Okurun durumu
Haftalık bir tartışma sorusu, aylık bir huddle ya da yeni üyeleri karşılama gibi düzenli bir topluluk etkinliğine ev sahipliği yapıyorsunuz. Birkaç hafta boyunca ortada olmayacaksınız; hatta bu durum beklenmedik bir şekilde de gelişebilir. Plan yoksa etkinlik durur, üyeler ne olduğunu merak eder ve etkinliği yeniden başlatmak emek ister.
Temel fikir
Bir etkinliğin olağan ev sahibi ulaşılamadığı durumlar için yönetilebilir bir süreklilik planı olmalıdır. Nelerin devam edebileceği, kimlerin destek vermeye istekli olduğu ve ev sahibi dönene kadar nelerin ara vermesi gerektiği konusunda önceden anlaşın.
Uygulama adımları
- Temel etkinlikleri belirleyin. Sorumlu olduğunuz düzenli etkinlikleri listeleyin ve hangilerinin mutlaka sürmesi gerektiğine karar verin. Yeni üyeleri karşılamak temel olabilir, çünkü atlanan bir karşılama kişinin ilk deneyimini etkiler. Aylık bir huddle'a bir ay ara vermek ise sorun olmayabilir. Gerçekçi olun: yokluğunuzda her şeyin sürmesi gerekmez. Her etkinlik için neleri kapsadığını ve ne kadar zaman aldığını not edin. Bu, yedek kişinin yardım edip edemeyeceğine karar vermesine yardımcı olur; ayrıca ne kadar iş üstlendiğinizi size de daha net gösterir.
- Yedek destek isteyin. Bir eş ev sahibine, bir gönüllüye ya da güvendiğiniz düzenli bir üyeye belirli etkinlikleri sizin yerinize üstlenip üstlenemeyeceğini sorun. Talebinizi net ve sınırlı tutun: "Ben yokken üç hafta boyunca haftalık soruyu paylaşabilir misiniz?" Neleri kapsadığını ve hayır demenin de gayet normal olduğunu açıklayın. İhtiyaç doğmadan önce, önceden sorun. Plansız yokluklar için, kısa bir süre devreye girebilecek birinin olduğu bir anlaşmanın önceden yapılmış olması işe yarar.
- Yetki sınırlarını belirleyin. Yedek kişinin kendi başına neye karar verebileceği, neyin sizi ya da topluluk sahibini beklemesi gerektiği konusunda anlaşın. Örneğin yedek kişi tartışma soruları paylaşabilir ve üyeleri karşılayabilir; ancak çevre kurallarını değiştiremez, yeni eş ev sahiplerini onaylayamaz ve üyeleri çıkaramaz. Moderasyon da rolün bir parçasıysa sorunların nasıl ele alınacağını ve kime başvurulacağını belirleyin. Yedek kişinin ek yetkilere ihtiyacı varsa bunları topluluğun onaylı süreci üzerinden ayarlayın ve yetkilerin ne zaman kaldırılacağını netleştirin.
- Kısa talimatlar hazırlayın. Yedek kişinin üstleneceği her etkinlik için kısa notlar yazın: ne yapılacak, ne zaman yapılacak, varsa şablonlar ya da örnekler ve bunlara nereden ulaşılacağı. Yaklaşan işlerin bir listesini ekleyin; örneğin hâlihazırda planlanmış sorular ya da katılması beklenen üyeler. Kısa tutun; genellikle bir sayfa yeterlidir. Talimatlar yedek kişinin kendini güvende hissetmesini sağlar ve etkinliğin üyeler için tutarlı kalmasına yardımcı olur.
- Ara vermeyi duyurun. Ara verecek etkinlikler için üyeleri önceden bilgilendirin: "Aylık huddle Ağustos'ta ara verecek ve Eylül'de geri dönecek." Kısa bir not karışıklığı önler ve etkinliğin terk edilmediğini gösterir. Üyeler planlı bir araya genellikle anlayışla yaklaşır; onları rahatsız eden, açıklanmayan bir sessizliktir. Başka biri sizin yerinize bakıyorsa üyelere kiminle iletişime geçeceklerini bildirin. Döndüğünüzde, yedek kişi uygun görürse ona herkesin önünde teşekkür edin ve onun not ettiği açık işleri devralın.
Uygulamalı örnek
Kurgusal örnek
Kişiler ve ayrıntılar bir yaklaşımı açıklamak için kurgulanmıştır. Herhangi bir sonuç bildirmez.
Rafaela, kariyerinin başındaki araştırmacılara yönelik bir çevreye ev sahipliği yapıyor. Üç haftalık izne çıkacak ve etkinliklerini listeliyor: haftalık bir tartışma sorusu, yeni üyeler için karşılama mesajları ve aylık bir huddle.
Haftalık soru ile karşılamaların temel olduğuna, huddle'ın ise ara verebileceğine karar veriyor. Düzenli üyelerden Kwame'ye, kendisi yokken haftalık soruyu paylaşıp yeni üyeleri karşılayıp karşılayamayacağını soruyor. Kwame kabul ediyor.
Yetki sınırlarını belirliyorlar: Kwame soru ve karşılama mesajları paylaşabilir, belirgin spam içerikleri kaldırabilir; ancak diğer tüm moderasyon konularında topluluk sahibiyle iletişime geçecek. Topluluk sahibi, Kwame'ye üç haftalığına geçici moderatör yetkileri veriyor.
Rafaela, hazır hâle getirilmiş üç tartışma sorusu, bir karşılama mesajı şablonu ve topluluk sahibinin iletişim bilgilerinin yer aldığı tek sayfalık bir not yazıyor. Çevrede şu duyuruyu paylaşıyor: "Üç hafta boyunca yokum. Haftalık sorularımızı Kwame paylaşacak ve yeni üyeleri o karşılayacak. Aylık huddle ayın 12'sinde geri dönecek."
Rafaela döndüğünde Kwame üç soruyu da paylaşmış ve dört yeni üyeyi karşılamış. Rafaela çevrede ona teşekkür ediyor ve düzenli yedeği olmayı kabul edip etmeyeceğini soruyor. Kwame kabul ediyor ve bir dahaki sefer için tek sayfalık notu saklıyorlar.
Yardımcı araç: Ev sahibi yokluk planı
Ev sahibi: ________
Yokluk tarihleri: ________
| Etkinlik | Temel mi? | Devam mı, ara mı | Yedek | Gereken süre |
|---|---|---|---|---|
| ☐ | ||||
| ☐ |
Yedek kişinin yetkisi Yapabilecekleri: ________
Ev sahibini ya da topluluk sahibini beklemesi gerekenler: ________
Sorun olursa iletişime geçilecek kişi: ________
Talep edilen geçici yetkiler: ☐ Evet ☐ Gerekmiyor Yetkilerin sona ereceği tarih: ________
Talimatlar hazırlandı mı: ☐ Evet (nerede bulunabileceği: ________)
Üyelere mesaj: ________
Sınırlar
- Yedek kişiler gönüllü olarak kabul etmeli ve üstlendikleri sorumluluk sınırlı ve net olmalıdır.
- Kişisel giriş bilgilerinizi paylaşmayın. Geçici erişimi onaylı süreç üzerinden ayarlayın.
- Bir süreklilik planı, yedek kişiyi makul ölçüde başa çıkamayacağı sorunlardan sorumlu kılmaz.
Üye eylemi
Düzenli bir topluluk etkinliği için bir yedek düzenlemesi yapın. İhtiyaç doğmadan önce, şimdi ayarlayın.
Tartışma sorusu
Topluluğunuzda, etkinlikleri yöneten kişi ortada olmadığında bu etkinliklere ne oluyor?
