מצב הקוראים
מעגל או קבוצה בקהילה מגיעים להסכמה: כלל חדש לפרסום תכנים, שינוי במתכונת של אירוע, החלטה בנוגע לפרויקט משותף. כעבור שבועות, חברים שלא היו שם שואלים מה הוחלט, ומי שהיו שם זוכרים את זה אחרת. בלי תיעוד, ההחלטות מיטשטשות.
הרעיון המרכזי
תיעוד החלטה תמציתי עוזר למשתתפים להבין מה סוכם ומדוע. כדאי לתעד את ההקשר הרלוונטי, את החששות שנותרו ואת מועד הבחינה מחדש, בלי להפוך את התיעוד לתמליל של כל דברי המשתתפים.
צעדים מעשיים
- נסחו את ההחלטה. כתבו מה הוחלט בעזרת משפט או שניים ברורים. 2. סכמו את הנימוקים. הסבירו בקצרה מדוע הקבוצה החליטה כך. 3. תעדו חששות מהותיים. ציינו חששות משמעותיים שעלו בדיון. 4. אשרו אחריות. רשמו מי יעשה מה בעקבות ההחלטה. 5. קבעו מועד לבחינה מחדש. סכמו מתי תיבחן ההחלטה שוב.
דוגמה מעובדת
דוגמה בדיונית
האנשים והפרטים מומצאים כדי להמחיש גישה. הדוגמה אינה מדווחת על תוצאות.
לאחר דיון, מארחי מעגל למעצבי מוצר מסכמים לחייב שבקשות לסקירת תיק עבודות יכללו שאלה מסוימת. המארחת, איסלה, כותבת הודעת החלטה קצרה. היא מנסחת את ההחלטה, מסכמת את הסיבה (בקשות ללא שאלה זכו לתגובות מועילות מעטות) ומתעדת חשש אחד: חברים חדשים יותר עלולים למצוא את הדרישה מרתיעה. היא מציינת שהמארח המשותף יעדכן את הנחיות המעגל ושהם יבחנו את השינוי בעוד שלושה חודשים. היא מפרסמת את ההודעה ומזמינה לתקן אי-דיוקים עובדתיים. חבר אחד מציין שהתאריך שגוי, ואיסלה מתקנת אותו.
כלי נלווה: הודעת החלטה בקהילה
הודעת החלטה
תאריך: ________
קבוצה: ________
מי השתתפו: ________
ההחלטה: ________
נימוקים: ________
חששות שעלו: ________
איך התייחסו אליהם, אם בכלל: ________
אחריות
| פעולה | אחראי/ת | עד מתי |
|---|---|---|
מועד לבחינה מחדש: ________
לפני השיתוף
גבולות
- הודעת החלטה מתעדת את מה שסוכם. זה לא המקום לפתוח את הדיון מחדש.
- תעדו חששות במדויק, גם אם אתם לא מסכימים איתם.
- שמרו את הודעות ההחלטה במקום שחברים יכולים למצוא, ופעלו לפי מדיניות הקהילה בנוגע לתיעוד.
פעולה לחברים
כתבו תיעוד קצר של ההחלטה אחרי ההסכמה הקבוצתית הבאה שלכם, והזמינו תיקונים עובדתיים. פרסמו אותו בתוך יום, כל עוד כולם עדיין זוכרים את הדיון.
שאלה לדיון
איך הקהילה שלכם עוקבת אחרי מה שהוחלט?
