Situación del lector
Una discusión o reunión de un círculo termina con un acuerdo genuino: «Deberíamos preparar un recurso compartido», «Alguien debería consultar con el otro equipo», «Retomemos esto el mes que viene». Todos se van con buena sensación. Un mes después no ha pasado nada, porque nadie tenía claro que le correspondiera a él o a ella.
Idea central
Una conversación útil puede quedarse en nada cuando la responsabilidad no se explicita. Nombren un siguiente paso concreto, confirmen quién lo asume y acuerden cómo sabrá el resto si se llevó a cabo.
Pasos prácticos
- Recojan el resultado que buscan. Antes de que termine la conversación, expresen qué quiere lograr el grupo: «Queremos una lista breve de herramientas recomendadas para la incorporación de nuevos miembros». Un resultado da sentido al siguiente paso.
- Definan la acción. Conviertan el resultado en una acción concreta: «Redactar una lista de cinco herramientas con una frase sobre cada una». Las acciones vagas, como «echarle un vistazo», son fáciles de aceptar y difíciles de completar.
- Confirmen un responsable. Pregunten quién se encargará y esperen a que alguien lo acepte de forma explícita. No se lo asignen a quien no haya dicho que sí. Un único responsable es más claro que un grupo, aunque otros colaboren.
- Acuerden los plazos. Fijen una fecha realista: «Para el día 15». Comprueben que la persona responsable se siente cómoda con ella.
- Establezcan un seguimiento. Acuerden cómo sabrá el grupo si se hizo: una publicación en el hilo, una mención en la próxima reunión o un mensaje breve a quien modera.
Ejemplo práctico
Ejemplo ficticio
Las personas y los detalles son inventados para ilustrar un enfoque. No se informa de ningún resultado.
Un huddle en un círculo de responsables de éxito del cliente termina con el acuerdo de que una plantilla para las revisiones trimestrales de negocio sería útil para los miembros. El anfitrión, Leo, pregunta: «Entonces el resultado es una plantilla compartida y la acción es un primer borrador. ¿Quién estaría dispuesto a encargarse?». Hana se ofrece. Leo le pregunta si tres semanas es un plazo realista y ella dice que sí. Deciden que Hana publicará el borrador en el hilo del círculo cuando esté listo y que Leo lo mencionará en el próximo huddle. Tres semanas después, el borrador está publicado y los miembros empiezan a adaptarlo.
Herramienta complementaria: Ficha de responsabilidad de la acción
Repásenla al final de una discusión colaborativa.
Resultado: ¿Qué queremos que ocurra como consecuencia de esta conversación? ________
Acción: ¿Qué paso concreto nos acercará a ello? ________
Responsable: ¿Quién ha aceptado encargarse? ________
Plazo: ¿Para cuándo? ________
Seguimiento: ¿Cómo sabrá el resto que se ha hecho? ________
Frases que pueden usar:
- «Antes de terminar, ¿cuál es el siguiente paso?»
- «¿Quién estaría dispuesto a encargarse de eso?»
- «¿Te parece realista esa fecha?»
- «¿Cómo sabremos cuándo está hecho?»
Límites
- La asunción de responsabilidades debe ser voluntaria. No presionen a nadie para que acepte acciones, sobre todo en comunidades de voluntarios.
- Si nadie se ofrece, es una información útil. Puede que el paso no sea una prioridad o que haya que hacerlo más pequeño.
- Quien asume un paso puede pedir ayuda. Ser responsable no significa hacerlo todo solo.
Acción para miembros
Cierren su próxima discusión colaborativa confirmando un responsable y un siguiente paso. Anótenlos en un lugar que todo el grupo pueda ver.
Pregunta para el debate
¿Qué buena idea surgida en una discusión de grupo nunca llegó a concretarse y qué faltó?
