موقف القارئ
تصلك رسالة تزعجك أو تقلقك أو تجرحك، فتبدأ بكتابة الرد فورًا. تبدو العبارات معقولة وأنت تكتبها، لكن القارئ قد يلمس فيها انزعاجًا أو دفاعية أو قلقًا لم تقصد التعبير عنه، فيصبح الحوار أصعب مما كان ينبغي.
الفكرة المحورية
قد يؤثر انفعال غير واضح في صياغة رسالتك قبل أن تنتبه لذلك. حدِّد ما تشعر به وما تحتاج إليه قبل أن تختار كلماتك في أي تواصل مهني.
خطوات عملية
- لاحظ ردة فعلك. انتبه إلى العلامات التي تدل على أن الرسالة أثّرت فيك: تسارع نبضات القلب، أو الرغبة في الرد فورًا، أو إعادة قراءة الرسالة مرات عدة، أو تدريب نفسك على صيغة الرد. هذه إشارات إلى أن عليك التوقف قبل الإرسال.
- استخدم لغة دقيقة. سمِّ الشعور بأكبر قدر ممكن من التحديد، وبينك وبين نفسك. كلمة «منزعج» عامة، أما «محرَج لأن خطئي أُشير إليه أمام المجموعة» أو «قلق من أن يفوتني الموعد النهائي» فأكثر فائدة. الكلمات الدقيقة تساعدك على فهم ما يجري فعلًا.
- حدِّد حاجتك. اسأل نفسك عمّا تحتاج إليه من هذا التواصل. قد تكون حاجتك وضوحًا بشأن قرار، أو تقديرًا لعملك، أو مزيدًا من الوقت، أو حديثًا خاصًا بدل حديث علني. ينبغي أن يخدم ردك هذه الحاجة، لا أن يكتفي بتفريغ الشعور.
- اختر القناة. قرِّر هل الرسالة هي الوسيلة المناسبة للرد. قد تكون القضايا الحساسة أولى بمكالمة قصيرة أو برسالة خاصة بدل نقاش علني. وبعض الرسائل لا تحتاج إلى رد أصلًا.
- راجع الصياغة. أعد قراءة مسودتك كما سيقرؤها المتلقي. احذف السخرية والكلمات المشحونة وكل ما يردّ على نية متخيَّلة لا على ما قيل فعلًا. وتأكد من أن الرسالة تطلب ما تحتاج إليه.
مثال تطبيقي
مثال افتراضي
الأشخاص والتفاصيل في هذا المثال مختلقة لتوضيح الأسلوب، وهو لا يعرض أي نتائج.
يردّ زميل على منشور آما في الدائرة: «تمت تغطية هذا الموضوع الشهر الماضي». تبدأ آما بكتابة رد حاد عن استحالة علمها بذلك. ثم تتوقف وتسمّي شعورها: إحراج وإحساس طفيف بالتجاهل. وحاجتها أن تعرف هل ما زال لسؤالها قيمة. فتعدّل ردها: «شكرًا، فاتني ذلك النقاش. هل يمكنك مشاركة الرابط؟ ويهمني أيضًا أن أعرف هل تغيّر نهج أحدكم منذ ذلك الحين». فيرد عضوان بمستجدات.
أداة مساندة: قائمة التوقف قبل الإرسال
قبل إرسال رسالة كتبتها وأنت تحت تأثير انفعال قوي:
حدود ينبغي مراعاتها
- تسمية الشعور في داخلك لا تعني أنك مضطر إلى البوح به في رسالة مهنية.
- التوقف ليس تهرّبًا. بعض المواقف تتطلب ردًا سريعًا، فاجعل مدة التوقف متناسبة مع الموقف.
- إذا كانت الرسائل تتركك في ضيق بصورة متكررة، فقد يفيدك أن تتحدث مع شخص تثق به.
إجراء للأعضاء
اكتب ردك، وسمِّ الشعور في داخلك، ثم راجع الصياغة قبل الإرسال. احتفظ بالمسودة الأولى وقارنها بما أرسلته. غالبًا ما يكشف لك الفرق بينهما ما كان الشعور يفعله.
سؤال للنقاش
ما الذي يساعدك على تجنب إرسال رسالة قد تندم عليها لاحقًا؟
