Situation du lecteur
Vous menez plusieurs choses de front : un cercle que vous animez, un document que vous avez promis de relire, un article que vous rédigez, un projet pour un pair. Chacun de ces engagements était raisonnable pris isolément. Ensemble, ils font que tout avance lentement et que rien ne reçoit le meilleur de vous-même.
Idée centrale
Trop d'engagements simultanés peuvent compromettre votre fiabilité. Passez en revue vos obligations en cours et réduisez-les ou renégociez-les avant d'en accepter de nouvelles.
Étapes pratiques
- Dressez la liste de vos obligations. Notez tous les engagements que vous avez pris et qui ne sont pas terminés, y compris les plus petits, comme « je vous envoie ce lien ». Les voir réunis révèle souvent plus que prévu. Parcourez vos messages, vos notes et votre agenda pour retrouver les promesses que vous auriez pu oublier.
- Distinguez ce qui est actif de ce qui est différé. Repérez les engagements sur lesquels vous travaillez activement et ceux qui sont en attente. Les engagements différés occupent tout de même votre esprit, car vous savez qu'ils sont là.
- Évaluez votre capacité. Estimez le temps que demande chaque engagement actif et comparez-le au temps dont vous disposez réellement. Soyez réaliste quant à votre activité principale et à vos autres responsabilités. La plupart des gens sous-estiment le temps que prennent les petites tâches une fois additionnées.
- Renégociez. Pour les engagements que vous ne pouvez pas tenir comme prévu, parlez aux personnes concernées. Vous pouvez convenir d'une date plus tardive, d'un périmètre réduit ou confier l'engagement à quelqu'un d'autre. Renégocier tôt préserve la confiance bien mieux qu'une échéance manquée, et la plupart des gens apprécient votre franchise.
- Faites un point chaque semaine. Relisez votre liste chaque semaine. Terminez ou clôturez des engagements avant d'en ajouter de nouveaux. Avec le temps, visez moins de choses en cours simultanément. Finir un engagement avant d'en commencer un autre permet généralement de mener chacun à bien plus vite et mieux.
Exemple concret
Exemple fictif
Les personnes et les détails sont inventés pour illustrer une démarche. Aucun résultat n'est rapporté.
Ewan dresse la liste de ses engagements et en trouve onze, dont trois qu'il avait oubliés. Six sont actifs. En évaluant sa capacité, il constate qu'il a le temps d'en mener environ quatre. Il en renégocie deux : il demande à un pair si sa relecture peut attendre le mois prochain, et il explique à son coanimateur qu'il ne pourra pas rédiger la synthèse du cercle ce trimestre. Il honore le jour même une petite promesse. Lors de son point hebdomadaire suivant, il compte cinq engagements actifs et décide de n'accepter aucune nouvelle demande tant que l'un d'eux n'est pas terminé.
Outil complémentaire : revue des engagements simultanés
| Engagement | Envers qui | Actif ou différé | Temps nécessaire | Action |
|---|---|---|---|---|
| ☐ Maintenir ☐ Renégocier ☐ Terminer maintenant | ||||
| ☐ Maintenir ☐ Renégocier ☐ Terminer maintenant | ||||
| ☐ Maintenir ☐ Renégocier ☐ Terminer maintenant |
Temps disponible cette semaine : ________
Temps total nécessaire pour les engagements actifs : ________
Engagements à renégocier, et avec qui : ________
Règle pour la semaine prochaine : je terminerai ________ avant d'accepter quoi que ce soit de nouveau.
Limites
- Certaines charges de travail sont fixées par d'autres. Si votre poste principal comporte trop de demandes simultanées, il peut être préférable d'en discuter avec votre responsable plutôt que de vous ajuster seul.
- Renégocier, ce n'est pas échouer. Cela fait partie d'une démarche honnête pour tenir ses engagements.
- Ne renégociez pas le même engagement à répétition. S'il continue de glisser, envisagez de le confier à quelqu'un d'autre.
Action pour les membres
Choisissez un engagement à terminer avant d'en accepter un autre. Dites à la prochaine personne qui vous sollicite que vous examinerez volontiers sa demande une fois cet engagement achevé.
Question de discussion
Combien de choses pouvez-vous raisonnablement mener de front tout en les faisant bien ?
