הכנה לשיחה עם מומחה

המצב שבו אתם נמצאים

מישהו עם ניסיון הסכים לשוחח איתכם. יש לכם 30 דקות. בלי הכנה קל לבזבז חצי מהזמן על הסברי רקע, להקדיש את השאר לשאלות שמתפזרות לכל כיוון, ולצאת מהשיחה בלי לדעת מה עושים עכשיו.

הרעיון המרכזי

שיחה עם מומחה שימושית יותר כשמגיעים אליה עם תיאור ברור של המצב ושאלות ממוקדות. הכינו את ההקשר, הסבירו את המגבלות שלכם והבחינו בין מה שהאדם ראה בפועל לבין מה שהוא ממליץ לעשות. כך אתם מכבדים את זמנו, והעצה קלה יותר ליישום.

צעדים מעשיים

1. תארו את המצב. שלחו תקציר קצר לפני השיחה, רצוי יום או יומיים מראש. כללו מה אתם מנסים להשיג, איזו החלטה עומדת בפניכם, מהו ההקשר הרלוונטי ומה כבר ניסיתם. הגבילו את התקציר לחצי עמוד. תקציר מאפשר לצד השני לחשוב מראש, ולכם להתחיל את השיחה בנקודה החשובה.

• כתיבת התקציר בודקת גם את ההבנה שלכם. אם אינכם מצליחים לסכם את המצב בחצי עמוד, סביר שהשיחה תתבזבז על רקע. השמיטו היסטוריה שאינה משפיעה על ההחלטה, גם אם היא מעניינת אתכם.

1. בחרו שלוש שאלות. בחרו את שלוש השאלות החשובות ביותר וסדרו אותן לפי סדר עדיפות. שלוש שאלות מספיקות כדי למלא שיחה קצרה בלי למהר. שאלות טובות הן ספציפיות ופתוחות: "על מה היית מסתכל/ת קודם כדי להכריע בין האפשרויות האלה?" מזמינה תשובה רחבה יותר מ"האם אפשרות א' טובה יותר?". שמרו שאלות נוספות למקרה שיישאר זמן.

• הציבו בראש את השאלה שהכי חשוב לכם לקבל עליה תשובה. שיחות נוטות להתפתח בכיוונים בלתי צפויים, ואם השאלה הראשונה פותחת דיון מועיל, עדיף להמשיך איתו מאשר למהר לעבור על הרשימה.

1. גלו את המגבלות. ספרו לאדם מה אינכם יכולים לשנות: תקציב, מועדים, גודל הצוות, רגולציה, התחייבויות שכבר ניתנו. עצה שמתעלמת ממגבלות אמיתיות קשה ליישום. אם יש דבר שאינכם יכולים לשתף, אמרו שיש גורם חסוי במקום להשמיט אותו בשקט. כך הצד השני יודע שאולי יהיה צורך להתאים את העצה, ויכול לנסח אותה מתוך מודעות לאי-הוודאות הזו.
2. הפרידו בין עצה לעדות מהשטח. במהלך השיחה שימו לב אם האדם מתאר מה שראה קורה בפועל או מה שלדעתו אתם צריכים לעשות. שני הדברים שימושיים, אבל משקלם שונה. אפשר לשאול ישירות: "זה משהו שראית שעובד, או אינטואיציה שלך לגבי המצב שלנו?" רשמו את התנאים שבהם התרחש הניסיון שלו, כדי שתוכלו לשפוט עד כמה הוא רלוונטי עבורכם.
3. אשרו את המסקנות. בדקות האחרונות סכמו את מה ששמעתם: "אז שני הדברים שאני לוקח/ת מכאן הם…" כך תהיה לאדם הזדמנות לתקן אתכם. אם הוא הציע משאב או היכרות, אשרו זאת. לאחר מכן שלחו מילת תודה קצרה, ובהמשך עדכנו אותו מה החלטתם. מי שנותן עצות כמעט אינו שומע מה קרה אחר כך, ועדכון הוא לא פעם התודה המבורכת ביותר. הוא גם מגביר את נכונותו לעזור שוב.

דוגמה מעשית

דוגמה בדיונית

Jonah מתלבט אם להקים צוות נתונים פנימי או לעבוד עם חברה חיצונית. הוא קבע שיחה עם Rita, שעבדה בשתי הדרכים.

התקציר שלו

במהלך השיחה Rita אומרת שחברות חיצוניות "בדרך כלל" נעשות יקרות אחרי שנה. Jonah שואל אם זה מניסיון אישי שלה. היא משיבה שזה קרה באחת משתי החברות שעבדה איתן, ומסבירה למה. הוא רושם את התנאי: העלות עלתה כי החברה המשיכה להוסיף בקשות בלי לשנות את החוזה. בסוף השיחה הוא מסכם את שתי הנקודות המרכזיות שלה ומאשר שהיא תשלח לו רשימת שאלות שבה השתמשה מול חברות. Rita מתקנת פרט אחד בסיכום שלו, והוא מעדכן את הרשימה שלו לפני שהם מסיימים.

גבולות

• אל תבקשו יותר זמן ממה שהוסכם. אם הזמן אוזל, שאלו אם אפשר לשלוח שאלת המשך אחת בכתב.
• אל תשתפו פרטים חסויים של המעסיק או של לקוחות מעבר למה שהשיחה דורשת.
• עצת מומחה היא גורם אחד מבין כמה. האחריות להחלטה נשארת שלכם.
• ייעוץ מקצועי בתשלום, כגון ייעוץ משפטי או פיננסי, צריך להגיע מאיש מקצוע מוסמך שנשכר למטרה זו.

פעולה אחת לנסות עם עמית מקצועי

לפני שיחת הייעוץ הבאה שלכם, כתבו תקציר של חצי עמוד ושלוש שאלות מסודרות, ושלחו אותם מראש.

שאלה לדיון

מהי השאלה הטובה ביותר ששאלו אתכם כשפנו אליכם לקבלת עצה?