מצב הקורא
הודעה מעצבנת אתכם, מדאיגה אתכם או פוגעת בכם. אתם מתחילים להקליד תשובה מיד. בזמן הכתיבה המילים נשמעות סבירות, אבל הקורא עלול לחוש תסכול, התגוננות או חרדה שלא התכוונתם להביע, והשיחה נעשית קשה מכפי שהייתה צריכה להיות.
הרעיון המרכזי
תגובה רגשית לא ברורה יכולה לעצב הודעה עוד לפני שהבחנתם בכך. זהו מה אתם מרגישים ומה אתם צריכים, ורק אז בחרו מילים לשיחה מקצועית.
צעדים מעשיים
- שימו לב לתגובה. שימו לב לסימנים לכך שההודעה השפיעה עליכם: דופק מהיר יותר, דחף להשיב מיד, קריאה חוזרת של ההודעה כמה פעמים או חזרות מנטליות על התשובה. אלה אותות לעצור לפני השליחה.
- השתמשו בשפה מדויקת. תנו שם לרגש בצורה מדויקת ככל האפשר, בינכם לבין עצמכם. "נסער/ת" הוא מושג רחב. "נבוך/ה על כך שהטעות שלי צוינה מול הקבוצה" או "חרד/ה שאפספס את המועד האחרון" הם ניסוחים שימושיים יותר. מילים מדויקות עוזרות להבין מה באמת קורה.
- זהו את הצורך. שאלו את עצמכם מה אתם צריכים מהשיחה. זה יכול להיות בהירות לגבי החלטה, הכרה בעבודה שלכם, יותר זמן או שיחה פרטית במקום שיחה פומבית. התשובה שלכם צריכה לשרת את הצורך הזה, ולא רק לפרוק את הרגש.
- בחרו את הערוץ. החליטו אם הודעה היא הדרך הנכונה להגיב. נושא רגיש עשוי להתאים יותר לשיחת טלפון קצרה או להודעה פרטית מאשר לשרשור פומבי. יש הודעות שאין צורך להשיב להן בכלל.
- בדקו את הניסוח. קראו שוב את הטיוטה כפי שהנמען יקרא אותה. הסירו סרקזם, מילים טעונות וכל מה שמגיב לכוונה מדומיינת ולא למה שנאמר בפועל. ודאו שההודעה מבקשת את מה שאתם צריכים.
דוגמה מעובדת
דוגמה בדיונית
האנשים והפרטים הם בדיוניים ונועדו להמחיש גישה. אין כאן דיווח על תוצאות.
עמית מגיב לפוסט של אמה במעגל: "זה כבר נדון בחודש שעבר." אמה מתחילה לכתוב תגובה חדה על כך שלא יכלה לדעת. היא עוצרת ונותנת שם לרגש: מבוכה, ותחושה קלה של התעלמות. הצורך שלה הוא לדעת אם לשאלה שלה עדיין יש ערך. היא מנסחת מחדש: "תודה, פספסתי את השרשור הזה. אפשר לשתף את הקישור? אשמח לדעת גם אם הגישה של מישהו השתנתה מאז." שני חברים משיבים עם עדכונים.
כלי נלווה: רשימת בדיקה לעצירה לפני שליחה
לפני ששולחים הודעה שנכתבה בזמן תגובה רגשית חזקה:
גבולות
- מתן שם לרגש בינכם לבין עצמכם אינו אומר שעליכם לשתף בו בהודעה מקצועית.
- עצירה אינה הימנעות. יש מצבים שדורשים תשובה מהירה, ולכן שמרו על עצירה שמתאימה בהיקפה למצב.
- אם הודעות גורמות לכם שוב ושוב למצוקה, ייתכן שכדאי לשוחח עם מישהו שאתם סומכים עליו.
פעולה לחברי הקהילה
נסחו את התשובה, תנו שם לרגש בינכם לבין עצמכם ושפרו את הניסוח לפני השליחה. שמרו את הטיוטה הראשונה והשוו אותה למה ששלחתם. ההבדל מראה לעיתים קרובות מה הרגש עשה.
שאלה לדיון
מה עוזר לכם להימנע משליחת הודעה שתתחרטו עליה אחר כך?
