Préparer un échange avec un expert

Situation du lecteur

Une personne expérimentée a accepté d'échanger avec vous. Vous disposez de 30 minutes. Sans préparation, il est facile de passer la moitié du temps à expliquer le contexte, de consacrer le reste à des questions qui s'éparpillent, puis de repartir sans savoir quelle suite donner.

Idée centrale

Un échange avec un expert est d'autant plus utile que vous arrivez avec une situation clairement exposée et des questions ciblées. Préparez le contexte, expliquez vos contraintes et distinguez ce que la personne a observé de ce qu'elle recommande. C'est une façon de respecter son temps et de rendre ses conseils plus faciles à exploiter.

Étapes pratiques

Présentez la situation en amont. Envoyez un court résumé avant l'échange, idéalement un ou deux jours à l'avance. Indiquez ce que vous cherchez à faire, la décision que vous avez à prendre, le contexte pertinent et ce que vous avez déjà essayé. Limitez-vous à une demi-page. Cette note permet à votre interlocuteur de réfléchir en amont, et à vous d'entrer directement dans le vif du sujet.

Rédiger cette note permet aussi de vérifier votre propre compréhension. Si vous n'arrivez pas à résumer la situation en une demi-page, l'échange risque de se consumer en explications de contexte. Écartez l'historique qui n'a pas d'incidence sur la décision, même s'il vous semble intéressant.

Choisissez trois questions. Retenez les trois questions qui comptent le plus et classez-les par ordre d'importance. Trois questions suffisent à remplir un échange court sans le précipiter. Les bonnes questions sont précises et ouvertes : « Que regarderiez-vous en premier pour départager ces options ? » apporte davantage que « L'option A est-elle meilleure ? ». Gardez d'autres questions en réserve au cas où il resterait du temps.

Posez en premier la question dont vous avez le plus besoin de la réponse. Une conversation prend souvent des directions inattendues : si la première question ouvre une discussion utile, mieux vaut la suivre que de dérouler la liste à la hâte.

Exposez vos contraintes. Dites à la personne ce que vous ne pouvez pas modifier : budget, échéances, taille de l'équipe, réglementation, engagements déjà pris. Un conseil qui ignore les contraintes réelles est difficile à appliquer. Si certains éléments ne peuvent pas être partagés, signalez l'existence d'un facteur confidentiel plutôt que de l'omettre sans rien dire. Votre interlocuteur saura ainsi que ses conseils devront peut-être être ajustés, et pourra les formuler en tenant compte de cette part d'incertitude.
Distinguez conseil et observation. Pendant l'échange, repérez si la personne décrit ce qu'elle a vu se produire ou ce qu'elle pense que vous devriez faire. Les deux sont utiles, mais n'ont pas le même poids. Vous pouvez poser la question directement : « Est-ce quelque chose que vous avez vu fonctionner, ou votre intuition sur notre situation ? » Notez les conditions dans lesquelles son expérience s'est déroulée, afin de juger dans quelle mesure elle s'applique à votre cas.
Confirmez ce que vous retenez. Dans les dernières minutes, résumez ce que vous avez entendu : « Donc, les deux points que je retiens sont… » La personne peut ainsi vous corriger. Si elle a proposé une ressource ou une mise en relation, confirmez-la. Ensuite, envoyez un bref message de remerciement, puis informez-la plus tard de votre décision. Ceux qui donnent des conseils savent rarement ce qu'il est advenu ensuite, et un retour est souvent le remerciement le plus apprécié. Il les rend aussi plus enclins à vous aider de nouveau.

Exemple détaillé

Exemple fictif

Jonah hésite entre constituer une équipe data en interne et faire appel à un prestataire externe. Il a rendez-vous avec Rita, qui a connu les deux approches.

Sa note de présentation

Nous sommes un distributeur de 120 personnes. Nous avons besoin d'un reporting régulier sur les ventes et les stocks, ainsi que d'analyses plus approfondies ponctuelles. Notre budget permet soit deux recrutements, soit un prestataire sous contrat de suivi, mais pas les deux. Nous avons essayé un freelance pendant six mois, avec des résultats mitigés. J'aimerais votre avis sur trois questions : (1) Qu'est-ce qui vous ferait choisir une approche plutôt que l'autre ? (2) Qu'est-ce qui se passe le plus souvent mal la première année ? (3) Que dois-je demander à un prestataire externe avant de signer ?

Pendant l'appel, Rita dit que les prestataires externes deviennent « généralement » coûteux au bout d'un an. Jonah lui demande si cela vient de sa propre expérience. Elle répond que cela s'est produit dans l'une des deux entreprises où elle a travaillé, et lui en explique la raison. Il note la condition : les coûts avaient augmenté parce que l'entreprise ajoutait sans cesse des demandes sans modifier le contrat. À la fin, il résume les deux principaux points de Rita et confirme qu'elle lui enverra la liste de questions qu'elle posait aux prestataires. Rita corrige un détail dans son résumé, et il met à jour ses notes avant la fin de l'appel.

Limites

Ne demandez pas plus de temps que ce qui a été convenu. Si le temps manque, demandez si vous pouvez envoyer une question complémentaire par écrit.
Ne divulguez pas de détails confidentiels sur votre employeur ou vos clients au-delà de ce que l'échange exige.
L'avis d'un expert n'est qu'un élément parmi d'autres. Vous restez responsable de la décision.
Un conseil professionnel rémunéré, par exemple juridique ou financier, doit venir d'un professionnel qualifié mandaté à cet effet.

Une action à essayer avec un pair

Avant votre prochain échange pour demander conseil, rédigez une note d'une demi-page et trois questions classées par ordre de priorité, puis envoyez-les à l'avance.

Piste de discussion

Quelle est la meilleure question qu'on vous ait posée lorsqu'on est venu vous demander conseil ?