Situación del lector
Empiezas a trabajar con un colaborador en un proyecto, un círculo o una pieza de trabajo conjunta. Das por hecho que entenderá cuándo estás disponible; él da por hecho que responderás rápido. Una semana después, uno de los dos está frustrado y el otro no sabe por qué.
Idea central
La disponibilidad que no se expresa puede generar expectativas contradictorias. Explica cuándo y cómo puedes responder, y revisa ese acuerdo cuando cambien las circunstancias.
Pasos prácticos
- Identifica las necesidades. Determinen qué necesita cada uno del otro. 2. Define tu disponibilidad. Describe cuándo y cómo puedes responder. 3. Comunícala con claridad. Comparte tu disponibilidad antes de empezar. 4. Acuerda una vía para urgencias, si hace falta. Decidan cómo gestionar los asuntos realmente urgentes. 5. Revisa. Retomen el acuerdo cuando cambien las circunstancias.
Ejemplo práctico
Ejemplo ficticio
Las personas y los detalles son inventados para ilustrar un enfoque. No se informa de ningún resultado.
Mei y Tobias acuerdan coorganizar un círculo. Antes de empezar, Mei explica que revisa los mensajes del círculo por las mañanas y que suele responder en un día, pero que no responde los fines de semana. Tobias dice que puede responder los fines de semana, pero que a menudo está en reuniones los días laborables por la tarde. Acuerdan que, para cualquier asunto urgente, como una publicación que incumpla las normas, se enviarán un mensaje directo y quien lo vea primero actuará. Dos meses después, el puesto de Mei cambia y tiene menos disponibilidad los lunes, así que actualizan el acuerdo.
Herramienta complementaria: acuerdo de disponibilidad
Completen este acuerdo juntos al comenzar a trabajar con alguien.
Colaboradores: ________
1. Lo que necesita cada uno Yo necesito de ti: ________
Tú necesitas de mí: ________
2. Disponibilidad
| Nombre: ________ | Nombre: ________ | |
|---|---|---|
| Tiempo de respuesta habitual | ||
| Días y horarios disponibles | ||
| Momentos en los que no responderé | ||
| Canal preferido |
3. Comunicado el: ________
4. Vía para urgencias (si hace falta) Qué consideramos urgente: ________
Cómo contactarnos: ________
5. Revisión Revisaremos este acuerdo el: ________
O antes, si: ☐ cambian los roles ☐ cambia la carga de trabajo ☐ alguno de los dos lo pide
Límites
- Los acuerdos de disponibilidad deben ser realistas para ambas personas. No te comprometas a tiempos de respuesta que no puedas mantener.
- Respeten los límites que cada uno haya expresado, incluidos los momentos en los que no responderá.
- Las políticas laborales y los roles pueden establecer algunas expectativas de disponibilidad. Trabaja dentro de ellas.
Acción para miembros
Comunica a un colaborador tu margen de respuesta realista antes de empezar a trabajar juntos. Pídele el suyo a cambio, para que el acuerdo funcione en ambos sentidos.
Pregunta para la conversación
¿Cómo acuerdas las expectativas de disponibilidad con los nuevos colaboradores?
