מצב הקורא
אתם עובדים על כמה דברים במקביל: מעגל שאתם מנחים, מסמך שהבטחתם לעבור עליו, מאמר שאתם כותבים, פרויקט עבור עמית. כל אחד מהם היה סביר כשלעצמו. יחד, הם גורמים לכך שהכול מתקדם לאט ושום דבר לא מקבל את מיטב המאמץ שלכם.
הרעיון המרכזי
ריבוי התחייבויות במקביל עלול להקשות על עמידה אמינה במילה שנתתם. עברו על ההתחייבויות הפתוחות שלכם, צמצמו אותן או נהלו עליהן משא ומתן מחדש, לפני שאתם לוקחים על עצמכם עוד.
צעדים מעשיים
- רשמו את ההתחייבויות. כתבו כל התחייבות שלקחתם על עצמכם ועדיין לא הושלמה, כולל קטנות כמו "אשלח לך את הקישור הזה". כשרואים את הכול יחד, לעיתים קרובות מגלים יותר משציפיתם. עברו על ההודעות, ההערות והיומן שלכם וחפשו הבטחות ששכחתם.
- הבחינו בין פעילות לדחויה. סמנו אילו התחייבויות אתם עובדים עליהן כרגע ואילו ממתינות. גם התחייבויות דחויות תופסות מקום בראש, כי אתם יודעים שהן שם.
- העריכו את הקיבולת שלכם. אמדו כמה זמן דורשת כל התחייבות פעילה והשוו זאת לזמן שיש לכם בפועל. היו ריאליים בנוגע לעבודה המרכזית שלכם ולאחריות האחרות שלכם. רוב האנשים מעריכים בחסר כמה זמן לוקחות משימות קטנות כשמחברים אותן יחד.
- נהלו משא ומתן מחדש. בהתחייבויות שאינכם יכולים לספק כמתוכנן, דברו עם האנשים המעורבים. אפשר להסכים על מועד מאוחר יותר, על היקף קטן יותר או להעביר את ההתחייבות למישהו אחר. משא ומתן מוקדם שומר על האמון טוב יותר בהרבה מדד-ליין שפוספס, ורוב האנשים מעריכים את הכנות.
- סקרו מדי שבוע. בדקו את הרשימה שלכם בכל שבוע. השלימו או סגרו התחייבויות לפני שאתם מוסיפים חדשות. עם הזמן, שאפו לכך שיהיו פחות דברים בתהליך בו זמנית. סיום התחייבות אחת לפני שמתחילים אחרת בדרך כלל מאפשר להשלים כל אחת מהן מהר יותר וטוב יותר.
דוגמה מעובדת
דוגמה בדיונית
האנשים והפרטים מומצאים כדי להמחיש גישה. הדוגמה אינה מדווחת על תוצאות.
אוואן רושם את ההתחייבויות שלו ומגלה אחת-עשרה, ביניהן שלוש ששכח. שש מהן פעילות. כשהוא מעריך את הקיבולת שלו, הוא מבין שיש לו זמן לארבע בערך. הוא מנהל משא ומתן מחדש על שתיים: הוא שואל עמית אם הסקירה שלו יכולה לחכות לחודש הבא, ואומר לשותף שלו להנחיה שהוא לא יוכל לכתוב את סיכום המעגל ברבעון הזה. הוא משלים הבטחה קטנה באותו יום. בסקירה השבועית הבאה יש לו חמש התחייבויות פעילות, והוא מחליט לא לקבל בקשה חדשה עד שאחת מהן תושלם.
כלי נלווה: סקירת התחייבויות במקביל
| התחייבות | כלפי מי | פעילה או דחויה | זמן נדרש | פעולה |
|---|---|---|---|---|
| ☐ להשאיר ☐ לנהל מחדש משא ומתן ☐ להשלים עכשיו | ||||
| ☐ להשאיר ☐ לנהל מחדש משא ומתן ☐ להשלים עכשיו | ||||
| ☐ להשאיר ☐ לנהל מחדש משא ומתן ☐ להשלים עכשיו |
זמן פנוי השבוע: ________
סך הזמן הנדרש להתחייבויות פעילות: ________
התחייבויות לנהל עליהן משא ומתן מחדש, ועם מי: ________
כלל לשבוע הבא: אשלים את ________ לפני שאקבל משהו חדש.
גבולות
- חלק מעומסי העבודה נקבעים על ידי אחרים. אם בתפקיד המרכזי שלכם יש יותר מדי דרישות במקביל, ייתכן שהדבר מצריך שיחה עם המנהל או המנהלת שלכם ולא התאמה אישית.
- משא ומתן מחדש אינו כישלון. הוא חלק מלשמור על התחייבויות כנות.
- אל תנהלו משא ומתן מחדש על אותה התחייבות שוב ושוב. אם היא ממשיכה להידחות, שקלו להעביר אותה הלאה.
פעולה לחברים ולחברות
בחרו התחייבות אחת להשלים לפני שאתם מקבלים התחייבות נוספת. אמרו לאדם הבא שיבקש ממכם משהו שתשמחו לשקול זאת ברגע שההתחייבות הזו תושלם.
שאלה לדיון
כמה דברים אתם יכולים באופן ריאלי לעבוד עליהם בו זמנית ועדיין לעשות אותם היטב?
