Okurun durumu
Bir mesaj sizi rahatsız ediyor, endişelendiriyor ya da canınızı yakıyor. Hemen yanıt yazmaya başlıyorsunuz. Yazarken kelimeler makul görünüyor, ancak karşı taraf, aktarmak istemediğiniz bir öfkeyi, savunmacılığı ya da kaygıyı hissedebilir ve yazışma gereğinden daha zor bir hâle gelir.
Temel fikir
Net olmayan bir duygusal tepki, siz fark etmeden mesajınızın tonunu belirleyebilir. Profesyonel bir yazışma için kelimelerinizi seçmeden önce ne hissettiğinizi ve neye ihtiyaç duyduğunuzu belirleyin.
Uygulamalı adımlar
- Tepkinizi fark edin. Bir mesajın sizi etkilediğini gösteren işaretlere dikkat edin: hızlanan bir kalp atışı, hemen yanıt verme isteği, mesajı defalarca yeniden okumak ya da cevabı zihninizde prova etmek. Bunlar göndermeden önce durmanız gerektiğinin işaretleridir.
- Kesin bir dil kullanın. Hissettiğinizi, kendi içinizde, olabildiğince net biçimde adlandırın. “Üzgünüm” geniş bir ifadedir. “Hatamın grubun önünde dile getirilmesinden dolayı utanıyorum” ya da “son teslim tarihini kaçıracağım diye kaygılıyım” çok daha işe yarar. Kesin sözcükler, gerçekte neler olduğunu anlamanıza yardımcı olur.
- İhtiyacınızı belirleyin. Bu yazışmadan neye ihtiyaç duyduğunuzu sorun. Bir karar hakkında netlik, emeğinizin takdir edilmesi, daha fazla zaman ya da herkese açık değil birebir bir konuşma olabilir. Yanıtınız yalnızca duyguyu boşaltmaya değil, bu ihtiyaca hizmet etmelidir.
- Kanalı seçin. Bu mesajın doğru yanıt yolu olup olmadığına karar verin. Hassas bir konu, herkese açık bir konuşma yerine kısa bir görüşmeyle ya da özel bir mesajla daha iyi ele alınabilir. Bazı mesajlara hiç yanıt vermek gerekmez.
- Ifadeleri gözden geçirin. Taslağınızı alıcının gözüyle yeniden okuyun. İroniyi, yüklü sözcükleri ve gerçekte söylenene değil, hayalinizdeki niyete verilen tepkileri çıkarın. Mesajın ihtiyacınız olanı talep ettiğinden emin olun.
Uygulamalı örnek
Kurgusal örnek
Kişiler ve ayrıntılar bir yaklaşımı göstermek için uydurulmuştur. Herhangi bir sonuç bildirmez.
Bir meslektaşı, Ama’nın çevre gönderisine şöyle yanıt veriyor: “Bu konu geçen ay ele alınmıştı.” Ama, bunu bilemeyeceğini anlatan sert bir yanıt yazmaya başlıyor. Sonra duruyor ve duyguyu adlandırıyor: utanmış ve biraz da hiçe sayılmış hissediyor. İhtiyacı, sorusunun hâlâ bir değeri olup olmadığını öğrenmek. Yanıtını şöyle düzeltiyor: “Teşekkürler, o konuyu kaçırmışım. Bağlantıyı paylaşabilir misiniz? O günden bu yana yaklaşımı değişen biri olup olmadığını da merak ediyorum.” İki üye güncel bilgilerle yanıt veriyor.
Yardımcı araç: Mesaj öncesi duraklama kontrol listesi
Güçlü bir tepki hissederken yazdığınız bir mesajı göndermeden önce:
Sınırlar
- Bir duyguyu kendi içinizde adlandırmak, onu profesyonel bir mesajda paylaşmanız gerektiği anlamına gelmez.
- Durmak, kaçınmak demek değildir. Bazı durumlar hızlı yanıt gerektirir; bu yüzden beklemeyi ölçülü tutun.
- Mesajlar sizi düzenli olarak sıkıntıya sokuyorsa, güvendiğiniz biriyle konuşmak yardımcı olabilir.
Üye eylemi
Yanıtınızın taslağını yazın, duyguyu kendi içinizde adlandırın ve göndermeden önce gözden geçirin. İlk taslağı saklayın ve gönderdiğinizle karşılaştırın. Aradaki fark, duygunun neyi etkilediğini çoğu zaman gösterir.
Tartışma sorusu
Daha sonra pişman olacağınız bir mesajı göndermemenize ne yardımcı olur?
