ما الذي يجعل ملاحظات الزملاء مفيدة؟

موقف القارئ

تطلب من أحد زملائك ملاحظاته على خطة أو مسودة أو عرض تقديمي. فيقول لك إن العمل جيد، أو يعيد كتابته بالطريقة التي كان سيعمل بها هو. وفي الحالتين لا تستفيد شيئًا في تحسين العمل الذي تسعى إليه فعلًا.

الفكرة الأساسية

تكون ملاحظات الزملاء مفيدة حين تجيب عن سؤال محدد وتستند إلى ملاحظات ملموسة. اطلب النوع الذي تحتاج إليه من الملاحظات، وتأمّل المنطق الذي تقوم عليه، ثم قرر أي الاقتراحات يناسب هدفك.

خطوات عملية

1. الهدف. وضّح الغاية من العمل والجهة التي يوجَّه إليها. فمقترح يُقدَّم إلى مجلس إدارة حذر يحتاج إلى ملاحظات تختلف عن عرض يُقدَّم إلى مستثمر في شركة ناشئة. وإذا غاب الهدف، حكم المراجع على العمل وفق تصوره الخاص لما ينبغي أن يكون عليه.
2. نطاق الملاحظات المطلوبة. حدّد نوع الملاحظات التي تريدها وما لا تريده. فسؤال مثل «هل الحجة واضحة لشخص من خارج المجال المالي؟» طلب مركّز. وعبارة مثل «لا تهتم بالتنسيق، فهذه مسودة أولى» توفّر على المراجع وقته. وغالبًا ما ينتج النطاق الضيق تعليقات أنفع من سؤال «ما رأيك؟».
3. أمثلة يمكن ملاحظتها. اطلب من المراجعين أن يشيروا إلى مواضع محددة في العمل. فقولهم «ضِعتُ في القسم الثاني» أنفع من قولهم «العمل مربك». وعندما تقدّم أنت الملاحظات، صِف ما لاحظته ومكانه بدل إصدار حكم عام.
4. اقتراحات بنّاءة. شجّع على تقديم الاقتراحات، واشرح المنطق وراء اقتراحاتك حين تقدّمها. فعبارة «قد يفيد نقل التوصية إلى البداية، لأن القارئ المشغول قد لا يصل إلى النهاية» تتيح لصاحب العمل أن يقدّر مدى ملاءمة هذا المنطق.
5. حكم صاحب العمل. صاحب العمل هو من يقرر ما يستفيد منه. اشكر المراجعين، وتأمّل كل تعليق، وخذ بما يخدم هدفك. ولست مضطرًا إلى الدفاع عن كل خيار أو تبريره. وإذا كنت أنت من يقدّم الملاحظات، فتقبّل أن بعض اقتراحاتك لن يؤخذ بها.

مثال تطبيقي

مثال افتراضي

تُعدّ Ana عرضًا تقديميًا تقترح فيه عملية توظيف جديدة على فريق القيادة لديها. فتطلب من زميلها Ben ملاحظاته:

يرد Ben: «الشريحتان 3 و4 تشرحان العملية الجديدة جيدًا. أما في الشريحة 2 فلم يتضح لي لماذا تُعدّ العملية الحالية مشكلة. لو أضفتِ مثالًا واحدًا على تعيين لم ينجح، فقد يكون ذلك مقنعًا لجمهور متشكك».

تضيف Ana المثال وتؤجل الملاحظات المتعلقة بالتصميم. كما اقترح Ben إعادة ترتيب الشرائح، لكن Ana تقرر الإبقاء على ترتيبها لأنها تعرف أن فريق القيادة ينتظر أن يرى التكاليف أولًا. وتشكره على اقتراحه دون الحاجة إلى مناقشته.

حدود

• الملاحظات تتعلق بالعمل، لا بالشخص.
• لا تشارك عمل أحد مع جهات أوسع مما وافق عليه عند طلبه الملاحظات.
• ملاحظات الزميل وجهة نظر واحدة. وفي الأعمال عالية الأهمية، اطلب أكثر من رأي.

إجراء واحد يمكنك تجربته مع زميل مهني

في المرة القادمة التي تطلب فيها ملاحظات، اذكر الهدف وسؤالًا محددًا واحدًا تريد الإجابة عنه. ولاحظ كيف يتغير الرد.

سؤال للنقاش

ما أكثر ملاحظة مفيدة تلقيتَها، وكيف قدّمها لك صاحبها؟