وضع القارئ
كنت تستضيف دائرة، أو تنظّم فعاليات، أو تشرف على النقاشات في أحد المجتمعات، وحان وقت التنحّي. وقد وافق شخص آخر على تولّي المهمة. لكنّ جزءًا كبيرًا مما تقوم به موجود في ذهنك وحدك: مهام متكررة، والتزامات قائمة، وجهات اتصال مفيدة، وأسباب اتباع أساليب معيّنة في العمل. وبدون تسليم واضح، سيضطر المتطوع الجديد إلى اكتشاف كل ذلك من الصفر، وسيلاحظ الأعضاء هذا الفراغ.
الفكرة المحورية
يصبح الدور التطوعي أسهل في الاستمرار حين يفهم الشخص التالي الغاية منه ومسؤولياته والتزاماته الحالية. أعدّ وثيقة تسليم موجزة، وانقل صلاحيات الوصول عبر الإجراءات المعتمدة.
خطوات عملية
- اشرح الغاية من الدور. ابدأ بسبب وجود الدور وما يحققه للمجتمع. فعبارة مثل «مسؤول الترحيب يضمن أن يجد الأعضاء الجدد محادثة أولى مناسبة لهم خلال الأسبوع الأول» أكثر فائدة من قائمة مهام، لأنها تساعد المتطوع الجديد على اتخاذ قرارات سليمة عند ظهور موقف غير متوقع. وأضف ما تعلّمته عن أداء الدور بصورة جيدة: ما الذي يقدّره الأعضاء، وما الذي يسهّل المهمة، وما الأخطاء التي يحسن تجنبها.
- دوّن المهام المتكررة. اكتب المهام التي ينطوي عليها الدور وتواترها: أسبوعيًا أو شهريًا أو فصليًا أو عند الحاجة. وأشر عند كل مهمة إلى الوقت التقريبي الذي تستغرقه وإلى أي قوالب أو إرشادات أو أدوات تستخدمها. فهذا يمنح المتطوع الجديد صورة واقعية عن الوقت المطلوب، ويوفّر عليه بناء الأدوات من الصفر. وحدّد المهام الأساسية والمهام الاختيارية، فقد يرغب المتطوع الجديد في البدء بالأساسية ثم إضافة غيرها لاحقًا.
- سجّل الالتزامات القائمة. اذكر كل ما هو قيد التنفيذ أو ما وعدت به: فعاليات مجدولة بالفعل، وأعضاء ينتظرون ردًّا، وتعريفات عرضتَ إجراءها، ونقاشات قلت إنك ستتابعها. وبيّن من المعنيّ بكل منها، وما الذي وُعد به، وبحلول أي موعد. فالالتزامات القائمة هي الأكثر عرضة للضياع أثناء التسليم، وهي التي تؤثر في ثقة الأعضاء. وإن استطعت إنجاز بعضها قبل التسليم فافعل. أما ما لا تستطيع إنجازه فأبلغ المعنيّين به بمن سيتولّاه.
- انقل صلاحيات الوصول المعتمدة. رتّب أن يحصل المتطوع الجديد على ما يحتاج إليه من صلاحيات، مثل صلاحيات المضيف أو المشرف، أو المستندات المشتركة، أو حسابات المجتمع، عبر الإجراء المعتمد في المجتمع. وغالبًا ما يعني ذلك أن تطلب من مالك المجتمع أو مديره منحه الصلاحيات، بدلًا من مشاركة بيانات دخولك الشخصية. وبعد اكتمال التسليم، اطلب إزالة صلاحياتك أو تقليصها إن لم تعد بحاجة إليها. ولا تسلّم معلومات شخصية عن الأعضاء، مثل الرسائل الخاصة أو بيانات التواصل، إلا إذا كان الدور يتطلب ذلك وكانت سياسات المجتمع تسمح به.
- رتّب التعريف واللقاء المتابع. عرّف المتطوع الجديد بمن سيتعامل معهم أكثر، مثل المضيفين المشاركين ومالك المجتمع وأبرز المساهمين. ومن المفيد أيضًا إرسال رسالة قصيرة إلى الأعضاء تعلن التغيير. ثم اتفقا على موعد متابعة، ربما بعد بضعة أسابيع، يطرح فيه المتطوع الجديد أسئلته. وأوضح أنك متاح لفترة محدودة بعد التسليم، وحدّد مدتها.
مثال تطبيقي
مثال افتراضي
الأشخاص والتفاصيل مختلقة لتوضيح الأسلوب، ولا تعرض أي نتائج.
يستضيف توماس دائرة لمديري الشؤون المالية في المنظمات غير الربحية منذ 18 شهرًا. وهو يتنحّى بسبب انتقاله إلى منصب جديد، وقد وافقت آشا على تولّي الدائرة.
يكتب توماس وثيقة تسليم من صفحة واحدة. يشرح فيها غاية الدور: توفير مكان لمديري الشؤون المالية في المنظمات الصغيرة غير الربحية لمقارنة الأساليب العملية. ثم يسرد المهام المتكررة: نشر سؤال نقاشي كل أسبوعين (نحو 30 دقيقة)، والترحيب بالأعضاء الجدد (نحو 15 دقيقة أسبوعيًا)، واستضافة لقاء سريع (huddle) كل ثلاثة أشهر (نحو ساعتين بما في ذلك التحضير). ويحدّد اللقاء السريع الفصلي مهمةً اختيارية خلال الأشهر الثلاثة الأولى.
ثم يسجّل الالتزامات القائمة: لقاء سريع مجدول للشهر المقبل مع عضو ضيف، وعضوان جديدان بانتظار رسائل الترحيب، ووعد بمشاركة قالب للميزانية. ويُنجز رسائل الترحيب بنفسه قبل التسليم.
ويطلب من مالك المجتمع منح آشا صلاحيات المضيف، وإزالة صلاحياته هو بعد أسبوعين. وينشر في الدائرة رسالة قصيرة يعرّف فيها بآشا ويشكر الأعضاء. ويتفق مع آشا على مكالمة مدتها 20 دقيقة بعد شهر. وفي المكالمة، تطرح آشا سؤالين عن صيغة اللقاء السريع، ويؤكد توماس أنه سيجيب عن الأسئلة العارضة لشهر آخر.
أداة مرافقة: قائمة تحقق لتسليم الدور التطوعي
الدور: ________
الغاية: ________
ما تعلّمته عن أداء الدور بصورة جيدة: ________
المهام المتكررة
| المهمة | التواتر | الوقت | الأدوات أو القوالب | أساسية؟ |
|---|---|---|---|---|
| ☐ | ||||
| ☐ |
الالتزامات القائمة
| الالتزام | المعنيّون | الموعد | الحالة |
|---|---|---|---|
صلاحيات الوصول ☐ طُلبت صلاحيات الوصول للمتطوع الجديد عبر الإجراء المعتمد ☐ موعد إزالة صلاحياتي أو تقليصها: ________
التعريفات: ________
موعد المتابعة: ________
أنا متاح للإجابة عن الأسئلة حتى: ________
حدود ينبغي مراعاتها
- لا تشارك كلمات المرور أو بيانات الدخول أبدًا. انقل صلاحيات الوصول عبر الإجراء المعتمد في المجتمع.
- لا تنقل معلومات الأعضاء الخاصة بما يتجاوز حاجة الدور.
- امنح مهلة كافية لتسليم سليم متى استطعت. وإذا اضطررت إلى التنحّي فجأة، فتسليم موجز خير من لا تسليم.
إجراء للأعضاء
أعدّ وثيقة تسليم من صفحة واحدة لإحدى مسؤوليات المجتمع التي تتولاها. وشاركها أيضًا مع مالك المجتمع، حتى لا تبقى المعرفة بيد شخص واحد فقط.
سؤال للنقاش
ما أكثر ما أفادك مما قاله لك شخص سلّمك دورًا تولّيته منه؟
