Situation du lecteur
Votre communauté a dépassé ce qu'une seule personne peut gérer. Des bénévoles se sont proposés pour aider, mais les rôles ne sont pas clairs : certains en font trop, d'autres ne savent pas ce que l'on attend d'eux. Sans cadre, de bons bénévoles s'épuisent ou s'éloignent.
Idée centrale
Pour soutenir une communauté dans la durée, les bénévoles ont besoin de responsabilités claires et d'attentes raisonnables. Convenez ensemble du rôle, du temps consacré, des limites et du soutien disponible, puis vérifiez régulièrement que l'arrangement convient toujours aux deux parties.
Étapes pratiques
- Responsabilités nécessaires. Dressez la liste du travail dont la communauté a réellement besoin. Parmi les responsabilités courantes : accueillir les nouveaux membres, animer des cercles ou des discussions, modérer, organiser des événements et partager des nouvelles. Regroupez les tâches voisines en rôles, et estimez approximativement le temps que chacun demande au cours d'un mois type.
- Commencez par l'essentiel. Mieux vaut remplir correctement trois rôles bien définis que créer huit rôles que personne ne pourra tenir.
- Adéquation et motivation. Associez les rôles aux centres d'intérêt et aux points forts de chacun. Demandez aux bénévoles ce qu'ils aiment faire et ce qu'ils aimeraient apprendre, plutôt que d'attribuer les rôles en fonction de leur seule disponibilité. Une personne qui aime rencontrer du monde fera peut-être une bonne responsable de l'accueil ; une personne rigoureuse et calme conviendra sans doute à la modération. Abordez aussi franchement la question du temps. Un bénévole qui peut offrir deux heures fiables par mois est plus utile que celui qui en promet dix sans pouvoir s'y tenir.
- Soyez équitable et transparent sur la manière dont les rôles sont proposés. Si plusieurs personnes sont intéressées, expliquez comment vous déciderez. Évitez de réserver les rôles les plus visibles aux personnes que vous connaissez déjà le mieux. Un groupe de bénévoles aux parcours variés aide aussi la communauté à apparaître ouverte à tous ses membres.
- Périmètre et limites. Rédigez une courte description de chaque rôle. Précisez ce que le rôle couvre, ce qu'il ne couvre pas, le temps attendu et les décisions que le bénévole peut prendre seul. Par exemple, un modérateur peut supprimer du spam sans demander l'avis de personne, mais consulte le propriétaire avant d'exclure un membre.
- Convenez de la durée du rôle. Un mandat limité, de six mois par exemple, facilite l'engagement des bénévoles et leur permet de se retirer sans embarras.
- Communiquez la description au bénévole avant qu'il accepte, et invitez-le à proposer des modifications. Une description construite à deux reflète plus fidèlement ce que le bénévole peut réellement faire, et elle vous offre à tous deux un point de repère si les attentes dérivent.
- Soutien et passation. Indiquez aux bénévoles à qui s'adresser en cas de question et dans quel délai ils peuvent compter sur une réponse. Partagez les ressources dont ils ont besoin, comme les règles de la communauté et des exemples de bonnes pratiques. Lorsqu'un bénévole quitte son rôle, prévoyez une passation : une courte note sur les tâches en cours, les points en suspens et les contacts utiles, et, si possible, un échange avec son successeur.
- Reconnaissez l'apport des bénévoles. Un remerciement, une mention dans une actualité de la communauté ou une lettre de recommandation peuvent compter bien plus qu'on ne le croit.
- Bilan périodique. Faites le point avec chaque bénévole tous les quelques mois. Demandez ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et si le temps demandé reste réaliste. Soyez ouvert à l'idée de modifier le rôle ou de mettre fin à l'arrangement. Demandez quel soutien les aiderait le plus. La situation des bénévoles évolue, et un bilan respectueux leur permet plus facilement de vous dire qu'ils doivent lever le pied.
Exemple pratique
Exemple fictif
Grace gère une communauté de 600 chefs de produit. Trois bénévoles l'aident de façon informelle, et l'un d'eux, Paul, assure l'essentiel de la modération et de l'organisation des événements. Il commence à laisser passer des messages.
Grace dresse la liste des besoins de la communauté et crée trois rôles : responsable de l'accueil, modérateur et coordinateur des événements, chacun estimé à trois ou quatre heures par mois. Elle demande à chaque bénévole ce qu'il aime faire. Paul préfère les événements : il devient donc coordinateur des événements. Deux autres bénévoles prennent en charge l'accueil et la modération. Grace rédige une courte description pour chaque rôle, convient d'un mandat de six mois et fixe un point mensuel de 20 minutes. Elle note aussi la personne à contacter pour chaque bénévole en cas de question.
Lors du bilan à trois mois, la modératrice explique que le temps demandé dépasse ce qui était prévu. Grace et elle décident de recruter un second modérateur pour se partager le travail. Paul dit que le rôle de coordinateur lui convient bien mieux que son ancien mélange de tâches, et il accepte de poursuivre pour un nouveau mandat.
Limites
- Les bénévoles ne sont pas des salariés. N'attendez pas d'eux la disponibilité, les délais de réponse ou l'engagement que vous exigeriez de collaborateurs rémunérés.
- Ne donnez pas aux bénévoles accès aux informations privées des membres, sauf si leur rôle l'exige.
- Les bénévoles ne doivent pas prendre de décisions ayant des conséquences juridiques ou financières pour la communauté sans l'implication du propriétaire.
- Respectez la décision d'un bénévole de quitter son rôle, et remerciez-le sincèrement.
Une action à tester avec un pair
Rédigez en un paragraphe la description d'un rôle de bénévole dans votre communauté, en précisant le périmètre, le temps demandé et les limites. Partagez-la avec le bénévole concerné et demandez-lui ce qu'il changerait.
Question pour la discussion
Qu'est-ce qui vous a fait rester bénévole dans une communauté plus longtemps que prévu, ou qu'est-ce qui vous a poussé à arrêter ?
