Okuyucunun durumu
Bir topluluk için çevre yönetiyor, etkinlik düzenliyor ya da tartışmaları moderasyon altında tutuyorsunuz ve geri çekilme zamanı geldi. Birisi görevi devralmayı kabul etti. Yaptığınız işlerin büyük bölümü zihninizde duruyor: tekrarlayan görevler, açık taahhütler, işe yarar kişiler ve işlerin neden belirli bir şekilde yapıldığı. Net bir devir yapılmazsa yeni gönüllü bunların hepsini baştan keşfetmek zorunda kalır, üyeler de bu boşluğu fark eder.
Temel fikir
Gönüllü bir görev, bir sonraki kişi görevin amacını, sorumluluklarını ve mevcut taahhütlerini anladığında daha kolay sürdürülür. Kısa ve öz bir devir notu hazırlayın, erişimleri de onaylı süreçler üzerinden aktarın.
Uygulama adımları
- Görevin amacını anlatın. Görevin neden var olduğunu ve topluluğa ne kazandırdığını anlatarak başlayın. "Karşılama sorumlusu, yeni üyelerin ilk haftalarında kendileriyle ilgili bir sohbet bulmasını sağlar" cümlesi, bir görev listesinden daha yararlıdır; çünkü beklenmedik bir durum çıktığında yeni gönüllünün doğru karar vermesine yardımcı olur. İşi iyi yapmak hakkında öğrendiklerinizi de ekleyin: üyelerin neye değer verdiği, görevi neyin kolaylaştırdığı ve kaçınılmasında fayda olan hatalar.
- Tekrarlayan görevleri listeleyin. Görevin kapsadığı işleri ve sıklığını yazın: haftalık, aylık, üç aylık ya da ihtiyaç oldukça. Her biri için yaklaşık ne kadar sürdüğünü ve kullandığınız şablonları, yönergeleri ya da araçları not edin. Böylece yeni gönüllü gereken zamanı gerçekçi biçimde görür ve araçları sıfırdan oluşturmak zorunda kalmaz. Hangi görevlerin zorunlu, hangilerinin isteğe bağlı olduğunu işaretleyin. Yeni gönüllü önce zorunlu olanlarla başlayıp diğerlerini sonradan ekleyebilir.
- Açık taahhütleri kaydedin. Şu anda devam eden ya da söz verilmiş her şeyi listeleyin: takvime alınmış etkinlikler, yanıt bekleyen üyeler, önermiş olduğunuz tanıştırmalar, takip edeceğinizi söylediğiniz tartışmalar. Kimlerin dahil olduğunu, neyin vaat edildiğini ve hangi tarihe kadar yapılacağını yazın. Açık taahhütler devir sırasında en kolay kaybolan, aynı zamanda üyelerin güvenini en çok etkileyen konulardır. Bazı taahhütleri devirden önce tamamlayabiliyorsanız tamamlayın. Tamamlayamadıklarınız için ilgili kişilere bunları kimin üstleneceğini bildirin.
- Yetkili erişimi aktarın. Yeni gönüllünün ihtiyaç duyduğu erişimleri (ev sahibi ya da moderatör yetkileri, ortak belgeler, topluluk hesapları gibi) topluluğun onaylı süreciyle almasını sağlayın. Bu genellikle kendi giriş bilgilerinizi paylaşmak yerine topluluk sahibinden ya da yöneticisinden erişimi tanımlamasını istemek anlamına gelir. Devir tamamlandığında, artık ihtiyacınız yoksa kendi erişiminizin kaldırılmasını ya da azaltılmasını isteyin. Görev gerektirmedikçe ve topluluğun politikaları izin vermedikçe, özel mesajlar ya da iletişim bilgileri gibi üyelere ait kişisel bilgileri devretmeyin.
- Tanıştırma ve takip görüşmesi planlayın. Yeni gönüllüyü en çok birlikte çalışacağı kişilerle, örneğin eş ev sahipleriyle, topluluk sahibiyle ve düzenli katkı veren üyelerle tanıştırın. Değişikliği üyelere duyuran kısa bir mesaj da işe yarar. Ardından, belki birkaç hafta sonrasına, yeni gönüllünün soru sorabileceği bir takip görüşmesi belirleyin. Devirden sonra sınırlı bir süre ulaşılabilir olacağınızı ve bu sürenin ne kadar olduğunu açıkça belirtin.
Uygulamalı örnek
Kurgusal örnek
Kişiler ve ayrıntılar bir yaklaşımı göstermek için uydurulmuştur. Herhangi bir sonuç bildirmez.
Tomas, 18 aydır sivil toplum kuruluşlarının finans yöneticilerine yönelik bir çevreye ev sahipliği yapıyor. Yeni bir göreve başladığı için geri çekiliyor ve Asha görevi devralmayı kabul etti.
Tomas tek sayfalık bir devir notu yazıyor. Görevin amacını anlatıyor: küçük sivil toplum kuruluşlarındaki finans yöneticilerine pratik yaklaşımları karşılaştırabilecekleri bir yer sunmak. Tekrarlayan görevleri sıralıyor: iki haftada bir tartışma sorusu paylaşmak (yaklaşık 30 dakika), yeni üyeleri karşılamak (haftada yaklaşık 15 dakika) ve üç ayda bir huddle düzenlemek (hazırlık dahil yaklaşık iki saat). Üç aylık huddle'ı ilk üç ay için isteğe bağlı olarak işaretliyor.
Açık taahhütleri kaydediyor: gelecek ay konuk bir üyeyle planlanmış bir huddle, karşılama mesajı bekleyen iki yeni üye ve bir bütçeleme şablonunu paylaşma sözü. Devirden önce karşılama mesajlarını kendisi tamamlıyor.
Topluluk sahibinden Asha'ya ev sahibi yetkilerinin tanınmasını ve kendi yetkilerinin iki hafta sonra kaldırılmasını istiyor. Çevrede Asha'yı tanıtan ve üyelere teşekkür eden kısa bir mesaj paylaşıyor. Tomas ve Asha bir ay sonrasına 20 dakikalık bir görüşme planlıyor. Görüşmede Asha huddle formatı hakkında iki soru soruyor ve Tomas bir ay daha ara sıra gelen soruları yanıtlayacağını teyit ediyor.
Yardımcı araç: Gönüllü devir kontrol listesi
Görev: ________
Amaç: ________
İşi iyi yapmak hakkında öğrendiklerim: ________
Tekrarlayan görevler
| Görev | Sıklık | Süre | Araçlar veya şablonlar | Zorunlu mu? |
|---|---|---|---|---|
| ☐ | ||||
| ☐ |
Açık taahhütler
| Taahhüt | Kimler dahil | Son tarih | Durum |
|---|---|---|---|
Erişim ☐ Yeni gönüllü için erişim, onaylı süreç üzerinden talep edildi ☐ Erişimimin kaldırılacağı ya da azaltılacağı tarih: ________
Tanıştırmalar: ________
Takip görüşmesi tarihi: ________
Şu tarihe kadar sorular için ulaşılabilirim: ________
Sınırlar
- Parolaları ya da giriş bilgilerini asla paylaşmayın. Erişimi topluluğun onaylı süreciyle aktarın.
- Üyelerin özel bilgilerini görevin gerektirdiğinin ötesinde aktarmayın.
- Mümkünse düzgün bir devir için yeterli süre tanıyın. Aniden geri çekilmek zorundaysanız, kısa bir devir hiç yapılmamasından iyidir.
Üye için eylem
Üstlendiğiniz bir topluluk sorumluluğu için tek sayfalık bir devir notu hazırlayın. Bilgi yalnızca tek bir kişide kalmasın diye notu topluluk sahibiyle de paylaşın.
Tartışma sorusu
Bir görevi sizden önceki kişiden devralırken size söylenen en faydalı şey neydi?
