התרחיש
הצעת במעגל או בישיבה גישה מסוימת: תהליך, המלצה, דרך להתמודד עם בעיה נפוצה. מישהו מגיב: “אצלנו זה לא עבד”. מפתה לדחות את היוצא מן הכלל, או לזנוח את הרעיון כולו. אף אחת מהתגובות האלה אינה מנצלת את מה שהחריג יכול ללמד, ושתיהן עלולות להרתיע אחרים מלשתף בניסיון שלהם.
הרעיון המרכזי
יוצא מן הכלל יכול לחשוף היכן גישה זקוקה לסייגים. כדאי להזמין דוגמה נגדית, לבחון מדוע היא שונה ולחדד את התנאים שבהם הרעיון המקורי שימושי.
צעדים מעשיים
- ניסוח הרעיון. כדאי לתאר את הגישה בבהירות, כולל מה היא נועדה להשיג. “עדכונים כתובים שבועיים מפחיתים את הצורך בישיבות סטטוס” ברור יותר מאשר “עדכונים כתובים טובים יותר”. ניסוח ברור מקל על אחרים לזהות היכן הרעיון עלול לא להחזיק מים. כדאי לציין גם את ההקשר שבו בדקת אותו: “זה עבד בצוות שלי, שמונה אנשים שעובדים על שני פרויקטים.”
- הזמנת יוצא מן הכלל. כדאי לשאול ישירות באילו מצבים הגישה עלולה להיכשל: “מתי זה כנראה לא יעבוד?” או “האם מישהו ניסה משהו דומה שלא הצליח?” בקשה לדוגמאות נגדיות משדרת שאכפת לך לשפר את הרעיון ולא להגן עליו, והיא מקלה על אחרים לשתף. אם אף אחד לא מציע דוגמה נגדית, זה מידע שימושי, אבל אין זו הוכחה. אפשר גם לפנות לעמית באופן פרטי, כי יש אנשים שמהססים לסתור רעיון בפומבי.
- השוואת הקשרים. כשמישהו מציע דוגמה נגדית, כדאי לבדוק במה המצב שלו היה שונה משלך. שאלו על גודל הצוות, סוג העבודה, התרבות הארגונית, ההנהגה, התזמון, המשאבים ודרך היישום של הגישה. לעיתים קרובות ההבדל הזה מסביר מדוע התוצאות נבדלו, ורק לעיתים נדירות הסיבה היא שמישהו פשוט יישם את הגישה לא נכון. כדאי לשאול מתוך סקרנות ולא מתוך חיפוש פגם בניסיון שלו. “במה המצב בצוות שלך היה שונה?” מזמינה תשובה מלאה יותר מאשר “האם יישמת את זה כמו שצריך?”
- חידוד הטענה. בעזרת מה שלמדת כדאי לדייק את הרעיון. יש להוסיף את התנאים שבהם הוא עובד ואת אלה שבהם הוא לא עובד: “עדכונים כתובים שבועיים מפחיתים את הצורך בישיבות סטטוס בצוותים קטנים שכבר כותבים באופן קבוע. הם פחות יעילים כשהעבודה משתנה מדי יום או כשחברי הצוות כמעט לא קוראים עדכונים.” טענה מחודדת שימושית יותר לאחרים, כי הם יכולים לשפוט אם היא מתאימה למצב שלהם.
- זיהוי המגבלות שנותרו. כדאי לציין מה עדיין לא ידוע. אולי לא ראית את הגישה נבחנת בארגונים גדולים או לאורך זמן רב. כנות לגבי המגבלות שנותרו עוזרת לאחרים להשתמש ברעיון באופן הולם, ומזמינה דוגמאות נוספות. עם הזמן, רעיון שנבחן לעומק שווה לקהילה יותר מטענה בטוחה שלא נבדקה.
דוגמה מעובדת
דוגמה בדיונית
האנשים והפרטים מומצאים, ונועדו להמחיש גישה. אין כאן דיווח על תוצאות.
במעגל של מנהלי הנדסה, Ruth משתפת גישה: החלפת ישיבות ה-stand-up היומיות בעדכון כתוב בערוץ משותף. לדבריה, זה חסך לצוות שלה כשעתיים בשבוע.
היא שואלת: “מתי זה כנראה לא יעבוד?” Daniel עונה שהצוות שלו ניסה את זה והפסיק אחרי חודש, כי בעיות שבעבר עלו בישיבות ה-stand-up נשארו בלי תשומת לב.
Ruth שואלת במה הצוות שלו היה שונה. Daniel מסביר שהצוות שלו עובד על מערכות עם תקלות דחופות תכופות, ושכמה מחבריו חדשים ופחות בטוחים בעצמם בהעלאת בעיות בכתב. הצוות של Ruth ותיק ועובד על פרויקטים ארוכי טווח.
Ruth מחדדת את הטענה שלה: “עדכונים כתובים יכולים להחליף ישיבות stand-up בצוותים ותיקים שעובדים על משימות ארוכות טווח. צוותים שמטפלים בתקלות דחופות תכופות, או שיש בהם הרבה חברים חדשים, עשויים להזדקק גם לבדיקה חיה וקצרה.” היא מציינת מגבלה שנותרה: היא לא ראתה את הגישה נבחנת בצוותים גדולים מעשרה אנשים. שני חברים נוספים משתפים בניסיון שלהם, אחד מהם מצוות של 25 איש, והגרסה המחודדת הופכת לאחד הדיונים השימושיים ביותר במעגל באותו חודש.
כלי נלווה: כרטיס לדיון בדוגמה נגדית
אפשר להיעזר בשאלות האלה כששותפים גישה או דנים בה.
ניסוח הרעיון
- “הגישה היא , והיא נועדה להשיג .”
- “ראיתי שזה עובד ב-________ (הקשר).”
הזמנת יוצא מן הכלל
- “מתי זה כנראה לא יעבוד?”
- “האם מישהו ניסה משהו דומה שלא הצליח?”
השוואת הקשרים
- “במה המצב שלך היה שונה?”
- “איך זה יושם אצלך?”
חידוד
- “נראה שזה עובד כש-, ופחות טוב כש- .”
מגבלות שנותרו
- “מה שעדיין לא ידוע לי הוא ________.”
גבולות
- דוגמה נגדית אחת לא בהכרח מפריכה רעיון. היא מראה היכן כדאי להתבונן מקרוב יותר.
- כדאי להודות לאנשים ששותפים דוגמאות נגדיות. נדרש קצת אומץ כדי לסתור רעיון בפומבי.
- אין לשתף פרטים על כישלון של ארגון אחר ללא רשותו.
צעד לחבר/ה
כדאי לשאול עמית מתי הגישה שהצעת כנראה לא תעבוד. יש להקשיב לתשובה לפני שמסבירים מדוע הגישה בכל זאת אמורה לעבוד.
שאלה לדיון
באיזו גישה את/ה משתמש/ת שעובדת היטב בהקשר שלך, אך עלולה להיכשל בהקשר אחר?
