وضعك الحالي
نما مجتمعك حتى تجاوز ما يستطيع شخص واحد إدارته. عرض عليك بعض المتطوعين المساعدة، لكن الأدوار غير واضحة، فبعضهم يبذل أكثر مما ينبغي، وبعضهم لا يعرف ما المتوقع منه. وبغياب الهيكل التنظيمي، يُرهَق المتطوعون الجيدون أو يبتعدون تدريجيًا.
الفكرة الأساسية
يحتاج القادة المتطوعون إلى مسؤوليات واضحة وتوقعات معقولة كي يدعموا المجتمع باستمرار. اتفقوا على الدور والالتزام الزمني والحدود والدعم المتاح، ثم راجعوا ما إذا كان الترتيب لا يزال مناسبًا للطرفين.
خطوات عملية
- المسؤوليات المطلوبة. حدِّد الأعمال التي يحتاج إليها المجتمع فعلًا. ومن المسؤوليات الشائعة: الترحيب بالأعضاء الجدد، واستضافة الدوائر أو النقاشات، والإشراف على المحتوى، وتنظيم الفعاليات، ومشاركة المستجدات. اجمع المهام المتشابهة في أدوار، وقدِّر تقريبًا الوقت الذي يستغرقه كل دور في الشهر العادي.
- ابدأ بما هو أساسي. الأفضل أن تُحسن ملء ثلاثة أدوار واضحة من أن تنشئ ثمانية أدوار لا يستطيع أحد الاستمرار فيها.
- الملاءمة والاهتمام. اربط الأدوار باهتمامات الأشخاص ونقاط قوتهم. اسأل المتطوعين عمّا يستمتعون به وما يودّون تعلّمه، بدل أن توزّع الأدوار بحسب توفر الوقت فقط. فالشخص الذي يستمتع بالتعرف إلى الآخرين قد يكون مسؤول ترحيب ممتازًا، ومن يتّسم بالدقة والهدوء قد يناسبه الإشراف. واسأل عن الوقت بصراحة أيضًا: متطوع يستطيع تقديم ساعتين منتظمتين شهريًا أنفع من آخر يعد بعشر ساعات ثم لا يقدر على الاستمرار.
- كن منصفًا وشفافًا في طريقة عرض الأدوار. وإذا أبدى عدة أشخاص رغبتهم، فاشرح كيف ستختار. وتجنَّب منح الأدوار الأكثر ظهورًا لمن تعرفهم أكثر من غيرهم فقط. كما أن وجود متطوعين من خلفيات متنوعة يساعد المجتمع على أن يبدو مفتوحًا لجميع أعضائه.
- النطاق والحدود. اكتب وصفًا موجزًا لكل دور. اذكر فيه ما يشمله الدور وما لا يشمله، والالتزام الزمني المتوقع، والقرارات التي يستطيع المتطوع اتخاذها بمفرده. فمثلًا، قد يحذف المشرف الرسائل المزعجة دون استئذان، لكنه يستشير المالك قبل إزالة أي عضو.
- اتفقوا على مدة الدور. تحديد فترة ثابتة، كستة أشهر، يسهّل على المتطوعين الالتزام ويسهّل عليهم التراجع دون حرج.
- شارك الوصف مع المتطوع قبل أن يوافق، وادعُه إلى اقتراح التعديلات. فالوصف المتفق عليه معًا أقرب إلى ما يستطيع المتطوع فعله حقًا، ويمنحكما مرجعًا تعودان إليه إذا اختلفت التوقعات.
- الدعم والتسليم. أخبر المتطوعين بمن يمكنهم اللجوء إليه بأسئلتهم، وبالمدة التي يمكنهم توقعها للحصول على إجابة. وشارك معهم أي إرشادات يحتاجون إليها، مثل إرشادات المجتمع وأمثلة على الممارسات الجيدة. وعندما يترك متطوع دوره، خطِّط للتسليم: مذكرة قصيرة عن الأعمال الجارية والمسائل المفتوحة وجهات الاتصال المفيدة، ومحادثة مع من سيخلفه إن أمكن.
- قدِّر مساهمة المتطوعين. كلمة شكر، أو ذكر في تحديثات المجتمع، أو خطاب توصية، قد يكون أثره أكبر مما يتوقع الناس.
- المراجعة الدورية. تواصل مع كل متطوع كل بضعة أشهر. اسأله عمّا يسير جيدًا وما لا يسير كذلك، وهل لا يزال الالتزام الزمني واقعيًا. وكن منفتحًا على تعديل الدور أو إنهاء الترتيب. واسأله عن أكثر أنواع الدعم نفعًا له. فظروف المتطوعين تتغير، والمراجعة المحترمة تسهّل عليهم إخبارك عندما يحتاجون إلى التراجع.
مثال تطبيقي
مثال افتراضي
تمتلك Grace مجتمعًا يضم 600 مدير منتج. يساعدها ثلاثة متطوعين بشكل غير رسمي، ويتولى أحدهم، Paul، معظم أعمال الإشراف وتخطيط الفعاليات، وقد بدأ تفوته الرسائل.
تحصر Grace احتياجات المجتمع وتنشئ ثلاثة أدوار: مسؤول الترحيب، والمشرف، ومنسق الفعاليات، ويُقدَّر كل دور بثلاث إلى أربع ساعات شهريًا. وتسأل كل متطوع عمّا يستمتع به. يفضّل Paul الفعاليات، فيصبح منسق الفعاليات، ويتولى متطوعان آخران دوري الترحيب والإشراف. وتكتب Grace وصفًا موجزًا لكل دور، وتتفق معهم على مدة ستة أشهر، وتحدد لقاء متابعة شهريًا مدته 20 دقيقة. كما تدوّن من يمكن لكل متطوع التواصل معه عند الحاجة.
وفي مراجعة الشهر الثالث، تذكر المشرفة أن الالتزام الزمني أعلى مما كان متوقعًا. فتتفق معها Grace على استقطاب مشرف ثانٍ لتقاسم العمل. ويذكر Paul أن دور الفعاليات يناسبه أكثر بكثير من مزيج المهام السابق، ويوافق على الاستمرار لفترة أخرى.
الحدود
- المتطوعون ليسوا موظفين. لا تتوقع منهم التفرغ ولا سرعة الاستجابة ولا الالتزام الذي تتوقعه من الموظفين المأجورين.
- لا تمنح المتطوعين إمكانية الاطلاع على معلومات الأعضاء الخاصة ما لم يتطلب دورهم ذلك.
- ينبغي ألا يتخذ المتطوعون قرارات ذات تبعات قانونية أو مالية على المجتمع دون مشاركة المالك.
- احترم قرار المتطوع بترك دوره، واشكره بصدق.
إجراء واحد يمكنك تجربته مع زميل مهني
اكتب وصفًا من فقرة واحدة لأحد أدوار المتطوعين في مجتمعك، يتضمن النطاق والالتزام الزمني والحدود. شاركه مع المتطوع واسأله عمّا قد يغيّره.
سؤال للنقاش
ما الذي جعلك تستمر في التطوع بمجتمع مدةً أطول مما خططت لها، أو ما الذي دفعك إلى التوقف؟
