وضع القارئ
تتوصل دائرة أو مجموعة في المجتمع إلى اتفاق: إرشادات جديدة للنشر، أو تغيير في صيغة فعالية، أو قرار بشأن مشروع مشترك. وبعد أسابيع، يسأل الأعضاء الذين لم يحضروا عمّا تقرّر، ويتذكّر الحاضرون القرار على نحو مختلف. وفي غياب السجلّ، تضيع ملامح القرارات.
الفكرة الأساسية
يساعد سجلّ القرار الموجز المشاركين على فهم ما تم الاتفاق عليه وأسباب ذلك. دوّن السياق ذا الصلة والمخاوف المتبقية وموعد المراجعة، دون التعامل مع السجلّ على أنه محضر حرفي لكل مداخلة.
خطوات عملية
- اذكر القرار. اكتب ما تقرّر في جملة أو جملتين واضحتين. 2. لخّص الأسباب. اشرح باختصار لماذا اتخذت المجموعة هذا القرار. 3. دوّن المخاوف الجوهرية. سجّل أي مخاوف مهمة جرى طرحها. 4. أكّد المسؤوليات. دوّن من سيتولى ماذا نتيجةً لهذا القرار. 5. حدّد موعد المراجعة. اتفقوا على الوقت الذي سيُعاد فيه النظر في القرار.
مثال تطبيقي
مثال افتراضي
الأشخاص والتفاصيل مختلقة لتوضيح أسلوب العمل، ولا يعرض المثال أي نتائج.
بعد نقاش، يتفق مضيفو دائرة مصمّمي المنتجات على اشتراط أن تتضمن طلبات مراجعة الأعمال سؤالًا محددًا. تكتب المضيفة Isla مذكرة قرار قصيرة؛ فتذكر القرار، وتلخّص السبب (الطلبات التي تخلو من أسئلة كانت تحظى بقليل من الردود المفيدة)، وتسجّل مخاوف واحدة: قد يرى الأعضاء الجدد في هذا الشرط أمرًا مُربكًا. وتذكر أن المضيف المشارك سيحدّث إرشادات الدائرة، وأنهم سيراجعون التغيير بعد ثلاثة أشهر. ثم تنشر المذكرة وتدعو إلى تصحيح أي أخطاء وقائعية. فينبّه أحد الأعضاء إلى أن التاريخ خاطئ، فتصحّحه Isla.
أداة مساندة: مذكرة قرار المجتمع
مذكرة القرار
التاريخ: ________
المجموعة: ________
المشاركون: ________
القرار: ________
الأسباب: ________
المخاوف المطروحة: ________
كيف جرت معالجتها، إن حدث ذلك: ________
المسؤوليات
| الإجراء | المسؤول | الموعد النهائي |
|---|---|---|
موعد المراجعة: ________
قبل المشاركة
حدود ينبغي مراعاتها
- مذكرة القرار تسجّل ما تم الاتفاق عليه، وليست مكانًا لإعادة فتح النقاش.
- دوّن المخاوف بدقة، حتى لو كنت لا توافق عليها.
- احفظ مذكرات القرارات في مكان يستطيع الأعضاء الوصول إليه، والتزم بأي سياسات يعتمدها المجتمع بشأن السجلات.
إجراء للعضو
اكتب سجلّ قرار موجزًا بعد اتفاق مجموعتك القادم، وادعُ إلى تصحيح الأخطاء الوقائعية. انشره خلال يوم واحد، ما دام النقاش حاضرًا في أذهان الجميع.
سؤال للنقاش
كيف يتتبّع مجتمعك ما تم اتخاذه من قرارات؟
