להבהיר ציפיות תקשורת שלא נאמרו בקול

מצב הקורא

אתם מתחילים לעבוד עם מישהו חדש, אולי בארץ אחרת, בארגון אחר או בתחום אחר. ההודעות שלו נראות קצרות במיוחד, או רשמיות במיוחד. הוא עונה אחרי שעות כשציפיתם לתשובה תוך דקות, או תוך דקות כשציפיתם לתשובה למחרת. קל לקרוא משמעות לתוך ההבדלים האלה, ולהסביר אותם בהנחות על הרקע של האדם.

הרעיון המרכזי

הציפיות המקצועיות לגבי ישירות, רשמיות וזמני תגובה משתנות בין אנשים ובין הקשרים. כדאי לשאול על ההעדפות, ולא להסיק אותן מהלאום, מהרקע או מהתפקיד של האדם.

צעדים מעשיים

1. זהו את אי-הבהירות. שימו לב מתי אתם לא בטוחים מה משמעותו של סגנון תקשורת מסוים. האם תשובה קצרה מעידה על אי-שביעות רצון, או פשוט על יעילות? האם עיכוב מעיד על חוסר עניין, או על דפוס עבודה אחר? זיהוי אי-הוודאות הוא הצעד הראשון.
2. הבחינו בין העדפה לסטריאוטיפ. היזהרו מלהסביר את ההבדל בהכללה על התרבות, המדינה, הגיל או התפקיד של מישהו. בני אדם שונים מאוד זה מזה, ומי שמולכם אולי אינו תואם אף דפוס כללי.
3. שאלו על ציפיות. שאלו את האדם ישירות איך הוא מעדיף לעבוד: "איך נוח לך לטפל בשאלות קצרות: בהודעה, או באיסוף שאלות לשיחה?" או "איזה זמן תגובה מתאים לך?" שתפו גם את ההעדפות שלכם.
4. סכמו גישה מעשית. קבעו הסדרי עבודה פשוטים: ערוצים, זמני תגובה, מידת הישירות של משוב, ואופן הסימון של דחיפות.
5. חזרו לאי-הבנות. אם משהו עדיין לא ברור בהמשך, העלו אותו מוקדם ובקלילות: "לא הייתי בטוח/ה איך לקרוא את ההודעה האחרונה שלך. פספסתי משהו?" הבהרות קטנות מונעות אי-הבנות גדולות יותר.

דוגמה מעשית

דוגמה בדיונית

האנשים והפרטים מומצאים כדי להמחיש גישה. אין כאן דיווח על תוצאות.

ג'י-וו מתחילה לכתוב מדריך במשותף עם לארס, חבר שהכירה במעגל. התשובות של לארס קצרות ומגיעות מאוחר בערב. ג'י-וו תוהה אם הוא לא מרוצה מהטיוטות שלה. במקום לנחש, היא שואלת: "איך נוח לך לטפל בשאלות בזמן שאנחנו עובדים על זה, ואיזה זמן תגובה מתאים לך?" לארס מסביר שהוא עובד בערבים אחרי עבודתו העיקרית ושומר על הודעות קצרות כדי לחסוך זמן. הוא אומר שהוא מרוצה מאוד מהטיוטות שלה. הם מסכמים שג'י-וו תאסוף שאלות ותשלח אותן יחד, ושכל אחד מהם יסמן הודעה כ"דחוף" כשצריך תשובה מהירה.

כלי נלווה: מדריך לשיחה על העדפות תקשורת

שאלות לשאול בתחילת העבודה המשותפת:

• "איך נוח לך לטפל בשאלות קצרות: בהודעה, או באיסוף שאלות לשיחה?"
• "איזה זמן תגובה מתאים לך, ומה כדאי לי לצפות ממך?"
• "עד כמה ישיר היית רוצה שיהיה המשוב?"
• "איך נסמן משהו דחוף?"
• "יש זמנים שבהם לא תהיה זמין/ה?"

שתפו גם את התשובות שלכם לאותן שאלות.

אם משהו לא ברור בהמשך:

• "לא הייתי בטוח/ה איך לקרוא את ההודעה האחרונה שלך. פספסתי משהו?"
• "אני רוצה לוודא שאני עובד/ת בדרך שמתאימה לך. יש משהו שכדאי לשנות?"

גבולות

• אל תבקשו מאנשים להסביר את התרבות או הרקע שלהם בשם קבוצה שלמה.
• חלק מהציפיות נקבעות על ידי ארגונים או תפקידים. עבדו במסגרתן כשהן חלות.
• שאלה על העדפות היא נקודת פתיחה. העדפות של אנשים עשויות להשתנות עם הזמן.

פעולה לחבר/ה

שאלו מישהו שאתם עובדים איתו איך הוא מעדיף לטפל בשאלות ובתזמון התגובות. הציעו את ההעדפות שלכם באותה הודעה, כדי שהשאלה תרגיש הדדית.

שאלה לדיון

איזה הבדל בתקשורת פירשתם לא נכון בהתחלה, ומה למדתם כששאלתם?