Okuyucunun durumu
Yeni biriyle çalışmaya başlıyorsunuz; belki başka bir ülkede, kurumda ya da alanda çalışan biriyle. Mesajları alışılmadık ölçüde kısa ya da alışılmadık ölçüde resmi görünüyor. Dakikalar içinde yanıt bekliyorsanız saatler sonra, bir gün bekliyorsanız dakikalar içinde cevap veriyor. Bu farklara anlam yüklemek ve onları kişinin geçmişine dair varsayımlarla açıklamak çok kolay.
Temel fikir
Doğrudanlık, resmiyet ve yanıt süreleri konusundaki profesyonel beklentiler kişiden kişiye ve ortamdan ortama değişir. Tercihleri uyruğa, geçmişe veya unvana bakarak tahmin etmek yerine doğrudan sorun.
Uygulama adımları
- Belirsizliği fark edin. Bir iletişim tarzının ne anlama geldiğinden emin olmadığınız anları not edin. Kısa bir yanıt memnuniyetsizliğin işareti mi, yoksa sadece verimlilik mi? Gecikme ilgisizlik mi, yoksa farklı bir çalışma düzeni mi? Belirsizliğin farkına varmak ilk adımdır.
- Tercih ile basmakalıbı ayırın. Farkı birinin kültürü, ülkesi, yaşı ya da rolü hakkında bir genellemeyle açıklamamaya dikkat edin. Bireyler arasında büyük farklar vardır ve karşınızdaki kişi hiçbir genel kalıba uymayabilir.
- Beklentileri sorun. Karşınızdakine nasıl çalışmayı tercih ettiğini doğrudan sorun: "Hızlı sorularla nasıl ilerlemeyi tercih edersin: mesajla mı, yoksa bir görüşme için biriktirerek mi?" ya da "Senin için hangi yanıt süresi uygun?" Kendi tercihlerinizi de paylaşın.
- Pratik bir yöntem belirleyin. Basit çalışma düzenlemeleri üzerinde anlaşın: iletişim kanalları, yanıt süreleri, geri bildirimin ne kadar doğrudan olacağı ve aciliyetin nasıl belirtileceği.
- Yanlış anlaşılmalara geri dönün. Daha sonra bir şey hâlâ belirsiz geliyorsa konuyu erken ve hafif bir tonla açın: "Son mesajını nasıl yorumlayacağımdan emin olamadım. Gözümden kaçan bir şey mi var?" Küçük açıklamalar daha büyük yanlış anlaşılmaların önüne geçer.
Uygulamalı örnek
Kurgusal örnek
Kişiler ve ayrıntılar bir yaklaşımı göstermek için uydurulmuştur. Herhangi bir sonuç aktarmaz.
Ji-woo, bir çevrede tanıştığı üye Lars ile birlikte bir rehber yazmaya başlar. Lars'ın yanıtları kısadır ve akşam geç saatlerde gelir. Ji-woo, Lars'ın taslaklarından memnun olup olmadığını merak eder. Tahmin yürütmek yerine sorar: "Bu çalışma sırasında soruları nasıl ele almayı tercih edersin ve senin için hangi yanıt süresi uygun?" Lars, asıl işinden sonra akşamları çalıştığını ve zaman kazanmak için mesajları kısa tuttuğunu anlatır. Ji-woo'nun taslaklarından çok memnun olduğunu söyler. Ji-woo'nun sorularını biriktirerek tek seferde iletmesi, hızlı yanıt gerektiğinde ise ikisinden birinin mesajı "acil" olarak işaretlemesi konusunda anlaşırlar.
Yardımcı araç: İletişim tercihleri görüşme rehberi
Birlikte çalışmaya başlarken sorulabilecek sorular:
- "Hızlı sorularla nasıl ilerlemeyi tercih edersin: mesajla mı, yoksa bir görüşme için biriktirerek mi?"
- "Senin için hangi yanıt süresi uygun ve benden ne bekleyebilirsin?"
- "Geri bildirimin ne kadar doğrudan olmasını istersin?"
- "Acil bir durumu nasıl belirtelim?"
- "Ulaşılamayacağın zamanlar var mı?"
Aynı sorulara kendi yanıtlarınızı da paylaşın.
Daha sonra bir şey belirsiz gelirse:
- "Son mesajını nasıl yorumlayacağımdan emin olamadım. Gözümden kaçan bir şey mi var?"
- "Sana uygun bir şekilde çalıştığımdan emin olmak istiyorum. Ayarlamaya değer bir şey var mı?"
Sınırlar
- İnsanlardan bir grubun temsilcisi olarak kendi kültürlerini ya da geçmişlerini açıklamalarını istemeyin.
- Bazı beklentiler kurumlar veya roller tarafından belirlenir. Geçerli olduğu yerlerde bunlara uyun.
- Tercihleri sormak bir başlangıç noktasıdır. İnsanların tercihleri zamanla değişebilir.
Üye eylemi
Bir iş arkadaşınıza soruları ve yanıt sürelerini nasıl ele almayı tercih ettiğini sorun. Soru iki yönlü hissettirsin diye aynı mesajda kendi tercihlerinizi de paylaşın.
Tartışma sorusu
Başlangıçta yanlış yorumladığınız bir iletişim farkı neydi ve sorduğunuzda neyi öğrendiniz?
