Okuyucunun durumu
Topluluğunuz tek kişinin yönetebileceği boyutu aştı. Yardım etmek isteyen gönüllüler var, ancak roller net değil; bazı gönüllüler fazla iş üstleniyor, bazıları ise kendilerinden ne beklendiğini bilmiyor. Bir yapı olmadan, iyi gönüllüler tükenir ya da zamanla uzaklaşır.
Temel fikir
Gönüllü liderlerin bir topluluğu düzenli biçimde destekleyebilmesi için net sorumluluklara ve makul beklentilere ihtiyaçları vardır. Rolü, ayıracakları zamanı, sınırları ve sunulacak desteği birlikte belirleyin; ardından bu düzenin iki taraf için de işlemeye devam edip etmediğini gözden geçirin.
Uygulama adımları
- Gerekli sorumluluklar. Topluluğun gerçekten ihtiyaç duyduğu işleri listeleyin. Yaygın sorumluluklar arasında yeni üyeleri karşılamak, çevreleri veya tartışmaları yönetmek, moderasyon yapmak, etkinlik düzenlemek ve güncellemeleri paylaşmak yer alır. İlişkili görevleri rollerde toplayın ve her birinin tipik bir ayda yaklaşık ne kadar zaman aldığını tahmin edin.
- Önce temel olanla başlayın. Kimsenin sürdüremeyeceği sekiz rol oluşturmaktansa üç net rolü iyi doldurmak daha değerlidir.
- Uygunluk ve ilgi. Rolleri kişilerin ilgi alanları ve güçlü yanlarıyla eşleştirin. Rolleri yalnızca müsaitliğe göre dağıtmak yerine gönüllülere nelerden keyif aldıklarını ve neler öğrenmek istediklerini sorun. Yeni insanlarla tanışmaktan hoşlanan biri iyi bir karşılama sorumlusu olabilir; dikkatli ve sakin biri moderasyona uygun olabilir. Zaman konusunu da dürüstçe konuşun. Ayda iki saati düzenli olarak ayırabilen bir gönüllü, on saat vaat edip bunu sürdüremeyen bir gönüllüden daha faydalıdır.
- Rollerin nasıl teklif edildiği konusunda adil ve şeffaf olun. Birden fazla kişi ilgi gösteriyorsa nasıl karar vereceğinizi açıklayın. En görünür rolleri yalnızca en iyi tanıdığınız kişilere vermekten kaçının. Farklı geçmişlerden gelen gönüllüler de topluluğun tüm üyelerine açık hissettirmesine yardımcı olur.
- Kapsam ve sınırlar. Her rol için kısa bir tanım yazın. Rolün neleri kapsadığını, neleri kapsamadığını, beklenen zaman taahhüdünü ve gönüllünün hangi kararları tek başına alabileceğini ekleyin. Örneğin bir moderatör spam içeriği sormadan kaldırabilir, ancak bir üyeyi çıkarmadan önce topluluk sahibine danışır.
- Rolün ne kadar süreceği konusunda anlaşın. Altı ay gibi belirli bir süre, gönüllülerin taahhüt vermesini ve gerektiğinde sıkıntı yaşamadan geri çekilmesini kolaylaştırır.
- Rol tanımını gönüllü kabul etmeden önce kendisiyle paylaşın ve değişiklik önermesini isteyin. Birlikte kararlaştırılan bir tanımın, gönüllünün gerçekten yapabileceklerini yansıtma olasılığı daha yüksektir; ayrıca beklentiler kayarsa ikinizin de dönüp bakabileceği bir referans sağlar.
- Destek ve devir. Gönüllülere sorularıyla kime başvurabileceklerini ve yanıtı ne kadar sürede alabileceklerini söyleyin. Topluluk kuralları ve iyi uygulama örnekleri gibi ihtiyaç duydukları rehberleri paylaşın. Bir gönüllü görevden ayrılırken bir devir planı yapın: yürüyen işleri, açık konuları ve faydalı kişileri içeren kısa bir not hazırlayın; mümkünse halefiyle bir görüşme ayarlayın.
- Gönüllülerin katkısını takdir edin. Bir teşekkür, topluluk güncellemesinde anılmak ya da bir referans mektubu, insanların beklediğinden daha fazla anlam taşıyabilir.
- Düzenli değerlendirme. Birkaç ayda bir her gönüllüyle görüşün. Neyin işlediğini, neyin işlemediğini ve zaman taahhüdünün hâlâ gerçekçi olup olmadığını sorun. Rolü değiştirmeye ya da düzene son vermeye açık olun. Hangi desteğin onlara en çok yardımcı olacağını sorun. Gönüllülerin koşulları değişir; saygılı bir değerlendirme, insanların geri çekilmeleri gerektiğinde bunu size söylemesini kolaylaştırır.
Örnek uygulama
Kurgusal örnek
Grace, 600 ürün yöneticisinden oluşan bir topluluğun sahibi. Üç gönüllü gayriresmî olarak yardım ediyor; bunlardan Paul, moderasyonun ve etkinlik planlamasının çoğunu tek başına yürütüyor. Mesajları kaçırmaya başladı.
Grace topluluğun ihtiyaçlarını listeliyor ve üç rol oluşturuyor: karşılama sorumlusu, moderatör ve etkinlik koordinatörü; her birinin ayda üç ila dört saat sürmesi bekleniyor. Her gönüllüye nelerden keyif aldığını soruyor. Paul etkinlikleri tercih ediyor, bu yüzden etkinlik koordinatörü oluyor. Diğer iki gönüllü karşılama ve moderasyon rollerini üstleniyor. Grace her rol için kısa bir tanım yazıyor, altı aylık bir süre üzerinde anlaşıyor ve aylık 20 dakikalık bir görüşme belirliyor. Ayrıca her gönüllünün sorularıyla kime başvurabileceğini de listeliyor.
Üçüncü ayın değerlendirmesinde moderatör, zaman taahhüdünün beklediğinden yüksek olduğunu söylüyor. Grace ve moderatör, işi paylaşmak için ikinci bir moderatör bulmaya karar veriyor. Paul ise etkinlik rolünün önceki karışık görev yüküne göre kendisine çok daha uygun olduğunu söylüyor ve bir dönem daha devam etmeyi kabul ediyor.
Sınırlar
- Gönüllüler çalışan değildir. Ücretli personelden bekleyeceğiniz müsaitliği, yanıt sürelerini veya bağlılığı beklemeyin.
- Rolleri gerektirmedikçe gönüllülere üyelerin özel bilgilerine erişim vermeyin.
- Gönüllüler, topluluk sahibinin katılımı olmadan topluluk için hukuki veya mali sonuçları olan kararlar almamalıdır.
- Bir gönüllünün görevden ayrılma kararına saygı gösterin ve ona içtenlikle teşekkür edin.
Bir meslektaşınızla deneyebileceğiniz bir eylem
Topluluğunuzdaki gönüllü rollerinden birini; kapsamını, zaman taahhüdünü ve sınırlarını içerecek şekilde tek paragrafta tanımlayın. Bunu ilgili gönüllüyle paylaşın ve neyi değiştirmek isteyeceğini sorun.
Tartışma sorusu
Bir toplulukta planladığınızdan daha uzun süre gönüllü kalmanızı sağlayan ya da gönüllülüğü bırakmanıza neden olan şey neydi?
