Okuyucunun durumu
Bir konuşma içinizde rahatsız edici bir his bıraktı. Bir meslektaşınızın yanıtı küçümseyici geldi, birlikte çalıştığınız biri üzerinde anlaştığınızı düşündüğünüz şeyi yapmadı ya da bir çevredeki bir yorum size yöneliymiş gibi görünüyordu. Yanlış okuyup okumadığınızdan, karşı tarafın yanlış okuyup okumadığından ya da başka bir şeyin mi söz konusu olduğundan emin değilsiniz. Kendi haline bırakılırsa bu huzursuzluk, ilişkiye bakışınızı sessizce değiştirebilir.
Temel fikir
Yanlış anlaşılma, insanlar niyet yüklemeden önce anlamı birlikte incelediğinde yararlı bir sohbete dönüşebilir. Neyi nasıl anladığınızı açıklayın, karşınızdakinin anlatımını dinlemek istediğinizi belirtin ve nasıl ilerleyeceğinizi birlikte kararlaştırın.
Uygulamalı adımlar
- Konuşmayı tarafsız biçimde tarif edin. Olanı yorum katmadan, olgusal olarak anlatarak başlayın: “Salı günkü başlıkta teslim tarihini ileri almayı önerdim, siz de ‘Burada işler böyle yürümüyor’ diye yanıt verdiniz.” Tarafsız bir tarif, ikinizin de aynı noktadan başlamasını sağlar. Yazmadan önce olguları kontrol edin. İlk mesajı yeniden okuyun ya da konuşmayı olabildiğince doğru biçimde hatırlamaya çalışın.
- Yorumunuzu açıkça söyleyin. Konuşmayı nasıl anladığınızı ve bunun sizin yorumunuz olduğunu belirtin: “Bunu, önerimin hoş karşılanmadığı şeklinde okudum.” Yorumunuzu olgu gibi sunmak yerine yorum olarak dile getirdiğinizde, karşı tarafa farklı bir anlam sunması için alan bırakırsınız. “Ben” dilini kullanın: “Şöyle anladım”, “Şu anlama geldiğini düşündüm.” “Şunu kastettiniz” veya “Şöyle davranıyordunuz” gibi ifadelerden kaçının.
- Düzeltmeye davet edin. Karşı tarafın anlatımını isteyin: “Kastettiğiniz bu muydu, yoksa yanlış mı anladım?” ya da “Aklınızdan ne geçtiğini anlamak isterim.” Sonra dinleyin. Çoğu zaman karşı tarafın niyeti bütünüyle farklıdır; örneğin bir politikayı açıklıyordur, meşgul olduğu için kısa yazmıştır ya da ilgisiz bir konudaki bir sıkıntısını dile getirmiştir. Durumu yanlış okuduğunuzu duymaya açık olun. Aynı şekilde, düşündüğünüz şeyi gerçekten kastettiklerini ve ortada tartışılması gereken gerçek bir görüş ayrılığı olduğunu duymaya da açık olun.
- Etkiyi kabul edin. Niyet ne olursa olsun, iki taraftaki etkiyi de kabul edin. Karşınızdakini yanlış okuduysanız şöyle diyebilirsiniz: “Açıkladığınız için teşekkürler. Aceleyle sonuca vardığım için özür dilerim.” Mesajları sizi etkilediyse bunu suçlamadan söyleyebilirsiniz: “Şimdi anlıyorum. Yine de tekrar katkı sunup sunmamak konusunda kararsız kalmıştım.” Sizin yorumunuz onları etkilediyse bunu da kabul edin. Etkiyi kabul etmek, suçu üstlenmekle aynı şey değildir. Hem niyetin hem de etkinin önemli olduğunu teslim etmektir.
- Bir sonraki adımı kararlaştırın. İlerlemenin yolunu birlikte belirleyin. Bu, asıl tartışmaya geri dönmek, ileride nasıl iletişim kuracağınız konusunda anlaşmak ya da konunun çözüldüğünü teyit etmek olabilir. Birlikte çalışanlar için pratik bir anlaşma yapmak yararlı olabilir: “İkimizden biri bir mesajın ne anlama geldiğinden emin olmazsa hemen soralım.”
Uygulamalı örnek
Kurgusal örnek
Kişiler ve ayrıntılar bir yaklaşımı göstermek için uydurulmuştur. Herhangi bir sonuç bildirmez.
Proje yöneticilerine yönelik bir çevrede Nikos, risklerin takibi için farklı bir yöntem önerir. Uzun süredir üye olan Claire şu yanıtı verir: “Bunu yıllar önce denemiştik.” Nikos bunu küçümseyici bulur ve başlığa katkı vermeyi bırakır.
Birkaç gün sonra, huzursuzluğun büyümesine izin vermek yerine Claire’e özel mesaj göndermeye karar verir. Şöyle yazar: “Risk takibi başlığında yeni bir yaklaşım önerdim, siz de çevrenin bunu yıllar önce denediğini yazdınız. Bunu, fikrin tartışmaya değmediği şeklinde anladım. Kastettiğiniz bu muydu, yoksa yanlış mı okudum?”
Claire hemen yanıt verir. Yararlı bir geçmiş bilgisi paylaşmak istediğini açıklar: Yaklaşım, net bir sorumlusu olmadığı için başarısız olmuştu ve bunu nasıl düzeltebileceklerini önermek üzereyken bir toplantı yüzünden yarıda kalmıştı. Yanıtının kısa kalması için özür diler ve fikrin devamını dinlemek istediğini söyler.
Nikos teşekkür eder ve bu yanıtın, tekrar paylaşım yapıp yapmama konusunda kendisini kararsız bıraktığını söyler. Claire’in sorumluluk konusundaki görüşünü başlığa eklemesi, Nikos’un da buna yanıt vermesi konusunda anlaşırlar. Tartışma sürer ve geliştirilen yaklaşım iki üyenin ekibinde benimsenir.
Yardımcı araç: Yanlış anlaşılmayı onarma ifadeleri
Tarafsız tarif
- “[Nerede ve ne zaman] [söylediğiniz veya yaptığınız şey], siz de [onların söylediği veya yaptığı şey].”
Yorumunuzu belirtme
- “Bunu ________ anlamına geliyor diye anladım.”
- “Bunu ________ olarak algıladım, ama yanlış okumuş olabilirim.”
Düzeltmeye davet etme
- “Kastettiğiniz bu muydu?”
- “Aklınızdan ne geçtiğini anlamak isterim.”
Etkiyi kabul etme
- “Açıkladığınız için teşekkürler. Aceleyle sonuca vardığım için özür dilerim.”
- “Şimdi anlıyorum. Yine de bu bende ________ hissi bıraktı.”
Bir sonraki adımı kararlaştırma
- “Tartışmayı başlıkta sürdürelim mi?”
- “İkimizden biri bir mesajın ne anlama geldiğinden emin olmazsa hemen soralım.”
Sınırlar
- Yanlış anlaşılma tüm grubu etkilemiyorsa, açıklama için özel bir kanal seçin.
- Net olmayan her konuşmanın onarılması gerekmez. Hangilerinin ilişkiyi ya da işi etkilediğine karar verirken sağduyunuzu kullanın.
- Bir mesaj açıkça saldırgan veya ayrımcıysa bu bir yanlış anlaşılma değildir. Topluluğun bildirim yollarını kullanın.
Üye eylemi
Net olmadığını düşündüğünüz bir konuşmanın ardından tarafsız bir açıklama mesajı kullanın. Mesajı özel olarak gönderin ve karşınızdakinin kolayca yanıtlayabileceği kadar kısa tutun.
Tartışma sorusu
Hakkında konuştuktan sonra daha iyi bir çalışma ilişkisine dönüşen bir yanlış anlaşılma hangisiydi?
