Okuyucunun durumu
E-postanız açıkken, telefonunuz yanı başınızdayken ve aklınızın bir kısmı sonraki toplantıdayken bir meslektaş sohbetine katılıyorsunuz. Söylenenlerin çoğunu duyuyorsunuz ama hepsini değil; karşınızdaki kişi de bunu fark edebilir. Kısa sohbetler bile dikkat bölündüğünde değerini yitirir.
Temel fikir
Dikkat, karşınızdaki kişiye sunduğunuz şeyin bir parçasıdır. Rekabet eden uyaranları azaltarak ve sohbetin neyi başarması gerektiği konusunda anlaşarak kısa ve odaklı bir görüşmeye hazırlanın.
Uygulama adımları
- Amacı belirleyin. Sohbetten önce ne için yapıldığına karar verin. Bir meslektaşınızın deneyimini anlamak, bir karar konusunda yardımcı olmak ya da sadece hasret gidermek isteyebilirsiniz. Net bir amaç, önemli olana odaklanmanıza ve sohbet konudan saptığında bunu fark etmenize yardımcı olur. Görüşmeyi karşınızdaki kişi istediyse, görüşmeden ne beklediğini ona sorun. Amacı tek bir cümleyle yazın. Bu birkaç saniyenizi alır ve sohbeti daha sonra yoluna sokmayı çok daha kolay hale getirir.
- Kesintileri ortadan kaldırın. E-postayı ve mesajlaşma uygulamalarını kapatın, telefonunuzu sessize alın ve mümkünse gözünüzün önünden kaldırın. Görüntülü görüşmede diğer sekmeleri ve pencereleri kapatın. Yüz yüze görüşüyorsanız kesintiye uğramanızın olası olmadığı bir yer seçin. Bir bildirim sesi gibi küçük dikkat dağıtıcılar, yanıt vermeseniz bile dikkatinizi çekip götürebilir. Olası bir kesintiyi ortadan kaldıramıyorsanız, örneğin acil bir arama bekliyorsanız, bunu en başta söyleyin: “Bir aramaya cevap vermem gerekebilir, onun dışında tamamen sizinleyim.”
- Süreyi belirleyin. Ne kadar konuşacağınız konusunda anlaşın ve bu zamanı koruyun. Yirmi ya da otuz dakikalık tam dikkat, genellikle bir saatlik yarım dikkatten daha değerlidir. Sohbetin ne zaman biteceğini bilmek de o anda kalmayı kolaylaştırır, çünkü başka yerlerde neleri kaçırdığınızı düşünüp kaygılanmazsınız. Sohbetleri aralarında hiç boşluk bırakmadan art arda planlamaktan kaçının. Sohbetten önceki birkaç dakika, zihniniz berrak şekilde gelmenizi sağlar.
- Aktif dinleyin. Sohbet sırasında cevabınızı hazırlamak yerine kişinin söylediklerine odaklanın. Anladığınızı gösteren devam soruları sorun: “Ekibin değişikliğe direndiğinden söz ettiniz. Asıl endişe neydi?” Aklınız dalarsa bunu fark edin ve kendinizi yargılamadan dikkatinizi geri getirin. Kısa notlar almak odaklanmanıza yardımcı olabilir; yeter ki nedenini açıklayın ve gözlerinizi çoğunlukla karşınızdaki kişide tutun.
- Sonraki adımı kaydedin. Son birkaç dakikada sonraki adımlar konusunda anlaşın: göndereceğiniz bir şey, karşınızdakinin vereceği bir karar, yeniden konuşmak için bir zaman. Sonraki işe geçmeden önce bunu yazın; böylece sohbetin değeri biter bitmez kaybolmaz. Bir şey göndermeyi vaat ettiyseniz, bağlam ikiniz için de tazeyken aynı gün göndermeye çalışın.
Uygulamalı örnek
Kurgusal örnek
Kişiler ve ayrıntılar bir yaklaşımı açıklamak için uydurulmuştur. Hiçbir sonuç bildirmez.
Carlos, çevresindeki daha yeni bir üye olan ve proje yönetimine geçiş konusunda tavsiye isteyen Abby ile 30 dakikalık bir görüşmeyi kabul etti. Görüşmeden önce amacı yazıyor: “Abby’nin proje yönetiminde ilk yılın neleri kapsadığını anlamasına yardımcı olmak.” E-postasını kapatıyor, telefonunu bir çekmeceye koyuyor ve başka bir toplantıdan koşarak gelmemek için görüşmeden önce on dakikayı boş bırakıyor.
Görüşmenin başında 30 dakikaları olduğunu teyit ediyor. Abby konuşurken bir son teslim tarihini düşündüğünü fark edip dikkatini geri getiriyor. Abby’nin mevcut rolü hakkında iki devam sorusu soruyor. Görüşmenin sonuna doğru Carlos’un ona iki kaynak göndermesi, Abby’nin de bir ay içinde yöneticisiyle yaptığı görüşmelerin nasıl geçtiğini ona anlatması konusunda anlaşıyorlar. Carlos ikisini de görüşmeden hemen sonra not ediyor.
Abby daha sonra ona bunun yaşadığı en faydalı sohbetlerden biri olduğunu söylüyor; bunun bir nedeni de gerçekten dinlendiğini hissetmesiymiş. Carlos da onun söylediklerinin çoğunu normalde hatırladığından daha iyi hatırladığını fark ediyor.
Yardımcı araç: Dikkat hazırlığı kontrol listesi
Sohbetten önce:
Sohbet sırasında ve sonrasında:
Sınırlar
- Bazı iş ortamları kesintisiz sohbeti zorlaştırır. Bu sınırlar içinde elinizden geleni yapın.
- Tam dikkat vermek, kişinin söylediği her şeye katılmanızı gerektirmez.
- Kararlaştırılan zamanda birine dikkatinizi veremeyecekseniz, sohbeti ertelemek dikkati dağınık bir sohbetten daha saygılı bir davranıştır.
Üye eylemi
Bir sonraki meslektaş sohbetinizde dikkatinizi dağıtan bir şeyi kaldırın. Sonrasında sohbetin farklı hissettirip hissettirmediğine dikkat edin.
Tartışma sorusu
Bir sohbette birinin yaptığı hangi şey, sizi gerçekten dinlendiğinizi hissettirdi?
