מצב הקורא
אתם רוצים לאסוף כמה חברים ולקיים שיחה חיה וקצרה. עשרים דקות הן לא הרבה זמן. בלי תכנון, הזמן הולך על היכרות ועל רקע, והשיחה מסתיימת בדיוק כשהיא מתחילה להיות מועילה.
הרעיון המרכזי
האדל קצר דורש מטרה צרה והנחיה פעילה כדי לנצל היטב את זמנם של המשתתפים. סדר יום של 20 דקות מאפשר פתיחה, חילופי דברים ממוקדים, סיכום והסכמה על הצעדים הבאים.
צעדים מעשיים
- מטרה והזמנה. החליטו על שאלה אחת שההאדל יעסוק בה. האדל עובד הכי טוב כשהשאלה צרה: "איך כדאי לנהל את שבוע ההכשרה הראשון של עובדים חדשים שעובדים מרחוק?" ולא "בואו נדבר על קליטת עובדים". כתבו את השאלה בהזמנה, כדי שאנשים יוכלו להחליט אם להצטרף ויגיעו מוכנים.
- הזמינו את האנשים שיכולים לתרום הכי הרבה, והשאירו את הקבוצה קטנה. ארבעה עד שישה משתתפים מאפשרים לכולם לדבר במסגרת 20 דקות. הוסיפו הערה קצרה על מה שתבקשו מהמשתתפים, למשל: "בואו עם דוגמה אחת מהניסיון שלכם."
- בחרו זמן שמתאים לאנשים שהכי חשוב לכם שיגיעו, וציינו בבירור את אזור הזמן. אם אפשר, שלחו את ההזמנה כמה ימים מראש, כדי שאנשים יוכלו לתכנן את זמנם.
- פתיחה של 2 דקות. התחילו בזמן. חזרו על השאלה, הסבירו איך יתנהלו 20 הדקות ואשרו מה המשתתפים אמורים לצאת איתו. דלגו על היכרויות ארוכות, שבהאדל קצר יכולות לקחת חצי מהזמן. אם המשתתפים לא מכירים זה את זה, בקשו שם ותפקיד במשפט אחד לכל אחד, או שתפו אותם בכתב לפני ההאדל.
- חילופי דברים של 12 דקות. זהו לב ההאדל. הזמינו כל משתתף לשתף בקצרה בדוגמה או בעמדה שלו, ואז פתחו את הדיון. כמנחים, התפקיד שלכם הוא:
- לשמור על השיחה סביב השאלה.
- להזמין אנשים שעדיין לא דיברו.
- לשאול שאלות המשך שמוציאות פרטים ספציפיים: "מה גרם לזה לעבוד?"
- לעבור הלאה בעדינות כשנקודה אחת נמשכת יותר מדי.
- לעקוב אחרי הזמן ולסמן כשנותרו כמה דקות.
- אם עולה מחלוקת, אל תמהרו ליישב אותה. שאלו כל אחד בקצרה מה עומד מאחורי עמדתו. בהאדל קצר, הבנה של הסיבות להבדלי הגישות מועילה לעיתים קרובות יותר מהגעה להסכמה.
- סיכום של 4 דקות. סכמו את מה ששמעתם: הנקודות העיקריות, היכן הייתה הסכמה והיכן הדעות נבדלו. בקשו מהמשתתפים לתקן או להוסיף לסיכום שלכם. סיכום טוב עוזר לכולם לצאת עם אותה הבנה. שמרו אותו קצר: שלוש נקודות הן בדרך כלל די והותר. אם אינכם בטוחים שהבנתם נכון משהו, שאלו את מי שהעלה אותו.
- סגירה של 2 דקות. אשרו את הצעדים הבאים. הם יכולים לכלול משימות אישיות, המשך דיון או סיכום כתוב לאחרים שלא יכלו להגיע. קבעו מי אחראי לכל צעד, כדי שלא יישאר דבר בגדר הנחה. הודו למשתתפים וסיימו בזמן. סיום בזמן בונה אמון, ואנשים נוטים יותר להצטרף להאדל הבא.
- הסכמה לפני הקלטה. אם אתם רוצים להקליט את ההאדל או לשתף סיכומים מעבר למשתתפים, שאלו לפני שמתחילים, ותנו לאנשים בחירה אמיתית. ספרו מי יראה את ההקלטה או את הסיכום ולכמה זמן הם יישמרו. אם מישהו אינו מרגיש בנוח, אל תקליטו. סיכום כתוב שהמשתתפים עברו עליו הוא לעיתים קרובות חלופה טובה.
דוגמה מעשית
דוגמה בדיונית
Malik מארח האדל לחמישה חברים במעגל של מנהלי צוותים. ההזמנה שלו שואלת: "איך מתמודדים עם חבר צוות שמאחר באופן קבוע במסירת עבודה, בלי לפגוע ביחסים? בואו עם דוגמה אחת."
בתחילת ההאדל הוא שואל אם מישהו מתנגד להקלטה. משתתפת אחת מתנגדת, ולכן הוא רושם הערות במקום. הוא חוזר על השאלה, מסביר את התכנית ועובר ישר לדיון. כל אחד משתף בדוגמה בפחות משתי דקות. בדיון, שני משתתפים חלוקים בשאלה אם כדאי להעלות את הנושא קודם בכתב. Malik מבקש מכל אחד להסביר מדוע. בסיכום הוא מציין שכולם הסכימו שיש להעלות את הנושא מוקדם ובפרטיות, ואילו הדעות נחלקו לגבי הפורמט. בסגירה הוא מציע לפרסם במעגל סיכום כתוב ללא שמות, ובודק שהמשתתפים מסכימים לכך. ההאדל מסתיים אחרי 20 דקות. לאחר מכן Malik שולח למשתתפים את טיוטת הסיכום לפני הפרסום. אחת מהן מבקשת שיסיר פרט על גודל הצוות שלה, והוא עושה זאת.
גבולות
- שמרו דוגמאות אישיות וסודיות בתוך ההאדל, אלא אם המשתתפים הסכימו אחרת.
- אל תאריכו את ההאדל בלי לשאול. אם אנשים רוצים עוד זמן, קבעו מפגש נוסף.
- האדל הוא שיחה בין עמיתים, ולא הדרכה רשמית או ייעוץ מקצועי.
פעולה אחת לנסות עם עמית מקצועי
תכננו האדל של 20 דקות סביב שאלה צרה אחת לפי סדר היום שלמעלה, והזמינו ארבעה עמיתים שמתמודדים עם אותה שאלה.
שאלה לדיון
מהי הפגישה הקצרה ביותר שהשתתפתם בה והייתה מועילה באמת, ומה גרם לה לעבוד?
