Okuyucunun durumu
Birkaç üyeyi kısa bir canlı sohbet için bir araya getirmek istiyorsunuz. Yirmi dakika uzun bir süre değil. Plan yapılmazsa zaman tanışmalara ve arka plan anlatımlarına gider, sohbet de tam faydalı hale geldiği anda sona erer.
Temel fikir
Kısa bir huddle'ın katılımcıların zamanını verimli kullanabilmesi için dar kapsamlı bir amaca ve aktif bir kolaylaştırmaya ihtiyacı vardır. 20 dakikalık bir gündem; açılış, odaklı fikir alışverişi, özet ve üzerinde uzlaşılan sonraki adımlar için alan yaratır.
Uygulama adımları
- Amaç ve davet. Huddle'ın ele alacağı tek bir soruyu belirleyin. Huddle, soru dar kapsamlı olduğunda en iyi sonucu verir: "Uzaktan çalışan yeni ekip arkadaşlarının işe alım sürecindeki ilk haftasını nasıl yönetmeliyiz?" gibi. "Gelin işe alım sürecini konuşalım" gibi geniş bir ifade ise işe yaramaz. Soruyu davetin içine yazın; böylece insanlar katılıp katılmayacaklarına karar verebilir ve hazırlıklı gelebilir.
- En çok katkı sunabilecek kişileri davet edin ve grubu küçük tutun. Dört ila altı kişi, 20 dakika içinde herkesin söz almasına imkân tanır. Katılımcılardan ne beklediğinizi anlatan kısa bir not ekleyin; örneğin: "Kendi deneyiminizden bir örnekle gelin."
- En çok ihtiyaç duyduğunuz kişilere uygun bir saat seçin ve saat dilimini açıkça belirtin. Mümkünse daveti birkaç gün önceden gönderin ki insanlar programlarını buna göre yapabilsin.
- 2 dakikalık açılış. Zamanında başlayın. Soruyu yeniden ifade edin, 20 dakikanın nasıl ilerleyeceğini anlatın ve katılımcıların huddle'dan neyle ayrılacağını netleştirin. Kısa bir huddle'da sürenin yarısını alabilen uzun tanışmaları atlayın. İnsanlar birbirini tanımıyorsa herkesten ad ve rolünü tek cümleyle söylemesini isteyin ya da bunları huddle'dan önce yazılı olarak paylaşın.
- 12 dakikalık fikir alışverişi. Huddle'ın çekirdeği burasıdır. Her katılımcıdan örneğini veya görüşünü kısaca paylaşmasını isteyin, ardından tartışmayı açın. Kolaylaştırıcı olarak göreviniz şunlardır:
- Sohbeti soruya odaklı tutmak.
- Henüz konuşmamış kişileri sohbete davet etmek.
- Somut ayrıntıları ortaya çıkaran takip soruları sormak: "Bunu işe yarar kılan neydi?"
- Bir konu çok uzadığında nazikçe bir sonrakine geçmek.
- Zamanı izlemek ve birkaç dakika kaldığında bunu belirtmek.
- Bir görüş ayrılığı ortaya çıkarsa hemen çözmeye çalışmayın. Her kişiden görüşünün arkasında ne olduğunu kısaca anlatmasını isteyin. Kısa bir huddle'da insanların neden farklı düşündüğünü anlamak, çoğu zaman uzlaşmaya varmaktan daha faydalıdır.
- 4 dakikalık özet. Duyduklarınızı özetleyin: ana noktalar, insanların hangi konularda hemfikir olduğu ve görüşlerin nerede ayrıldığı. Katılımcılardan özetinizi düzeltmelerini veya eklemeler yapmalarını isteyin. İyi bir özet, herkesin aynı anlayışla ayrılmasına yardımcı olur. Kısa tutun: genellikle üç madde yeterlidir. Bir noktayı doğru aktarıp aktarmadığınızdan emin değilseniz, onu dile getiren kişiye sorun.
- 2 dakikalık kapanış. Sonraki adımları netleştirin. Bunlar bireysel eylemler, bir takip görüşmesi ya da katılamayan kişiler için yazılı bir özet olabilir. Her adımı kimin üstleneceğini teyit edin; böylece hiçbir şey varsayıma bırakılmaz. Katılımcılara teşekkür edin ve zamanında bitirin. Zamanında bitirmek güven oluşturur ve insanların bir sonraki huddle'a katılma ihtimalini artırır.
- Kayıttan önce onay. Huddle'ı kaydetmek veya notları katılımcıların dışında paylaşmak istiyorsanız, başlamadan önce sorun ve insanlara gerçek bir tercih hakkı tanıyın. Kaydı veya notları kimlerin göreceğini ve ne kadar süre saklanacağını belirtin. Biri rahatsız olursa kayıt yapmayın. Katılımcıların gözden geçirdiği yazılı bir özet çoğu zaman iyi bir alternatiftir.
Uygulamalı örnek
Kurgusal örnek
Malik, yöneticilere yönelik bir çevrenin beş üyesi için bir huddle düzenliyor. Davetinde şu soruyu soruyor: "İşlerini sürekli geciktiren bir ekip arkadaşıyla ilişkiyi zedelemeden nasıl ilgilenirsiniz? Bir örnekle gelin."
Başlangıçta kayda itiraz eden olup olmadığını soruyor. Bir katılımcı itiraz ediyor, bunun üzerine Malik kayıt yerine not alıyor. Soruyu yeniden ifade ediyor, planı anlatıyor ve doğrudan fikir alışverişine geçiyor. Her kişi örneğini iki dakikadan kısa sürede paylaşıyor. Tartışmada iki katılımcı, konunun önce yazılı olarak mı dile getirilmesi gerektiği konusunda ayrışıyor. Malik her ikisinden de nedenini açıklamasını istiyor. Özet bölümünde, herkesin konunun erken ve özel olarak gündeme getirilmesi konusunda hemfikir olduğunu, yöntem konusunda ise görüşlerin ayrıldığını belirtiyor. Kapanışta, çevreye isimsiz bir yazılı özet paylaşmayı öneriyor ve katılımcıların buna onay verdiğinden emin oluyor. Huddle 20. dakikada bitiyor. Sonrasında Malik, özet taslağını paylaşmadan önce katılımcılarla gözden geçiriyor. Biri, ekibinin büyüklüğüne dair bir ayrıntının çıkarılmasını istiyor ve Malik bunu yapıyor.
Sınırlar
- Kişisel ve gizli örnekleri, katılımcılar aksini kabul etmedikçe huddle'ın içinde tutun.
- Sormadan huddle'ı uzatmayın. İnsanlar daha fazla zaman istiyorsa başka bir oturum planlayın.
- Huddle, resmî bir eğitim veya profesyonel danışmanlık değil, akranlar arası bir sohbettir.
Bir meslektaşınızla deneyebileceğiniz bir eylem
Yukarıdaki gündemi kullanarak tek bir dar kapsamlı soru üzerine 20 dakikalık bir huddle planlayın ve aynı soruyla karşılaşan dört meslektaşınızı davet edin.
Tartışma sorusu
Katıldığınız en kısa ve gerçekten faydalı toplantı hangisiydi, onu işe yarar kılan neydi?
