Bir Talebi Reddederken Karşınızdaki Kişiye Saygıyı Korumak

Okuyucunun durumu

Bir meslektaşınız sizden veremeyeceğiniz bir destek istiyor: bu hafta taslağının gözden geçirilmesi, iyi tanımadığınız biriyle tanıştırılması ya da sığdıramayacağınız bir proje için zaman. Hayır demek istiyorsunuz, ancak onu hayal kırıklığına uğratmaktan ya da ilişkinize zarar vermekten çekiniyorsunuz. Sonuçta belirsiz bir yanıt veriyor, "bakmaya çalışacağınızı" söylüyor ya da evet deyip sonra zorlanıyorsunuz.

Temel fikir

Bir talebi reddetmek, ilişkiyi reddetmek anlamına gelmez. Sınırınızı net biçimde belirtin; alternatif sunmayı ise yalnızca işe yarayacaksa ve yönetebiliyorsanız yapın.

Uygulama adımları

1. Talebi kabul edin. Önce talebi fark ettiğinizi, doğruysa bunun sizin için ne ifade ettiğini belirterek başlayın: "Bu iş için beni düşündüğün için teşekkürler" ya da "Bunun lansmanın için neden önemli olduğunu anlıyorum." Bu, talebi ciddiye aldığınızı ve yanıtınızın kişiyle ilgili bir değerlendirme olmadığını gösterir. Kısa ve samimi tutun. Uzun üzüntü ifadeleri reddi anlamayı da kabul etmeyi de zorlaştırabilir.
2. Sınırınızı belirtin. Yardımcı olamayacağınızı açıkça söyleyin; işe yarayacaksa kısa bir gerekçe ekleyin: "Bir teslim tarihim olduğu için bu hafta gözden geçiremeyeceğim." Ayrıntılı bir açıklama borçlu değilsiniz. Net bir sınır, tereddütlü bir sınırdan daha naziktir; çünkü karşınızdaki kişinin başka planlar yapmasına olanak tanır. Doğrudan bir dil kullanın. "Yapamam" ya da "Yapamayacağım", "Yapabilir miyim emin değilim" veya "Zor olabilir" ifadelerinden daha açıktır.
3. Belirsiz sözlerden kaçının. Reddi, tutamayabileceğiniz sözlerle yumuşatma isteğine direnin: "Belki bir dahaki sefere", "Daha sonra bakmaya çalışırım" ya da "Bir bakayım, neler yapabilirim." Belirsiz sözler karşınızdakini bekletir ve güveni net bir hayırdan daha fazla zedeleyebilir. Daha sonra yardımcı olabilecekseniz ne zaman olacağını somut biçimde söyleyin ya da hiç bahsetmeyin.
4. Alternatifi değerlendirin. Alternatif sunmayı yalnızca gerçekten işe yarayacaksa ve yerine getirebiliyorsanız yapın. Yararlı alternatifler arasında daha küçük bir destek ("Taslağın tamamına bakamam ama giriş bölümüne göz atabilirim"), emin olduğunuz daha ileri bir tarih ya da yardımcı olabilecek başka birinin önerilmesi sayılabilir. Suçluluk duygusuyla alternatif sunmayın. Yerine getiremeyeceğiniz bir alternatif, yalnızca bir başka belirsiz sözdür. Başka birini öneriyorsanız, önce sormadan onu taahhüt altına sokmayın. Şöyle söyleyin: "Benzer projelerde çalışmış olan Maya'ya sorabilirsin."
5. Saygılı biçimde bitirin. İlişkiyi olumlu tutan bir cümleyle sonlandırın: "Lansmanın iyi geçmesini dilerim" ya da "Nasıl sonuçlandığını duymaktan memnun olurum." İlişkiniz iyiyse, doğru olması koşuluyla, ileride gelecek başka taleplere de açık olduğunuzu ekleyebilirsiniz.

Uygulamalı örnek

Kurgusal örnek

Kişiler ve ayrıntılar, bir yaklaşımı örneklemek için uydurulmuştur. Herhangi bir sonuç bildirmez.

Ürün tasarımcısı Samira'dan, çevresindeki bir meslektaşı olan Liam, gelecek hafta yapacağı iş görüşmesinden önce portfolyosunu gözden geçirmesini ister. Samira büyük bir projenin son haftasındadır ve buna gereken ilgiyi gösteremeyeceğini bilmektedir.

Şöyle yanıt verir: "Sorduğun için teşekkürler. Beni düşünmene sevindim ve bu görüşmenin senin için önemli olduğunu biliyorum. Büyük bir projeyi bitirdiğim için bu hafta portfolyonun tamamını gözden geçiremeyeceğim. İşine yararsa pazartesi günü en güçlü iki vaka çalışmana bakıp kısa notlar gönderebilirim. Aksi halde çevremizden Elena birçok portfolyo incelemesi yaptı, o yardımcı olabilir. Görüşmede başarılar."

Liam iki vaka çalışması önerisini kabul eder. Samira notlarını söz verdiği gibi pazartesi günü gönderir. Sonrasında Liam ona teşekkür eder ve yanıtının netliğinin plan yapmasını kolaylaştırdığını söyler.

Yardımcı araç: Saygılı ret şablonları

Bu şablonları kendi durumunuza ve üslubunuza uyarlayın.

Net ret

Daha küçük bir alternatifle ret

Yönlendirmeyle ret

Şimdilik ret, belirli bir ileri tarihle

Sınırlar

• Bazı talepler isteğe bağlı değildir; yöneticinizin belirlediği temel görevler gibi. Öncelikler üzerine saygılı bir konuşma yardımcı olabilir.
• Her reddi ayrıntılı biçimde gerekçelendirmeniz gerekmez.
• Biri saygılı bir ret karşısında olumsuz tepki verirse, bu tepkiyi yönetmek ona aittir. Yanıtınızı değiştirmeden nazik kalabilirsiniz.

Üye için eylem

Şu anki kapasitenizin dışında kalan bir talep için kısa bir ret metni hazırlayın. Yerine getiremeyeceğiniz hiçbir şey vaat etmediğinden emin olmak için metni bir kez okuyun.

Tartışma sorusu

Birinin size hayır demesinin sizin için en saygılı yolu hangisiydi?