הסיטואציה
שמתם לב שכמה אנשים ברשת המקצועית שלכם או במעגל מתמודדים עם אותה שאלה מקצועית, ואתם חושבים שהם יכולים ללמוד זה מזה. קל לזמן אותם יחד. כדי שהשיחה תהיה מועילה, צריך מעט תכנון.
הרעיון המרכזי
מפגש קטן ללמידת עמיתים מפגיש אנשים כדי להשוות ניסיון סביב שאלה ממוקדת. קבעו מטרת למידה, תנו לכל אחד ואחת מקום לתרום, וסיימו בהתבוננות או בפעולה שכל משתתף ומשתתפת יכולים לקחת על עצמם.
צעדים מעשיים
- מטרת למידה. בחרו שאלה אחת שהמפגש יחקור, וכתבו אותה. "איך הופכים פגישות אחד על אחד לשימושיות יותר?" היא מטרת למידה טובה. "ניהול" רחב מדי. כדאי שהמטרה תהיה משהו שהמשתתפים פוגשים בעבודה שלהם, כך שיגיעו עם ניסיון לשתף וגם עם שאלות.
- החליטו איך נראית תוצאה טובה. בדרך כלל זה שכל אחד ואחת יוצאים עם רעיון אחד שינסו ליישם, ולא הסכמה קבוצתית.
- הרכב המשתתפים. הזמינו ארבעה עד שמונה אנשים. עם פחות מארבעה, מגוון הניסיון עלול להצטמצם; עם יותר משמונה, קשה לכולם להשתתף בשיחה. שאפו למגוון בתפקידים, בארגונים או בשלבי הקריירה, כדי שאנשים ילמדו ממצבים שונים משלהם. ספרו לכל אחד ואחת מדוע הזמנתם אותם ומה ייתבקשו לעשות.
- שקלו את האיזון בין בכירים לצעירים. אם משתתף אחד בכיר בהרבה מהאחרים, ייתכן שהאחרים ינהגו בו כבוד יתר וימעטו להביע דעה. זה יכול להועיל אם המטרה היא ללמוד מהניסיון שלו, אך עלול לפגוע בשיח בין עמיתים. אמרו בתחילת המפגש שהניסיון של כולם מתקבל בברכה באותה מידה.
- שאלת הכנה לפני המפגש. שלחו כמה ימים מראש שאלה קצרה: "בואו עם דוגמה אחת לפגישה אחד על אחד שהלכה טוב ועם דוגמה אחת לפגישה שלא." כך אנשים מגיעים עם ניסיון קונקרטי ולא רק עם דעות כלליות, ומשתתפים שותקנים יותר מקבלים זמן להתכונן. הקפידו שאפשר יהיה לענות על השאלה בכמה דקות.
- כללו את הפרטים המעשיים באותה הודעה: תאריך, שעה ואזור זמן, אופן ההצטרפות, משך המפגש וכל הסכמה בנוגע לסודיות. לוגיסטיקה ברורה עוזרת לאנשים להגיע בזמן ומוכנים לתרום.
- דיון מתוזמן. תכננו את הזמן ושתפו את התכנון בתחילת המפגש. מפגש של 60 דקות יכול להתנהל כך:
- 5 דקות: ברוכים הבאים, מטרת הלמידה ואופן ההתנהלות.
- 25 דקות: כל אחד משתף בקצרה בדוגמה שלו, שתיים עד שלוש דקות לכל משתתף.
- 20 דקות: דיון פתוח בדפוסים, בהבדלים ובשאלות.
- 10 דקות: התבוננות וצעדים הבאים.
- כמנחים, שמרו על הזמן, הזמינו מי שעוד לא דיבר לדבר, ועברו בעדינות הלאה כשדוגמה אחת משתלטת על המפגש. אפשר גם להשתתף, אבל תפקידכם העיקרי הוא לעזור לאחרים לתרום. אם הקבוצה מתחילה להתווכח על תשובה אחת, החזירו אותה לניסיון: "מה ראו אחרים שקרה כשניסו את זה?"
- התבוננות וצעד הבא. בדקות האחרונות בקשו מכל משתתף ומשתתפת לנסח דבר אחד שינסו או ישנו. רשמו זאת, ובהסכמתם שלחו אחר כך למשתתפים סיכום קצר. כשאומרים פעולה בקול, סביר יותר שיעמדו בה. אם הקבוצה רוצה להיפגש שוב, קבעו תאריך ושאלה למפגש הבא.
- הודעה קצרה כמה שבועות לאחר מכן, ששואלת איך הלכו הפעולות שנבחרו, עוזרת להפוך את המפגש ללמידה מתמשכת. היא גם מלמדת אתכם אם המתכונת עבדה ומה כדאי לשנות במפגש הבא.
דוגמה מעשית
דוגמה בדיונית
רות, שמארחת מעגל למנהלים חדשים, מבחינה שכמה חברים שאלו על ניהול פגישות אחד על אחד. היא מזמינה שישה חברים וחברות מתחומים שונים למפגש וידאו של שעה, ומסבירה בכל הזמנה מדוע חשבה דווקא עליהם.
שאלת ההכנה שלה מבקשת מכל אחד ואחת להביא דוגמה אחת לפגישה אחד על אחד שהלכה טוב ודוגמה אחת לפגישה שלא. במהלך המפגש כל משתתף משתף בשתי דקות. מתגלה דפוס: הפגישות הטובות ביותר הובלו על ידי חבר הצוות ולא על ידי המנהל. בדיון, משתתפת אחת מסבירה איך היא מבקשת מהצוות שלה לקבוע את סדר היום. משתתף אחר מסביר מדוע זה לא עבד עם עובד חדש שהיה זקוק ליותר מבנה.
בסוף המפגש כל אחד מנסח שינוי אחד. רות שולחת אחר כך סיכום קצר, והקבוצה מסכימה להיפגש שוב בעוד שישה שבועות כדי לדון בשיחות משוב.
גבולות
- הסכימו בתחילת המפגש שהדוגמאות נשארות בתוך הקבוצה, אלא אם המשתתפים מסכימים אחרת.
- בקשו רשות לפני הקלטה, ואל תקליטו אם למישהו אי־נוחות.
- מפגש ללמידת עמיתים אינו טיפול או אימון רשמי. אם עולים נושאים אישיים, הכירו בהם והציעו תמיכה מתאימה.
- הקפידו על הזמן שנקבע.
פעולה אחת לנסות עם עמית מקצועי
בחרו שאלה שאתם וכמה עמיתים חולקים. הזמינו ארבעה עד שישה אנשים למפגש של שעה, עם שאלת הכנה ועם התכנון המתוזמן שלמעלה.
שאלה לדיון
מה גורם לכם לצאת משיחה קבוצתית עם תחושה שלמדתם משהו שאפשר להשתמש בו?
