موقف القارئ
ينتهي نقاش في إحدى الدوائر أو اجتماع بينكم باتفاق حقيقي: «ينبغي أن نُعدّ مورداً مشتركاً»، «لِيتواصل أحدنا مع الفريق الآخر»، «لنتابع الأمر الشهر القادم». يغادر الجميع وهم متفائلون. وبعد شهر لا يكون شيء قد حدث، لأنّ أحداً لم يكن متأكداً من أنّ المهمة مهمته.
الفكرة المحورية
قد يتعثّر النقاش المفيد حين تبقى المسؤولية ضمنية. حدِّد خطوة تالية بعينها، وتأكّد ممّن يتولّاها، واتفقوا على الطريقة التي سيعرف بها الآخرون ما إذا كانت قد أُنجزت.
خطوات عملية
- حدِّد النتيجة المرجوّة. قبل أن ينتهي النقاش، اذكر ما تريد المجموعة أن يتحقق بفضله: «نريد قائمة قصيرة بأدوات التهيئة الموصى بها للأعضاء الجدد». فالنتيجة المرجوّة تمنح الخطوة التالية غايتها.
- حدِّد الإجراء. حوِّل النتيجة إلى إجراء محدد: «إعداد مسودة قائمة من خمس أدوات مع جملة واحدة عن كل أداة». أما الإجراءات الغامضة، مثل «سنبحث الأمر»، فيسهل الاتفاق عليها ويصعب إنجازها.
- تأكّد من تحديد المسؤول. اسأل من سيتولّى الأمر، وانتظر حتى يقبله أحدهم صراحةً. لا تُسنِد المهمة إلى شخص لم يوافق عليها. ووجود مسؤول واحد أوضح من إسنادها إلى مجموعة، حتى لو ساعده آخرون.
- اتفقوا على الموعد. حدِّد تاريخاً واقعياً: «بحلول الخامس عشر». وتأكّد من أنّ المسؤول مرتاح له.
- حدِّدوا آلية المتابعة. اتفقوا على الطريقة التي ستعرف بها المجموعة ما إذا كانت الخطوة قد أُنجزت، كمنشور في الموضوع المتداول، أو إشارة في الاجتماع القادم، أو رسالة قصيرة إلى المضيف.
مثال تطبيقي
مثال افتراضي
الأشخاص والتفاصيل المذكورة مخترعة لتوضيح الأسلوب، ولا تعكس أي نتائج فعلية.
ينتهي لقاء سريع (huddle) في دائرة لمديري نجاح العملاء بالاتفاق على أنّ قالباً لمراجعات الأعمال الفصلية سيفيد الأعضاء. يسأل المضيف Leo: «إذن النتيجة المرجوّة هي قالب مشترك، والإجراء هو مسودة أولى. من يرغب في تولّي ذلك؟» تتطوّع Hana. يسألها Leo عمّا إذا كانت ثلاثة أسابيع مدة واقعية، فتوافق. ويتفقان على أن تنشر Hana المسودة في موضوع الدائرة حين تصبح جاهزة، وأن يشير Leo إليها في اللقاء السريع القادم. وبعد ثلاثة أسابيع تُنشر المسودة، ويبدأ الأعضاء في تكييفها.
أداة مساندة: بطاقة ملكية الإجراء
اطّلع على هذه البنود في نهاية أي نقاش تعاوني.
النتيجة المرجوّة: ما الذي نريد أن يتحقق بفضل هذا النقاش؟ ________
الإجراء: ما الخطوة المحددة التي ستقرّبنا منه؟ ________
المسؤول: من وافق على تولّيه؟ ________
الموعد: بحلول متى؟ ________
المتابعة: كيف سيعرف الآخرون أنه أُنجز؟ ________
عبارات يمكن استخدامها:
- «قبل أن ننتهي، ما الخطوة التالية الواحدة؟»
- «من يرغب في تولّي ذلك؟»
- «هل هذا الموعد واقعي بالنسبة إليك؟»
- «كيف سنعرف أنه اكتمل؟»
حدود ينبغي مراعاتها
- ينبغي أن تكون المسؤولية طوعية. لا تضغط على الناس لتولّي إجراءات، خصوصاً في المجتمعات التطوعية.
- إذا لم يتطوّع أحد، فهذه معلومة مفيدة. فقد لا تكون الخطوة أولوية، وقد تحتاج إلى تصغيرها.
- يمكن للمسؤول أن يطلب المساعدة. فتولّي خطوة ما لا يعني إنجازها وحده.
إجراء للعضو
اختم نقاشك التعاوني القادم بتحديد مسؤول واحد وخطوة تالية واحدة. ودوِّنهما في مكان يراه أعضاء المجموعة جميعاً.
سؤال للنقاش
ما فكرة جيدة طُرحت في نقاش جماعي ولم تتحقق قط، وما الذي كان ينقصها؟
