איך הופכים ניסיון מקצועי ללקח מעשי

מצב הקורא

למדתם בעבודה משהו שימושי: תהליך שהצליח, טעות שלא תחזרו עליה, דרך טובה יותר להתמודד עם בעיה נפוצה. זה יכול לעזור לאחרים, אבל הניסיון שלכם קשור לצוות מסוים, לחברה מסוימת ולרגע מסוים. כדי לשתף אותו באופן שאחרים יוכלו להשתמש בו, צריך לחשוב על כך מראש.

הרעיון המרכזי

ניסיון מקצועי הופך לידע משותף כשמסבירים מה קרה ולמה זה עשוי להיות רלוונטי גם במקומות אחרים. תארו את המצב, את שיקול הדעת שלכם ואת התוצאה שנצפתה, ואז ציינו את התנאים שמגבילים את היישום.

צעדים מעשיים

1. המצב. תארו בקצרה את ההקשר: התפקיד שלכם, סוג הארגון, הבעיה ומה עמד על הכף. הקוראים צריכים מספיק מידע כדי לשפוט אם המצב שלהם דומה. הסתפקו בכמה משפטים, והשמיטו שמות ופרטים שעלולים לזהות את המעסיק או את העמיתים שלכם.

• ציינו מה הקשה על פתרון הבעיה. לקח על בעיה פשוטה כמעט אינו דורש שיתוף. דווקא הקושי, כמו תקציב מוגבל, סדרי עדיפויות מתחרים או צוות סקפטי, הוא לרוב מה שהופך את הלקח לרלוונטי לאחרים.

1. הפעולה ושיקול הדעת. הסבירו מה עשיתם, ובאותה מידה גם למה. "העברנו את הדיווח השבועי ללוח מחוונים משותף" היא עובדה. "העברנו אותו כי מנהלים בזבזו שעות על הכנת דוחות שאיש לא קרא" הוא לקח שאחרים יכולים להיעזר בו, כי הוא מסביר את שיקול הדעת שאפשר לבחון מול המצב שלהם. אם שקלתם חלופות, ציינו אותן בקצרה. לדעת למה דחיתם אפשרות יכול להועיל לאחרים לא פחות מאשר לדעת במה בחרתם.
2. התוצאה שנצפתה. תארו מה קרה, בדייקנות ככל האפשר. הבחינו בין מה שראיתם לבין מה שאתם מאמינים שגרם לכך. "זמן הכנת הדוחות ירד, והמנהלים אמרו שיש להם יותר זמן לצוותים שלהם" היא תצפית. "לוח המחוונים שיפר את איכות הניהול" היא פרשנות. אם התוצאות היו מעורבות או לא ברורות, אמרו זאת. תוצאות מעורבות הן לעיתים קרובות החשובות ביותר לשיתוף.

• אם אינכם יכולים לשתף נתונים מדויקים, תארו כיוון והיקף במונחים כלליים. אל תמציאו דיוק.

1. גבולות ההקשר. ציינו את התנאים שבזכותם הגישה עבדה, או שעלולים למנוע ממנה לעבוד במקום אחר. גודל הצוות, התקציב, התרבות הארגונית, תמיכת ההנהלה, רגולציה ותזמון, כל אלה חשובים. "זה עבד בצוות של 20 איש עם מנהל שהוביל את המהלך. אני לא בטוח שזה היה שורד בארגון גדול יותר בלי התמיכה הזו." גבולות כאלה מחזקים את אמינות הלקח ולא מחלישים אותה.
2. שאלת יישום. סיימו בשאלה שעוזרת לאחרים ליישם או לבחון את הלקח: "אם ניסיתם משהו דומה בארגון גדול יותר, מה היה שונה?" כך הניסיון שלכם הופך לפתיחה של דיון. תגובות של אנשים מסביבות שונות מחדדות לעיתים קרובות את הלקח ומראות היכן הוא מחזיק והיכן צריך להתאים אותו. חזרו לשרשור והודו על מה שלמדתם מהם.

דוגמה מעשית

דוגמה בדיונית

קלרה, מנהלת פרויקטים בחברת ייעוץ הנדסי, משתפת לקח במעגל למנהלי פרויקטים:

הפוסט של קלרה שימושי כי הוא אינו מציג את השינוי כתשובה אוניברסלית. הקוראים רואים למה זה עבד בצוות שלה, מה זה עלה ובאילו מקומות זה אולי לא יתאים. שני חברים מגיבים עם הניסיון שלהם, ואחת מהן מסבירה ששינוי דומה נכשל בצוות שלה, כי העדכונים היו ארוכים מדי לקריאה.

גבולות

• הסירו פרטים שעלולים לזהות לקוחות, עמיתים או פרויקטים חסויים.
• תארו את חלקכם במדויק. אם הלקח נולד ממאמץ צוותי, אמרו זאת.
• קבלו רשות לפני ששיתפתם לקח שנוגע לעבודה או להחלטות של אדם אחר.
• לקח ממצב אחד הוא נקודת מוצא, לא כלל. הציגו אותו כניסיון ולא כשיטה מומלצת.

פעולה אחת לנסות עם עמית מקצועי

כתבו לקח אחד מהעבודה האחרונה שלכם לפי חמשת הצעדים. שאלו עמית בארגון אחר אם הוא היה מתאים גם לו ולמה.

שאלה לדיון

איזה לקח מהעבודה שלכם ראיתם שמתאים בחלק מהמקומות ולא באחרים?