מצב הקורא
שיחה השאירה אתכם עם תחושת אי-נוחות. תגובה של עמית נשמעה מזלזלת, שותף לעבודה לא עשה את מה שהבנתם שסוכם, או שתגובה במעגל נראתה כמכוונת אליכם. אתם לא בטוחים אם קראתם את הדברים לא נכון, אם הם עצמם טעו, או שמשהו אחר מתרחש. אם תשאירו את זה כך, תחושת אי-הנוחות עלולה לשנות בשקט את האופן שבו אתם רואים את הקשר.
הרעיון המרכזי
אי-הבנה יכולה להפוך לשיחה מועילה כשבוחנים את המשמעות לפני שמייחסים כוונות. הסבירו מה הבנתם, הזמינו את הצד השני לספר את הגרסה שלו, וסכימו יחד איך ממשיכים.
צעדים מעשיים
- תארו את השיחה באופן ענייני. התחילו בתיאור של מה שקרה במונחים עובדתיים, בלי פרשנות: "בשרשור של יום שלישי הצעתי להזיז את מועד היעד, ואתה ענית: 'ככה לא עובדים אצלנו'." תיאור ענייני נותן לשניכם נקודת פתיחה משותפת. בדקו את העובדות לפני שאתם כותבים. קראו שוב את ההודעה המקורית, או נסו להיזכר בשיחה בדייקנות ככל האפשר.
- נסחו את הפרשנות שלכם. אמרו איך הבנתם את השיחה, והבהירו שזו הפרשנות שלכם: "הבנתי מזה שההצעה שלי לא התקבלה בברכה." כשאתם מנסחים את הדברים כפרשנות ולא כעובדה, אתם משאירים לצד השני מקום להציע משמעות אחרת. השתמשו בגוף ראשון: "הבנתי", "הבנתי מזה ש...". הימנעו מניסוחים כמו "התכוונת ל..." או "התנהגת בצורה ש...".
- הזמינו תיקון. בקשו את הגרסה של הצד השני: "זה מה שהתכוונת, או שהבנתי לא נכון?" או "אשמח להבין מה עמד מאחורי הדברים." ואז הקשיבו. לא פעם הכוונה של הצד השני הייתה שונה לגמרי: להסביר מדיניות, לכתוב בקצרה כי הוא היה עסוק, או לבטא תסכול ממשהו לא קשור. היו פתוחים לשמוע שקראתם את המצב לא נכון. היו פתוחים באותה מידה לשמוע שהם אכן התכוונו למה שחשבתם, ושיש מחלוקת אמיתית שצריך לדון בה.
- הכירו בהשפעה. יהיו הכוונות אשר יהיו, הכירו בהשפעה על כל אחד מהצדדים. אם קראתם את הדברים לא נכון, אפשר לומר: "תודה על ההסבר. מצטער/ת שמיהרתי להסיק מסקנות." אם ההודעה שלהם השפיעה עליכם, אפשר לומר זאת בלי להאשים: "עכשיו אני מבין/ה. זה אכן גרם לי לא להיות בטוח/ה אם כדאי לי לכתוב שוב." אם הפרשנות שלכם השפיעה עליהם, הכירו גם בכך. הכרה בהשפעה אינה זהה לקבלת האשמה. היא מכירה בכך שגם הכוונה וגם התוצאה חשובות.
- סכמו את הצעד הבא. החליטו יחד איך ממשיכים. זה יכול להיות חזרה לדיון המקורי, הסכמה על אופן התקשורת בעתיד, או פשוט אישור שהעניין סגור. אם מדובר בשותפים לעבודה, כדאי לסכם משהו מעשי: "אם אחד מאיתנו לא בטוח מה משמעותה של הודעה, בואו נשאל מיד."
דוגמה מעובדת
דוגמה בדיונית
האנשים והפרטים בדוגמה בדויים, והם נועדו להמחיש גישה. הדוגמה אינה מדווחת על תוצאות.
במעגל של מנהלי פרויקטים, ניקוס מציע דרך אחרת לעקוב אחר סיכונים. קלייר, חברה ותיקה, עונה: "ניסינו את זה לפני שנים." ניקוס קורא את זה כזלזול ומפסיק להשתתף בשרשור.
כמה ימים אחר כך הוא מחליט לשלוח לקלייר הודעה פרטית ולא לתת לאי-הנוחות לגדול. הוא כותב: "בשרשור על מעקב סיכונים הצעתי גישה חדשה, ואת ענית שהמעגל ניסה אותה לפני שנים. הבנתי מזה שהרעיון לא ראוי לדיון. זה מה שהתכוונת, או שקראתי את זה לא נכון?"
קלייר עונה במהירות. היא מסבירה שהתכוונה לשתף היסטוריה מועילה: הגישה נכשלה כי לא היה לה בעלים ברור, והיא עמדה להציע איך לתקן את זה, אבל נקטעה בגלל פגישה. היא מתנצלת על התגובה הקצרה ואומרת שהיא רוצה לשמוע עוד על הרעיון שלו.
ניקוס מודה לה ואומר שהתגובה גרמה לו לא להיות בטוח אם כדאי לו לכתוב שוב. הם מסכמים שקלייר תוסיף לשרשור את הנקודה שלה לגבי בעלות, וניקוס יגיב. הדיון נמשך, והגישה המשופרת מאומצת בצוותים של שני חברים.
כלי נלווה: משפטי עזר לתיקון אי-הבנה
תיאור ענייני
- "ב[איפה ומתי], אני [מה אמרתם או עשיתם], ואתה/את [מה הם אמרו או עשו]."
ניסוח הפרשנות שלכם
- "הבנתי מזה ש________."
- "הבנתי את זה כ________, אבל ייתכן שקראתי את זה לא נכון."
הזמנת תיקון
- "זה מה שהתכוונת?"
- "אשמח להבין מה עמד מאחורי הדברים."
הכרה בהשפעה
- "תודה על ההסבר. מצטער/ת שמיהרתי להסיק מסקנות."
- "עכשיו אני מבין/ה. זה אכן גרם לי ________."
סיכום הצעד הבא
- "נמשיך את הדיון בשרשור?"
- "אם אחד מאיתנו לא בטוח מה משמעותה של הודעה, בואו נשאל מיד."
גבולות
- בחרו בערוץ פרטי לבירור, אלא אם אי-ההבנה משפיעה על הקבוצה כולה.
- לא כל שיחה לא ברורה דורשת תיקון. הפעילו שיקול דעת לגבי השיחות שמשפיעות על הקשר או על העבודה.
- אם הודעה הייתה פוגענית או מפלה באופן ברור, זו אינה אי-הבנה. השתמשו בנתיבי הדיווח של הקהילה.
פעולה לחברים
שלחו הודעת בירור עניינית לאחר שיחה שהרגישה לא ברורה. שלחו אותה באופן פרטי, והקפידו שתהיה קצרה מספיק כדי שיהיה קל לצד השני להשיב.
שאלה לדיון
איזו אי-הבנה הפכה ליחסי עבודה טובים יותר אחרי ששוחחתם עליה?
