قلّل عدد الأمور التي تَعِد بإنجازها في وقت واحد

وضع القارئ

أنت تعمل على عدة أمور في وقت واحد: دائرة تستضيفها، ووثيقة وعدت بمراجعتها، ومقال تكتبه، ومشروع تنجزه لزميل. كان كل التزام منها معقولًا في حد ذاته. لكنها معًا تجعل كل شيء يسير ببطء، ولا ينال أيٌّ منها أفضل ما لديك.

الفكرة الأساسية

قد يصعّب تعدد الالتزامات المتزامنة تسليم الأعمال في مواعيدها وبجودة يُعتمد عليها. راجع التزاماتك غير المكتملة، وقلّصها أو أعد التفاوض بشأنها قبل أن تقبل التزامات جديدة.

خطوات عملية

1. أحصِ التزاماتك. دوّن كل التزام قطعته على نفسك ولم تنجزه بعد، بما في ذلك الصغير منها، مثل «سأرسل لك ذلك الرابط». كثيرًا ما يكشف جمعها في مكان واحد أكثر مما كنت تتوقع. راجع رسائلك وملاحظاتك وتقويمك بحثًا عن وعود ربما نسيتها.
2. ميّز بين النشط والمؤجل. حدّد الالتزامات التي تعمل عليها فعلًا وتلك التي تنتظر. فالالتزامات المؤجلة تشغل حيّزًا من ذهنك أيضًا، لأنك تعلم أنها قائمة.
3. قدّر طاقتك. قدّر الوقت الذي يحتاجه كل التزام نشط وقارنه بالوقت المتاح لديك فعلًا. كن واقعيًا في حساب عملك الأساسي ومسؤولياتك الأخرى. فمعظم الناس يقلّلون من تقدير الوقت الذي تستغرقه المهام الصغيرة عندما تتجمع.
4. أعد التفاوض. إذا تعذّر عليك الوفاء ببعض الالتزامات كما خُطط لها، فتحدث إلى المعنيين. يمكنكما الاتفاق على موعد لاحق، أو نطاق أصغر، أو تسليم الالتزام إلى شخص آخر. إعادة التفاوض مبكرًا تحفظ الثقة أكثر بكثير من تفويت الموعد النهائي، ومعظم الناس يقدّرون الصراحة.
5. راجع أسبوعيًا. افحص قائمتك كل أسبوع. أنجز الالتزامات أو أغلقها قبل إضافة التزامات جديدة. ومع الوقت، اجعل هدفك أن يقل عدد الأمور الجارية في آن واحد. فإنهاء التزام قبل البدء بآخر يساعد عادةً على إنجاز كل منها أسرع وبجودة أفضل.

مثال تطبيقي

مثال افتراضي

الأشخاص والتفاصيل مختلقة لتوضيح أسلوب العمل، ولا تعرض أي نتائج.

يدوّن Ewan التزاماته فيجدها أحد عشر التزامًا، بينها ثلاثة كان قد نسيها. ستة منها نشطة. وعند تقدير طاقته يتبين له أن وقته يتسع لأربعة تقريبًا. فيعيد التفاوض بشأن التزامين: يسأل زميلًا إن كان بالإمكان تأجيل مراجعته إلى الشهر القادم، ويخبر شريكه في الاستضافة بأنه لن يستطيع كتابة ملخص الدائرة هذا الربع. ثم ينجز وعدًا صغيرًا في اليوم نفسه. وفي مراجعته الأسبوعية التالية يجد أن لديه خمسة التزامات نشطة، فيقرر ألا يقبل أي طلب جديد قبل أن ينتهي من أحدها.

أداة مساندة: مراجعة الالتزامات المتزامنة

حدود المنهج

• بعض أعباء العمل يحددها الآخرون. فإذا كان دورك الأساسي يفرض عليك مطالب متزامنة أكثر مما ينبغي، فقد يتطلب الأمر حديثًا مع مديرك لا مجرد تعديل شخصي.
• إعادة التفاوض ليست فشلًا، بل جزء من الحفاظ على صدق الالتزامات.
• لا تعد التفاوض بشأن الالتزام نفسه مرارًا. فإن ظل يتأخر، ففكّر في تسليمه إلى غيرك.

إجراء للعضو

اختر التزامًا واحدًا لتنجزه قبل أن تقبل غيره. وأخبر أول شخص يطلب منك شيئًا بعد ذلك أنك سترحّب بدراسة طلبه متى أنهيت ذلك الالتزام.

سؤال للنقاش

كم أمرًا يمكنك أن تعمل عليه فعليًا في وقت واحد وتظل تنجزه جيدًا؟