sur les membres, comme des messages privés ou des coordonnées, sauf si le rôle l'exige et que les règles de la communauté l'autorisent.
- Organisez une présentation et un point de suivi. Présentez le nouveau bénévole aux personnes avec lesquelles il travaillera le plus, comme les co-animateurs, le propriétaire de la communauté et les contributeurs réguliers. Un court message aux membres pour annoncer le changement est également utile. Convenez ensuite d'un point de suivi, par exemple quelques semaines plus tard, où le nouveau bénévole pourra poser ses questions. Précisez que vous restez disponible pendant une durée limitée après la passation, et indiquez laquelle.
Exemple pratique
Exemple fictif
Les personnes et les détails sont inventés pour illustrer une démarche. Aucun résultat n'est rapporté.
Tomas anime depuis 18 mois un cercle de responsables financiers d'associations. Il se retire en raison d'un nouveau poste, et Asha a accepté de prendre sa suite.
Tomas rédige une passation d'une page. Il décrit la finalité du rôle : offrir aux responsables financiers de petites associations un lieu où comparer des approches concrètes. Il liste les tâches récurrentes : publier une question de discussion toutes les deux semaines (environ 30 minutes), accueillir les nouveaux membres (environ 15 minutes par semaine) et animer un huddle trimestriel (environ deux heures, préparation comprise). Il indique que le huddle trimestriel est facultatif pendant les trois premiers mois.
Il consigne les engagements en cours : un huddle prévu le mois prochain avec un membre invité, deux nouveaux membres qui attendent un message d'accueil et la promesse de partager un modèle de budget. Il envoie lui-même les messages d'accueil avant la passation.
Il demande au propriétaire de la communauté d'accorder à Asha les droits d'animatrice, et de supprimer les siens au bout de deux semaines. Il publie dans le cercle un court message pour présenter Asha et remercier les membres. Tomas et Asha conviennent d'un appel de 20 minutes un mois plus tard. Pendant cet appel, Asha pose deux questions sur le format du huddle, et Tomas confirme qu'il répondra à des questions ponctuelles pendant encore un mois.
Outil complémentaire : liste de contrôle pour la passation d'un rôle de bénévole
Rôle : ________
Finalité : ________
Ce que j'ai appris pour bien l'exercer : ________
Tâches récurrentes
| Tâche | Fréquence | Temps | Outils ou modèles | Essentielle ? |
|---|---|---|---|---|
| ☐ | ||||
| ☐ |
Engagements en cours
| Engagement | Personnes concernées | Échéance | Statut |
|---|---|---|---|
Accès ☐ Accès demandés pour le nouveau bénévole via la procédure approuvée ☐ Suppression ou réduction de mes accès le : ________
Présentations : ________
Date du point de suivi : ________
Je reste disponible pour des questions jusqu'au : ________
Limites
- Ne partagez jamais de mots de passe ni d'identifiants de connexion. Transférez les accès selon la procédure approuvée par la communauté.
- Ne transmettez pas d'informations privées sur les membres au-delà de ce dont le rôle a besoin.
- Prévenez suffisamment à l'avance pour permettre une vraie passation, lorsque c'est possible. Si vous devez vous retirer brusquement, une passation succincte vaut mieux que rien.
Action pour les membres
Préparez une passation d'une page pour l'une des responsabilités que vous assumez dans la communauté. Partagez-la aussi avec le propriétaire de la communauté, afin que ce savoir ne repose pas sur une seule personne.
Piste de discussion
Quelle est la chose la plus utile que l'on vous ait dite lorsque vous avez repris un rôle de quelqu'un d'autre ?
