מצב הקורא
אתם מצטרפים לשיחה בין עמיתים כשהמייל פתוח, הטלפון בהישג יד וחלק מהמחשבות כבר בפגישה הבאה. אתם שומעים את רוב הדברים, אבל לא את כולם, והצד השני עשוי להבחין בכך. גם שיחות קצרות מאבדות מערכן כשהקשב מחולק.
הרעיון המרכזי
קשב הוא חלק ממה שאתם נותנים לאדם אחר. התכוננו לשיחה קצרה וממוקדת: צמצמו גורמים מסיחים והסכימו מה השיחה צריכה להשיג.
צעדים מעשיים
- קבעו מטרה. לפני השיחה, החליטו למה היא נועדה. אולי אתם רוצים להבין את הניסיון של עמית, לעזור לו בקבלת החלטה או פשוט להתעדכן. מטרה ברורה עוזרת לכם להתמקד במה שחשוב ולשים לב מתי השיחה סוטה. אם מישהו אחר ביקש את השיחה, שאלו אותו מה הוא מקווה להפיק ממנה. כתבו את המטרה במשפט אחד. זה לוקח שניות ומקל מאוד להחזיר את השיחה למסלול בהמשך.
- הסירו הפרעות. סגרו את המייל ואת אפליקציות המסרים, העבירו את הטלפון למצב שקט והרחיקו אותו מהעין אם אפשר. בשיחת וידאו, סגרו לשוניות וחלונות אחרים. אם אתם נפגשים פנים אל פנים, בחרו מקום שבו סביר שלא יפריעו לכם. הסחות קטנות, כמו צליל של התראה, יכולות למשוך את תשומת הלב גם אם אינכם מגיבים. אם אי אפשר להסיר הפרעה צפויה, למשל משום שאתם ממתינים לשיחה דחופה, אמרו זאת בתחילת השיחה: “ייתכן שאצטרך לענות לשיחה אחת, אבל חוץ מזה אני כולי איתך.”
- סכמו על משך הזמן. סכמו כמה זמן תדברו, ושמרו על הזמן הזה. עשרים או שלושים דקות של קשב מלא שוות בדרך כלל יותר משעה של קשב חלקי. כשאתם יודעים מתי השיחה תסתיים, קל יותר להישאר נוכחים, כי אינכם מודאגים ממה שאתם מפספסים במקום אחר. הימנעו מלתזמן שיחות בזו אחר זו בלי הפסקה ביניהן. כמה דקות לפני השיחה מאפשרות להגיע אליה עם ראש פנוי.
- הקשיבו באופן פעיל. במהלך השיחה, התמקדו במה שהאדם אומר ולא בהכנת התגובה שלכם. שאלו שאלות המשך שמראות שהבנתם: “הזכרת שהצוות התנגד לשינוי. מה הייתה הדאגה העיקרית?” אם המחשבות נודדות, שימו לב לכך והחזירו את הקשב בלי לשפוט את עצמכם. רישום הערות קצרות יכול לעזור לכם להישאר ממוקדים, כל עוד אתם מסבירים מדוע ומשאירים את המבט בעיקר על האדם.
- תעדו את הצעד הבא. בדקות האחרונות, סכמו על צעדי המשך: משהו שתשלחו, החלטה שהצד השני יקבל, מועד לשיחה הבאה. כתבו זאת לפני שאתם עוברים למשימה הבאה, כדי שערך השיחה לא יאבד ברגע שהיא מסתיימת. אם הבטחתם לשלוח משהו, נסו לשלוח אותו באותו יום, בעוד ההקשר טרי לשניכם.
דוגמה מפורטת
דוגמה בדיונית
האנשים והפרטים מומצאים כדי להמחיש גישה. אין כאן דיווח על תוצאות.
Carlos הסכים לשיחה של 30 דקות עם Abby, חברה חדשה יחסית במעגל שלו, שמבקשת עצה על מעבר לניהול פרויקטים. לפני השיחה הוא כותב את המטרה: “לעזור ל-Abby להבין מה כוללת השנה הראשונה בניהול פרויקטים.” הוא סוגר את המייל, מניח את הטלפון במגירה וחוסם עשר דקות לפני השיחה כדי שלא יגיע אליה בריצה מפגישה אחרת.
בתחילת השיחה הוא מוודא ששניהם פנויים ל-30 דקות. בזמן ש-Abby מדברת, הוא מבחין שהוא חושב על מועד הגשה, ומחזיר את הקשב אליה. הוא שואל שתי שאלות המשך על התפקיד הנוכחי שלה. לקראת הסוף הם מסכמים ש-Carlos ישלח לה שני משאבים ושהיא תעדכן אותו בעוד חודש איך עברו שיחותיה עם המנהל שלה. Carlos רושם את שני הדברים מיד אחרי השיחה.
מאוחר יותר Abby מספרת לו שזו הייתה אחת השיחות המועילות ביותר שהיו לה, בין השאר משום שהרגישה שהוא באמת מקשיב. Carlos מגלה שגם הוא זוכר מדבריה יותר מהרגיל.
כלי נלווה: רשימת תיוג להכנת הקשב
לפני השיחה:
במהלך השיחה ואחריה:
גבולות
- בסביבות עבודה מסוימות קשה לנהל שיחות ללא הפרעות. עשו ככל האפשר במסגרת המגבלות האלה.
- קשב מלא אינו מחייב להסכים עם כל מה שהאדם אומר.
- אם אינכם יכולים להעניק למישהו את תשומת הלב שלכם במועד שנקבע, דחיית השיחה מכבדת יותר משיחה בלי קשב.
פעולה לחבר/ה
הרחיקו הסחה אחת בשיחה הבאה שלכם עם עמית. שימו לב אחר כך אם השיחה הרגישה אחרת.
שאלה לדיון
מהו הדבר האחד שמישהו עשה בשיחה והעביר לכם תחושה שהוא באמת קשוב אליכם?
