Okuyucunun durumu
Aynı anda birkaç işin üzerinde çalışıyorsunuz: yürüttüğünüz bir çevre, inceleme sözü verdiğiniz bir doküman, yazmakta olduğunuz bir makale, bir meslektaşınız için üstlendiğiniz bir proje. Her biri tek başına makul görünüyordu. Ancak birlikte ele alındığında her şey yavaş ilerliyor ve hiçbirine en iyi performansınızı veremiyorsunuz.
Temel fikir
Aynı anda çok fazla taahhüt üstlenmek, güvenilir biçimde teslimat yapmayı zorlaştırabilir. Yenilerini kabul etmeden önce tamamlanmamış yükümlülüklerinizi gözden geçirin, azaltın veya yeniden görüşün.
Uygulama adımları
- Yükümlülükleri listeleyin. Tamamlanmamış tüm taahhütlerinizi, "Bu bağlantıyı sana göndereyim" gibi küçük sözler dahil, yazın. Hepsini bir arada görmek çoğu zaman fark ettiğinizden daha fazlasını ortaya çıkarır. Unutmuş olabileceğiniz sözler için mesajlarınıza, notlarınıza ve takviminize göz atın.
- Aktif ve ertelenmiş olanları ayırın. Hangi taahhütler üzerinde fiilen çalıştığınızı, hangilerinin beklemede olduğunu işaretleyin. Ertelenmiş taahhütler de zihinsel alan kaplar, çünkü var olduklarını bilirsiniz.
- Kapasitenizi değerlendirin. Aktif her taahhüdün ne kadar zaman gerektirdiğini tahmin edin ve gerçekte sahip olduğunuz zamanla karşılaştırın. Asıl işiniz ve diğer sorumluluklarınız konusunda gerçekçi olun. Çoğu insan, küçük işler bir araya geldiğinde ne kadar zaman aldıklarını olduğundan az tahmin eder.
- Yeniden görüşün. Planlandığı gibi teslim edemeyeceğiniz taahhütler için ilgili kişilerle konuşun. Daha ileri bir tarih, daha dar bir kapsam üzerinde anlaşabilir veya taahhüdü başka birine devredebilirsiniz. Erken yapılan yeniden görüşme, kaçırılan bir son tarihe kıyasla güveni çok daha iyi korur; çoğu insan da bu dürüstlüğü takdir eder.
- Her hafta gözden geçirin. Listenizi her hafta kontrol edin. Yenilerini eklemeden önce mevcut taahhütleri tamamlayın veya kapatın. Zamanla aynı anda devam eden iş sayısını azaltmayı hedefleyin. Bir taahhüdü bitirmeden diğerine başlamamak, genellikle her birinin daha erken ve daha iyi tamamlanmasını sağlar.
Uygulamalı örnek
Kurgusal örnek
Kişiler ve ayrıntılar bir yaklaşımı göstermek için uydurulmuştur. Herhangi bir sonuç bildirmez.
Ewan taahhütlerini listeler ve aralarında unuttuğu üçü de olmak üzere on bir taahhüt bulur. Altısı aktiftir. Kapasitesini değerlendirdiğinde yaklaşık dört taahhüde zamanı olduğunu görür. İkisini yeniden görüşür: bir meslektaşına incelemesinin gelecek aya kalıp kalamayacağını sorar, birlikte yürüttüğü kişiye de bu çeyrekte çevrenin özetini yazamayacağını söyler. Küçük bir sözünü aynı gün tamamlar. Bir sonraki haftalık gözden geçirmesinde beş aktif taahhüdü kalmıştır ve biri bitmeden yeni bir talebi kabul etmemeye karar verir.
Yardımcı araç: Eş zamanlı taahhüt değerlendirmesi
| Taahhüt | Kime | Aktif mi, ertelenmiş mi | Gereken süre | Eylem |
|---|---|---|---|---|
| ☐ Sürdür ☐ Yeniden görüş ☐ Hemen tamamla | ||||
| ☐ Sürdür ☐ Yeniden görüş ☐ Hemen tamamla | ||||
| ☐ Sürdür ☐ Yeniden görüş ☐ Hemen tamamla |
Bu hafta kullanılabilir zaman: ________
Aktif taahhütler için gereken toplam süre: ________
Yeniden görüşülecek taahhütler ve görüşülecek kişiler: ________
Gelecek hafta için kural: Yeni bir şey kabul etmeden önce ________ işini tamamlayacağım.
Sınırlar
- Bazı iş yüklerini başkaları belirler. Asıl rolünüzde aynı anda çok fazla talep varsa, bu durum kişisel ayarlamadan çok yöneticinizle yapılacak bir görüşme gerektirebilir.
- Yeniden görüşmek başarısızlık değildir. Taahhütleri dürüst tutmanın bir parçasıdır.
- Aynı taahhüdü tekrar tekrar yeniden görüşmeyin. Sürekli aksıyorsa onu devretmeyi düşünün.
Üye eylemi
Başka bir taahhüt kabul etmeden önce tamamlayacağınız bir taahhüt seçin. Sizden yeni bir şey isteyen bir sonraki kişiye, bu taahhüt bittiğinde talebi memnuniyetle değerlendireceğinizi söyleyin.
Tartışma sorusu
Aynı anda kaç işi gerçekçi olarak yürütebilir ve yine de hepsini iyi yapabilirsiniz?
