המצב שבו אתם נמצאים
הקהילה שלכם גדלה מעבר למה שאדם אחד יכול לנהל. מתנדבים הציעו עזרה, אבל התפקידים לא ברורים: חלק מהמתנדבים עושים יותר מדי, ואחרים לא בטוחים מה מצפים מהם. בלי מבנה, מתנדבים טובים נשחקים או מתרחקים.
הרעיון המרכזי
מתנדבים שמובילים בקהילה צריכים תחומי אחריות ברורים וציפיות סבירות כדי לתמוך בקהילה לאורך זמן. סכמו את התפקיד, היקף הזמן, הגבולות והתמיכה הזמינה, ובדקו מדי פעם אם ההסדר ממשיך להתאים לשני הצדדים.
צעדים מעשיים
- תחומי האחריות הנדרשים. רשמו את העבודה שהקהילה באמת צריכה. תחומי אחריות נפוצים הם קבלת פנים לחברים וחברות חדשים, הנחיית מעגלים או דיונים, מודרציה, ארגון אירועים ושיתוף עדכונים. קבצו משימות קשורות לתפקידים, והעריכו בערך כמה זמן כל תפקיד דורש בחודש רגיל.
- התחילו ממה שחיוני. עדיף למלא היטב שלושה תפקידים ברורים מאשר ליצור שמונה תפקידים שאיש לא יוכל לעמוד בהם.
- התאמה ועניין. התאימו תפקידים לתחומי העניין ולחוזקות של האנשים. שאלו מתנדבים מה הם נהנים לעשות ומה הם רוצים ללמוד, ואל תחלקו תפקידים רק לפי זמינות. מי שנהנה להכיר אנשים חדשים עשוי להתאים לאחריות על קבלת הפנים; מי שקפדן ורגוע עשוי להתאים למודרציה. שאלו גם על הזמן, בכנות. מתנדב או מתנדבת שיכולים להקדיש שעתיים אמינות בחודש עוזרים יותר ממי שמבטיחים עשר שעות ולא מצליחים לעמוד בהן.
- היו הוגנים ושקופים באופן שבו התפקידים מוצעים. אם כמה אנשים מעוניינים, הסבירו איך תחליטו. הימנעו מלתת את התפקידים הבולטים ביותר רק לאנשים שאתם מכירים הכי טוב. שילוב של מתנדבים מרקעים שונים גם עוזר לקהילה להרגיש פתוחה לכל חבריה וחברותיה.
- היקף וגבולות. כתבו תיאור קצר לכל תפקיד. ציינו מה התפקיד כולל ומה לא, מהו היקף הזמן הצפוי ואילו החלטות המתנדב רשאי לקבל בעצמו. למשל, מודרטור יכול להסיר ספאם בלי לשאול, אבל יתייעץ עם הבעלים לפני שיסיר חבר/ה.
- סכמו כמה זמן נמשך התפקיד. תקופה קבועה, למשל שישה חודשים, מקלה על מתנדבים להתחייב ולפרוש בלי מבוכה.
- שתפו את התיאור עם המתנדב לפני שהוא מקבל את התפקיד, והזמינו אותו להציע שינויים. תיאור שסוכם במשותף משקף בדרך כלל טוב יותר את מה שהמתנדב באמת יכול לעשות, ומספק לשניכם נקודת ייחוס אם הציפיות מתחילות להשתנות.
- תמיכה והעברת שרביט. אמרו למתנדבים למי אפשר לפנות עם שאלות ובתוך כמה זמן אפשר לצפות לתשובה. שתפו את ההנחיות שהם צריכים, כמו כללי הקהילה ודוגמאות לפעילות טובה. כשמתנדב פורש, תכננו העברת שרביט: הערה קצרה על העבודה הנוכחית, נושאים פתוחים ואנשי קשר שימושיים, ואם אפשר, שיחה עם מי שיחליף אותו.
- הכירו בתרומת המתנדבים. מילת תודה, אזכור בעדכון הקהילה או מכתב המלצה יכולים להיות חשובים יותר משחשבתם.
- בדיקה תקופתית. קיימו שיחת מעקב עם כל מתנדב אחת לכמה חודשים. שאלו מה עובד, מה לא, והאם היקף הזמן עדיין ריאלי. היו פתוחים לשנות את התפקיד או לסיים את ההסדר. שאלו איזו תמיכה תעזור להם יותר מכול. נסיבות החיים של מתנדבים משתנות, ובדיקה מכבדת מקלה על אנשים לומר לכם מתי הם צריכים לפרוש.
דוגמה מעשית
דוגמה בדיונית
גרייס היא הבעלים של קהילה של 600 מנהלי מוצר. שלושה מתנדבים עוזרים באופן לא רשמי, ואחד מהם, פול, עושה את רוב המודרציה ותכנון האירועים. הוא התחיל לפספס הודעות.
גרייס רושמת את צורכי הקהילה ויוצרת שלושה תפקידים: אחראי/ת קבלת פנים, מודרטור/ית ורכז/ת אירועים, כל אחד מוערך בשלוש עד ארבע שעות בחודש. היא שואלת כל מתנדב מה הוא נהנה לעשות. פול מעדיף אירועים, ולכן הוא הופך לרכז האירועים. שני המתנדבים האחרים לוקחים את תפקידי קבלת הפנים והמודרציה. גרייס כותבת תיאור קצר לכל תפקיד, מסכמת תקופה של שישה חודשים וקובעת שיחת מעקב חודשית של 20 דקות. היא גם רושמת למי כל מתנדב יכול לפנות עם שאלות.
בבדיקה אחרי שלושה חודשים, המודרטורית אומרת שהיקף הזמן גבוה מהצפוי. גרייס והיא מסכימות לגייס מודרטור נוסף כדי לחלק את העבודה. פול אומר שתפקיד האירועים מתאים לו הרבה יותר מהתערובת הקודמת של משימות, והוא מסכים להמשיך לתקופה נוספת.
גבולות
- מתנדבים אינם עובדים. אל תצפו לזמינות, לזמני תגובה או למחויבות כמו שהייתם מצפים מצוות בשכר.
- אל תיתנו למתנדבים גישה למידע פרטי על חברי הקהילה, אלא אם התפקיד שלהם דורש זאת.
- מתנדבים לא צריכים לקבל החלטות בעלות השלכות משפטיות או כספיות על הקהילה בלי מעורבות הבעלים.
- כבדו את החלטתו של מתנדב לפרוש, ותודו לו בכנות.
צעד אחד לנסות עם עמית מקצועי
כתבו תיאור בן פסקה אחת של תפקיד מתנדב אחד בקהילה שלכם, כולל היקף, זמן נדרש וגבולות. שתפו אותו עם המתנדב ושאלו מה הוא היה משנה.
שאלה לדיון
מה גרם לכם להמשיך להתנדב בקהילה זמן רב יותר משתכננתם, או מה גרם לכם להפסיק?
