Okurun durumu
İş yerinde işe yarar bir şey öğrendiniz: iyi sonuç veren bir süreç, bir daha tekrarlamayacağınız bir hata ya da sık karşılaşılan bir soruna daha iyi bir yaklaşım. Bu, başkalarına da yardımcı olabilir; ancak deneyiminiz belirli bir ekibe, şirkete ve ana bağlı. Onu başkalarının kullanabileceği biçimde paylaşmak biraz düşünmeyi gerektirir.
Temel fikir
İş deneyimi, ne olduğunu ve bunun başka yerlerde neden önem taşıyabileceğini anlattığınızda ortak bilgiye dönüşür. Durumu, gerekçenizi ve gözlemlediğiniz sonucu anlatın; ardından uygulanabilirliği sınırlayan koşulları belirtin.
Uygulama adımları
- Durum. Bağlamı kısaca anlatın: rolünüzü, kurumun türünü, sorunu ve nelerin risk altında olduğunu. Okurların kendi durumlarının benzer olup olmadığını değerlendirebilmesi için yeterli bilgiye ihtiyaçları var. Birkaç cümleyle yetinin; işvereninizi ya da iş arkadaşlarınızı tanımlayabilecek isimleri ve ayrıntıları dışarıda bırakın.
- Sorunu zorlaştıran şeyi de ekleyin. Basit bir sorunla ilgili bir dersin paylaşılmasına nadiren gerek vardır. Kısıtlı bütçe, çakışan öncelikler ya da şüpheci bir ekip gibi zorluklar, çoğu zaman dersi başkaları için anlamlı kılan unsurdur.
- Eylem ve gerekçe. Ne yaptığınızı ve en az onun kadar önemli olarak nedenini açıklayın. “Haftalık raporlamayı ortak bir panoya taşıdık” bir olgudur. “Yöneticiler kimsenin okumadığı raporları hazırlamak için saatler harcadığı için raporlamayı taşıdık” ise başkalarının işine yarayabilecek bir derstir; çünkü kendi durumlarında sınayabilecekleri gerekçeyi ortaya koyar. Başka seçenekleri de değerlendirdiyseniz kısaca belirtin. Bir seçeneği neden elediğinizi bilmek, neyi seçtiğinizi bilmek kadar yararlı olabilir.
- Gözlemlenen sonuç. Ne olduğunu mümkün olduğunca doğru biçimde anlatın. Gözlemlediğiniz şey ile bunun nedeni olduğuna inandığınız şeyi birbirinden ayırın. “Rapor hazırlama süresi azaldı ve yöneticiler ekipleriyle ilgilenmeye daha fazla zaman ayırabildiklerini söyledi” bir gözlemdir. “Pano yönetim kalitesini artırdı” ise bir yorumdur. Sonuçlar karışık ya da belirsizse bunu söyleyin. Karışık sonuçlar çoğu zaman paylaşılması en yararlı olanlardır.
- Kesin rakamları paylaşamıyorsanız yönü ve ölçeği genel ifadelerle anlatın. Olmayan bir kesinlik uydurmayın.
- Bağlamsal sınırlar. Yaklaşımın işe yaramasını sağlayan ya da başka yerlerde işe yaramasını engelleyebilecek koşulları belirtin. Ekip büyüklüğü, bütçe, kültür, liderlik desteği, mevzuat ve zamanlama önemlidir. “Bu yaklaşım, onu sahiplenen bir yöneticinin olduğu 20 kişilik bir ekipte işe yaradı. Bu destek olmadan daha büyük bir kurumda ayakta kalıp kalamayacağından emin değilim.” Sınırları belirtmek dersi daha az değil, daha inandırıcı kılar.
- Uygulama sorusu. Başkalarının dersi uygulamasına ya da sınamasına yardımcı olacak bir soruyla bitirin: “Benzer bir şeyi daha büyük bir kurumda denediyseniz, ne farklıydı?” Bu, deneyiminizi bir tartışmanın başlangıcına dönüştürür. Farklı ortamlardan insanların yanıtları, dersin nerede geçerli olduğunu, nerede ayarlanması gerektiğini göstererek onu çoğu zaman olgunlaştırır. Konuya geri dönün ve onlardan neler öğrendiğinizi belirtin.
Uygulamalı örnek
Kurgusal örnek
Bir mühendislik danışmanlık şirketinde proje yöneticisi olan Clara, proje liderlerine yönelik bir çevrede bir ders paylaşıyor:
Durum: 60 kişilik bir mühendislik danışmanlık şirketinde projeleri yönetiyorum. Haftalık durum toplantılarımız 90 dakikaya çıkmıştı ve çoğu kişinin bunun yalnızca beş dakikasına ihtiyacı vardı.
Eylem ve gerekçe: Toplantının yerine Pazartesi günü yazılı güncellemeler, Salı günü ise yalnızca görüşülmesi gereken konular için 20 dakikalık bir görüşme getirdik. Bunu seçtik, çünkü toplantı ağırlıklı olarak bilgi paylaşımından oluşuyordu ve bilgi paylaşımı yazılı olarak daha iyi işliyor.
Gözlemlenen sonuç: Salı görüşmesi artık çoğu hafta 15 ila 20 dakika sürüyor. Bazı ekip üyeleri kendilerini daha az bağlı hissettiklerini söyleyince aylık yüz yüze bir oturum ekledik.
Bağlamsal sınırlar: Ekibimiz zaten ayrıntılı notlar yazmaya alışkındı. Nadiren yazıya döken ekipler için bu değişiklik daha zor olabilir. Ayrıca insanların güncellemeleri okumasına bağlıydı ve bunun alışkanlığa dönüşmesi birkaç hafta sürdü.
Soru: Sorunları konuşarak çözmeyi tercih eden bir ekipte benzer bir değişiklik yapan oldu mu? Ne işe yaradı?
Clara’nın paylaşımı yararlıdır, çünkü değişikliği herkes için geçerli bir çözüm olarak sunmuyor. Okurlar bunun ekibinde neden işe yaradığını, neye mal olduğunu ve nerede uymayabileceğini görebiliyor. İki üye kendi deneyimleriyle yanıt veriyor; biri, güncellemeler okunamayacak kadar uzun olduğu için benzer bir değişikliğin kendi ekibinde başarısız olduğunu anlatıyor.
Sınırlar
- Müşterileri, iş arkadaşlarını ya da gizli projeleri tanımlayabilecek ayrıntıları çıkarın.
- Kendi payınızı doğru biçimde anlatın. Bir ders ekip çalışmasından çıktıysa bunu belirtin.
- Başka birinin işini ya da kararlarını içeren bir dersi paylaşmadan önce izin alın.
- Tek bir durumdan çıkan ders bir başlangıç noktasıdır, kural değildir. Onu en iyi uygulama olarak değil, deneyim olarak sunun.
Bir meslektaşınızla deneyebileceğiniz bir eylem
Yakın zamandaki işinizden bir dersi beş adımı kullanarak yazın. Farklı bir kurumda çalışan bir meslektaşınıza bunun kendisi için geçerli olup olmayacağını ve nedenini sorun.
Tartışma sorusu
İşinizden çıkardığınız hangi ders bazı yerlerde geçerli olurken bazılarında olmadığını gördünüz?
