מצב הקורא
אתם מנהלים מעגל, מארגנים אירועים או מנחים דיונים בקהילה, והגיע הזמן לפנות את המקום. מישהו הסכים לקחת את התפקיד. הרבה ממה שאתם עושים נמצא רק בראש שלכם: משימות חוזרות, התחייבויות פתוחות, אנשי קשר שימושיים וההסבר מאחורי דרך העבודה. בלי העברה ברורה, המתנדב החדש צריך לגלות הכול מחדש, והחברים מרגישים בפער.
הרעיון המרכזי
קל יותר להמשיך תפקיד התנדבותי כשהאדם הבא מבין את מטרתו, את האחריות הכרוכה בו ואת ההתחייבויות הנוכחיות. כדאי להכין מסמך העברה תמציתי ולהעביר את ההרשאות בהליכים המאושרים.
צעדים מעשיים
- תארו את מטרת התפקיד. התחילו בשאלה למה התפקיד קיים ומה הוא תורם לקהילה. המשפט "האחראי על קבלת הפנים דואג שחברים חדשים ימצאו שיחה ראשונה רלוונטית כבר בשבוע הראשון שלהם" מועיל יותר מרשימת משימות, כי הוא עוזר למתנדב החדש לקבל החלטות טובות כשמתעורר משהו בלתי צפוי. כללו מה למדתם על ביצוע טוב של התפקיד: מה חברים מעריכים, מה מקל על העבודה ואילו טעויות כדאי להימנע מהן.
- רשמו את המשימות החוזרות. כתבו אילו משימות כוללת העבודה ובאיזו תדירות: שבועית, חודשית, רבעונית או לפי הצורך. לכל משימה ציינו בערך כמה זמן היא לוקחת ואילו תבניות, הנחיות או כלים אתם משתמשים בהם. כך המתנדב החדש מקבל תמונה ריאלית של הזמן הנדרש וחוסך לעצמו בנייה של כלים מאפס. סמנו אילו משימות חיוניות ואילו אופציונליות. מתנדב חדש עשוי להעדיף להתחיל מהחיוניות ולהוסיף את השאר בהמשך.
- תעדו התחייבויות פתוחות. רשמו כל דבר שנמצא כרגע בתהליך או שהובטח: אירועים שכבר נקבעו, חברים שממתינים לתשובה, היכרויות שהצעתם, דיונים שהתחייבתם לחזור אליהם. ציינו מי מעורב, מה הובטח ועד מתי. התחייבויות פתוחות הן הדבר הכי קל לאבד בהעברה, והן אלה שמשפיעות על האמון של החברים. אם אפשר להשלים חלק מההתחייבויות לפני ההעברה, עשו זאת. לגבי אלה שלא, ספרו למעורבים מי ייקח אותן על עצמו.
- העבירו הרשאות מאושרות. דאגו שהמתנדב החדש יקבל את ההרשאות שהוא צריך, כמו הרשאות מארח או מנחה, מסמכים משותפים או חשבונות של הקהילה, דרך ההליך המאושר של הקהילה. בדרך כלל זה אומר לבקש מבעל הקהילה או ממנהל המערכת להעניק אותן, ולא לשתף את פרטי ההתחברות שלכם. בסיום ההעברה בקשו להסיר או לצמצם את ההרשאות שלכם אם אינכם זקוקים להן עוד. אל תעבירו מידע אישי על חברים, כמו הודעות פרטיות או פרטי קשר, אלא אם התפקיד דורש זאת ומדיניות הקהילה מאפשרת זאת.
- ארגנו היכרות ושיחת מעקב. הציגו את המתנדב החדש לאנשים שיעבוד איתם הכי הרבה, כמו מארחים שותפים, בעל הקהילה ומשתתפים קבועים. גם הודעה קצרה לחברים על השינוי עוזרת. אחר כך קבעו שיחת מעקב, אולי כעבור כמה שבועות, שבה המתנדב החדש יוכל לשאול שאלות. הבהירו שאתם זמינים לתקופה מוגבלת לאחר מכן, וציינו לכמה זמן.
דוגמה מעובדת
דוגמה פיקטיבית
האנשים והפרטים מומצאים כדי להמחיש גישה. הדוגמה אינה מדווחת על תוצאות.
תומאס מנהל כבר 18 חודשים מעגל למנהלי כספים בארגונים ללא כוונת רווח. הוא פורש בגלל תפקיד חדש, ואשה הסכימה להחליף אותו.
תומאס כותב מסמך העברה של עמוד אחד. הוא מתאר את מטרת התפקיד: לתת למנהלי כספים בארגונים קטנים מקום להשוות גישות מעשיות. הוא מפרט את המשימות החוזרות: פרסום שאלה לדיון אחת לשבועיים (בערך 30 דקות), קבלת פנים לחברים חדשים (בערך 15 דקות בשבוע) והנחיית האדל רבעוני (בערך שעתיים כולל הכנה). את ההאדל הרבעוני הוא מסמן כאופציונלי בשלושת החודשים הראשונים.
הוא מתעד התחייבויות פתוחות: האדל שנקבע לחודש הבא עם חבר אורח, שני חברים חדשים שממתינים להודעות קבלת פנים והבטחה לשתף תבנית תקציב. את הודעות קבלת הפנים הוא משלים בעצמו לפני ההעברה.
הוא מבקש מבעל הקהילה להעניק לאשה הרשאות מארחת ולהסיר את שלו כעבור שבועיים. הוא מפרסם במעגל הודעה קצרה שמציגה את אשה ומודה לחברים. הוא ואשה קובעים שיחה של 20 דקות כעבור חודש. בשיחה אשה שואלת שתי שאלות על מתכונת ההאדל, ותומאס מאשר שימשיך לענות על שאלות מדי פעם עוד חודש.
כלי נלווה: רשימת תיוג להעברת תפקיד התנדבותי
תפקיד: ________
מטרה: ________
מה למדתי על ביצוע טוב של התפקיד: ________
משימות חוזרות
| משימה | באיזו תדירות | זמן | כלים או תבניות | חיונית? |
|---|---|---|---|---|
| ☐ | ||||
| ☐ |
התחייבויות פתוחות
| התחייבות | מי מעורב | מועד | סטטוס |
|---|---|---|---|
הרשאות ☐ הוגשה בקשה להרשאות למתנדב החדש דרך ההליך המאושר ☐ ההרשאות שלי יוסרו או יצומצמו בתאריך: ________
היכרויות: ________
תאריך שיחת מעקב: ________
אני זמין/ה לשאלות עד: ________
גבולות
- לעולם אל תשתפו סיסמאות או פרטי התחברות. העבירו הרשאות דרך ההליך המאושר של הקהילה.
- אל תעבירו מידע פרטי על חברים מעבר למה שהתפקיד דורש.
- היכן שאפשר, תנו הודעה מוקדמת מספקת כדי לקיים העברה מסודרת. אם אתם נאלצים לפרוש בפתאומיות, העברה קצרה עדיפה על העדר העברה.
פעולה לחברים
הכינו מסמך העברה של עמוד אחד לאחריות אחת שאתם מחזיקים בקהילה. שתפו אותו גם עם בעל הקהילה, כדי שהידע לא יישמר אצל אדם אחד בלבד.
שאלה לדיון
מה הדבר המועיל ביותר שמישהו אמר לכם כשקיבלתם ממנו תפקיד?
