Cómo traspasar un rol de voluntariado con claridad

Situación del lector

Has estado a cargo de un círculo, organizando eventos o moderando debates en una comunidad, y ha llegado el momento de dar un paso al costado. Alguien ha aceptado tomar el relevo. Gran parte de lo que haces está solo en tu cabeza: las tareas recurrentes, los compromisos abiertos, los contactos útiles y las razones por las que las cosas se hacen de cierta manera. Sin un traspaso claro, la nueva persona voluntaria tiene que redescubrirlo todo, y los miembros notan el vacío.

Idea central

Un rol de voluntariado es más fácil de continuar cuando la persona que lo recibe entiende su propósito, sus responsabilidades y los compromisos en curso. Prepara un traspaso conciso y transfiere los accesos a través de los procesos aprobados.

Pasos prácticos

1. Describe el propósito del rol. Empieza por explicar por qué existe el rol y qué aporta a la comunidad. «La persona responsable de la bienvenida se asegura de que los nuevos miembros encuentren una primera conversación relevante durante su primera semana» resulta más útil que una lista de tareas, porque ayuda a quien llega a decidir con criterio cuando surge algo inesperado. Incluye lo que has aprendido sobre cómo hacerlo bien: qué valoran los miembros, qué facilita el rol y qué errores conviene evitar.
2. Enumera las tareas recurrentes. Anota las tareas que implica el rol y con qué frecuencia se realizan: semanal, mensual, trimestral o según se necesite. Para cada una, indica aproximadamente cuánto tiempo lleva y qué plantillas, pautas o herramientas utilizas. Así la nueva persona voluntaria se hace una idea realista del tiempo que requiere el rol y no tiene que crear herramientas desde cero. Señala qué tareas son esenciales y cuáles son opcionales. Quien llega quizá prefiera empezar por las esenciales y añadir las demás más adelante.
3. Registra los compromisos abiertos. Haz una lista de todo lo que está en marcha o prometido: eventos ya programados, miembros que esperan una respuesta, presentaciones que has ofrecido, debates a los que dijiste que darías seguimiento. Incluye quiénes participan, qué se prometió y para cuándo. Los compromisos abiertos son lo que más fácilmente se pierde en un traspaso, y son los que afectan a la confianza de los miembros. Si puedes completar algunos antes de traspasar el rol, hazlo. En los que no puedas, avisa a las personas implicadas de quién los retomará.
4. Transfiere los accesos autorizados. Gestiona que la nueva persona voluntaria reciba los accesos que necesite, como permisos de anfitrión o de moderación, documentos compartidos o cuentas de la comunidad, mediante el proceso aprobado por la comunidad. Normalmente esto significa pedir a la persona propietaria o administradora de la comunidad que los conceda, en lugar de compartir tus propios datos de acceso. Una vez completado el traspaso, solicita que se retiren o reduzcan tus accesos si ya no los necesitas. No traspases información personal de los miembros, como mensajes privados o datos de contacto, a menos que el rol lo requiera y las políticas de la comunidad lo permitan.
5. Organiza una presentación y una reunión de seguimiento. Presenta a la nueva persona voluntaria a quienes más trato tendrá, como coanfitriones, la persona propietaria de la comunidad y los colaboradores habituales. También ayuda un mensaje breve a los miembros que anuncie el cambio. Después, acordad una reunión de seguimiento, quizá unas semanas más tarde, en la que pueda plantear sus dudas. Deja claro que estarás disponible durante un tiempo limitado después del traspaso, y cuánto durará.

Ejemplo práctico

Ejemplo ficticio

Las personas y los detalles son inventados para ilustrar un enfoque. No se informa de ningún resultado.

Tomas lleva 18 meses a cargo de un círculo para responsables de finanzas de organizaciones sin ánimo de lucro. Va a dejarlo por un nuevo puesto de trabajo y Asha ha aceptado tomar el relevo.

Tomas redacta un traspaso de una página. Describe el propósito del rol: ofrecer a los responsables de finanzas de pequeñas organizaciones sin ánimo de lucro un lugar donde comparar enfoques prácticos. Enumera las tareas recurrentes: publicar una pregunta de debate cada dos semanas (unos 30 minutos), dar la bienvenida a los nuevos miembros (unos 15 minutos a la semana) y organizar un huddle trimestral (unas dos horas, incluida la preparación). Marca el huddle trimestral como opcional durante los tres primeros meses.

Registra los compromisos abiertos: un huddle programado para el mes siguiente con un miembro invitado, dos nuevos miembros que esperan su mensaje de bienvenida y la promesa de compartir una plantilla de presupuesto. Los mensajes de bienvenida los envía él mismo antes de traspasar el rol.

Pide a la persona propietaria de la comunidad que conceda a Asha permisos de anfitriona y que retire los suyos transcurridas dos semanas. Publica en el círculo un breve mensaje en el que presenta a Asha y da las gracias a los miembros. Tomas y Asha acuerdan una llamada de 20 minutos al cabo de un mes. Durante la llamada, Asha le hace dos preguntas sobre el formato del huddle, y Tomas confirma que responderá a dudas puntuales durante un mes más.

Herramienta complementaria: lista de verificación para el traspaso de un rol de voluntariado

Límites

• No compartas nunca contraseñas ni datos de acceso. Transfiere los accesos a través del proceso aprobado por la comunidad.
• No traspases información privada de los miembros más allá de lo que el rol necesite.
• Avisa con antelación suficiente para poder hacer un traspaso adecuado, siempre que sea posible. Si tienes que dejar el rol de forma repentina, un traspaso breve es mejor que ninguno.

Acción para miembros

Prepara un traspaso de una página para una de las responsabilidades que tienes en la comunidad. Compártelo también con la persona propietaria de la comunidad, para que el conocimiento no dependa de una sola persona.

Pregunta para el debate

¿Qué fue lo más útil que alguien te dijo cuando te traspasó un rol?